行政助理畢業論文

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行政助理畢業論文一

有人說“能說會道”是祕書的看家本領，這話的確有一定的道理。祕書在工作中雖然很少去演說，但卻經常要說話，彙報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協調工作等等，大量使用的是口語表達。因此，口語表達在祕書工作中起着非常重要的作用。

那麼，祕書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢？近年來，有不少有關祕書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白；誠實；語言生動；口齒清楚；條理分明，表達準確；說話得體；正確等等。

在探討祕書口語表達時，僅僅侷限於語音層面和邏輯思維層面是遠遠不夠的，爲此，在祕書口語表達中加強對修辭的研究是十分必要的。

中國現代修辭學大師陳望道先生在《修辭學發凡》中指出：“修辭以適應題旨情境爲第一要義。”成功的言語交際，往往是在“適應題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態執行的過程，在這一過程中，無論是言語表達者，還是言語接受者，都是在一種相互適應的狀態下完成交際的任務的。”同時，在這一過程中，“要求言語表達者調整語言，以適應言語接受者”。 在上述案例中，老闆之所以“明顯地不高興”，是因爲小玲的回答沒有適應老闆的要求。如果她能適當地調整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那麼交際的效果可能要好得多。

在祕書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術，會有效地提高語言表達能力，從而實現有效的溝通。

一、祕書在進行口語表達時，要注意與其所處的環境相一致。

即“話隨境發，要求言語表達者根據語言環境來發話。

這裏，語言環境對言語表達者的制約作用是如何構建言語的結構體，只有當言語表達者所講的話適應語境時，才能發話，不注意這一點，倉促發話，就會影響交際的效果”。例如，在公衆場合，當祕書發現上司做出明顯的錯誤決定時，如果祕書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強烈反感，進而影響到交際的效果。如果是在一般非公衆場合，例如只有上司和祕書兩人在場，這時祕書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢？”那麼這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達到。

二、祕書在進行口語表達時，要根據不同的交流對象來確定合適的表達方式。

在祕書工作中，祕書要經常與衆多的不同對象進行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達到理想的交際效果，這就要求祕書在進行口語表達時，要根據交流對象的變換，隨時調整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，祕書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那麼祕書可以按照慣例，說：“先生，您預約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規定。”如果來訪者是一位公司經常聯繫的重要客戶，祕書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認爲你不歡迎他，從而引起雙方交流的衝突。

三、祕書在進行口語表達時，要根據不同的交流內容來確定合適的表達方式。

祕書的工作涉及方方面面，針對不同的內容，祕書應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。

（一）委婉式。

當交流的內容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時，採取不直截了當而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達的內容說出來，以使言語接受者更易於接受。

銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數據，沒有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對此不滿意，讓祕書於雪把報告退回銷售部重寫。於雪把報告交給銷售部經理時，向銷售部經理一個勁說總經理如何如何不滿意。開始銷售部經理還微笑着傾聽，但聽着聽着，銷售部經理心裏開始後不舒服了，進而產生牴觸情緒，不再聽於雪說什麼，反而開始計較於雪的措詞。儘管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找了各種藉口，於雪說一句他頂一句，最後兩人不歡而散。

在上述案例中，如果於雪說話委婉一些，比如先表達對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個行業的大環境都不太好之類的話，之後再委婉地說明“總經理不滿意，要求增加內容、找出原因”的意思。銷售部經理可能會是另外一種態度，溝通的目的自然就達到了。

（二）直截了當式。

當交流的內容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時，祕書在表達時就不要拐彎抹角，而應直奔主題。如總經理讓祕書通知各部門經理下午兩點召開緊急會議，祕書在表達時可以這樣說；“×經理，今天下午兩點在××會議室召開會議，主題是××××，希望您準時參加，不能缺席。”

（三）讚譽式。

當祕書對交流的內容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時，適當地對聽話人的服飾、物品、興趣等表示讚賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂於接受祕書所要交流的內容。當然，這種方式在運用時要注意適度。

如祕書要同事幫他準備會議室，他可以這樣說；“喲，做了新發型了啦！這個髮型使你看上去很精神……，能否將××會議室準備一下，下午總經理開會要用。”

（四）迂迴式。

當祕書對交流的內容不適於採取正面回答的方式，如交流的內容涉及到公司的機密等，祕書採取此方式既不失禮節，又能保護公司的機密。

如公司的一位員工問祕書：“聽說公司下週要進行人事調整，誰有可能擔任銷售部經理？”“有能力的人。”祕書回答道。

古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在祕書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求祕書在工作中要不斷加強自身的語言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言的能力 。

行政助理畢業論文二

接待工作是助理的常規性工作，是組織溝通內部的橋樑，聯繫外部的視窗。下面是編輯老師爲大家準備的試論助理的無約接待。

從某種意義上講，助理的接待工作，是單位的門面喉舌，是塑造組織形象的重要途徑。接待工作對助理的綜合素質要求相當高，它不僅要求助理具備良好的個人素質，如精神狀態、言談舉止、着裝打扮等，更需要助理掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保證接待工作的成功。而成功的無約接待，更需要一個助理良好的素養，嫺熟的技巧，臨危不亂的心理素質，機敏應變的能力，既能爲領導排憂解難，又能讓客人滿意而歸，塑造組織形象，維護組織信譽。

無約接待是相對有約接待而言的，在接待來訪工作中，當有特邀的客人或代表團來訪，工作單位應安排人員接待，這是有約接待，即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒有約定的、臨時來訪的接待工作，稱無約接待。

無約接待客源的複雜性。在無約接待中，助理接待的客人既可能是政府官員，也可能是新聞媒體，既可能是合作伙伴，也可能是競爭對手，既可能是外賓，也可能是內賓，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上級單位，也可能是下級單位，他們可能在國別、職務、身份、性別等很多方面具有複雜的特徵。

客人來訪目的`多樣性和無法預測性。無約接待不同於有約接待，助理會提前知道客人來訪的目的，並根據其目的做好充分的準備工作，儘量做到接待工作的完滿和萬無一失。而無約接待由於客人到來之前沒有給組織和助理任何的來訪提示，是貿然來訪，所以助理無法提前預測客人來訪的真正目的，是屬於常規的業務工作的來訪，還是非常規的來訪，是受歡迎的客人，還是不受歡迎的客人，所有的這些助理都一概不知，所以無法做好接待前的準備工作，這無形當中增加了接待的難度。這就需要助理具備較高素養，嫺熟的接待技巧，臨場發揮，隨機應變，機敏應對。

接待方式方法的多樣性和技巧性。由於客人的身份地位的複雜性和來訪目的的多樣性，就決定了助理在接待的時候不能採用相同的接待方法，或者自己解決客人的問題，或者讓相關領導接待客人，或者替領導擋駕等等，要具體情況具體分析，不能一刀切。另外，由於無約接待的無法預測性以及客源的複雜性，所有的這些都要求助理有一定的接待技巧，才能保證讓客人滿意，讓領導放心、滿意。