總經辦文祕崗位職責
導語:想一個人,門廊斜風細雨霖鈴,墨香氤氳聲如許,衣帶生風,打溼我的眉心。以下小編爲大家介紹總經辦文祕崗位職責文章,歡迎大家閱讀參考!
總經辦文祕崗位職責
職責一:安排公司領導工作活動日程,完成領導交辦的日常工作
任務1:安排公司領導工作、活動日程,陪同協助領導工作活動
任務2:完成領導交辦的日常各項工作
職責二:協助本部門領導安排各種外事活動
任務1:接待到訪的總公司領導及其他客戶
任務2:協助本部門領導安排公司領導班子例會及業務例會,督促會議決議的貫徹落實
職責三:起草各類公文
任務1:負責起草公司領導交辦的各種文稿
工作依據(與該崗位工作緊密相關的規範、制度、標準):
企業管理獎實施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規定》、《大連外代檔案材料立卷歸檔辦法》
總經辦文祕崗位職責2
1、總經辦接待工作:接聽電話;引導客人進入會議室,倒茶,通知相關人員會見;簽收信件快遞等;
2、各類行政公文(通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等、的起草、呈送、複印、分發、催辦、登記、清退、歸檔;
3、填報開發公司月報表,於次月12日上交報表;
4、編制房地產市場月報表;
5、填報統計(番禺統計、局房地產統計報表,每月月底前上交;統計年報於次年1月前上報;
6、公司各類檔案管理工作(歸檔、分發合同、借閱等、;
7、公司營業執照年審,填報年檢報告書,準備年檢材料;
8、聯繫保險公司,購買公司車輛強制險及商業險;
9、公司網絡、辦公設備(電腦、複印機、打印機、指紋機等、維護、管理與報修;
10、跟進各部門合同審批單審批流程,合同款付款申請;
11、負責打掃會議室、總經辦衛生,以及會議室與總經辦花草的護理;
12、覈算工地後勤費用、每月辦公室物業水電費;
13、制定月度物資使用計劃,做好物資的採購、驗收、入庫、發放和管理工作;
14、公司固定資產的管理,定期進行盤點;
15、每週預定團隊活動場地,準備相關物資(球、水等、;
16、總經理(番禺總經理、、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。
總經辦文祕崗位職責3
一、工作概述
負責總經理辦公室的整理維護、檔案檔案管理、來訪人員接待及協助總經理對日常行政辦公事務的處理(如:行程安排、會議通知、檔案上傳下達等、。
二、崗位職責
1、職責一:辦公室內務
1、辦公環境:明亮整潔、一塵不染、傢俱擺放整齊、辦公桌無檔案累積、檔案整齊規範、圖書排放整齊。
2、每天準時上班、開窗通風。
3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、檔案櫃、窗臺擦拭一次。
4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。
5、爲總經理備好茶水(總經理到辦公室的同時、。
6、每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。
7、及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜、每兩週吸塵一次。
2、職責二:檔案管理(流程齊全、分類合理、處理及時、管理規範、
1、對所有檔案先進行識別,並分類登記,再分別辦理。
2、外來公函、通知及文字資料:及時送交總經理閱示,根據總經理批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理檔案夾內、。
3、公司內部檔案:及時送交總經理閱示,根據總經理批示正確辦理(不急的檔案資料放置在待處理檔案夾內、。
4、公司各部門(單位、送交總經理簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
5、重要的和緊急的檔案,須提醒總經理。
6、每天將送交總經理批示、看閱的檔案清理一次,並覈對登記記錄。
7、根據檔案積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閱。
3、職責三:來賓接待(彬彬有禮、熱情接待、
1、笑臉相迎,茶水相待。
2、詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。
3、必要時需索要名片並對來賓身份進行識別。
4、及時向總經理請示。
5、按總經理意見引見,接待(按情況給予續茶水、。
6、根據客人來訪時間、事宜重要性及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
4、職責四:日常事務
1、公司內外檔案的呈送、取件、複印、打印、分發、歸檔、整理及保管。
2、會議通知、會場佈置,參加例會,爲會議進行記錄以及會議紀要的起草工作。
3、督促檢查工作計劃、會議決議、總經理交辦事項的落實情況,並將瞭解的情況及時反饋。
4、協調總經理的日常工作時間安排(如:出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、,並做好到點提醒。
5、配合總經理日常行政事務性工作,和出差前後的工作處理(如:日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷等、。
6、總經理辦公室辦公設備、傢俱、各類辦公用品的領取、登記、管理、分發和維護工作。
7、處理總經理臨時交辦的其他工作,做好各項資訊統計彙總、呈報和管理。
8、嚴格執行保密制度,不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類檔案祕密,不透過其他任何方式傳遞檔案祕密。
三、工作流程
四、任職條件
1、學歷背景:
以文科類爲主,大專以上學歷。
2、培訓及資歷:
接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關係等方面的培訓。
3、工作經驗:
1、有2~3年以上相關工作經驗。
2、有一定的獨立工作能力。
4、基本技能和素質:
1、知識素養較高,知識面較廣,知識結構合理。
2、熟悉公司文檔管理,能獨立完成文書及檔案管理工作。
3、良好的組織、協調、溝通能力,具備較強的交往能力。
4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。
5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。
6、熟悉公文寫作、思路清晰,熟練使用辦公軟件、設備。
7、品格高尚,道德素養好。
5、個性特徵:
1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達樂觀、有耐心。
2、忠誠守信、工作嚴謹、敬業、責任心強。
3、做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。
五、如何做好總經辦行政祕書工作
沒做到位的表現是:上司認爲你應該知道,問你時你卻不知道,這就說明你這祕書做得還不到位,還沒做好。那麼要怎麼做到位呢,具體如下:
1、必須有更多的.付出精神,不能太計較工作和個人報酬、時間。
2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯繫電話儘可能熟記。
3、要學會擺弄檔案,學會檔案管理,重要檔案能隨時拿出來,所儲存的檔案能在2分鐘之內找到,近期(半月內、過手的檔案要迅速知道其去處。
4、學會記住認人,凡是見過一次面或找過你上司一次的人,一定要記住其容貌和姓名,最好能在下次見到時,能立即知道這人姓什麼,做什麼的。
5、應酬活動,場合允許要站在總經理身邊,輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什麼、做什麼的。
6、學會記錄,只要在場能記錄的一般都要記錄詳細,說不定什麼時候有用。
7、開會一般你只是列席,要記住儘量少發言,如非上司問及,一般不發言,但是一定要將會議記錄記全面,尤其是重要發言和會議決議。
8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力,但沒有指令權,若轉達上司的指令一定要在下達之前說明。
9、爲了寫東西,多做標準文字,以備不時之需。
10、對其它同事不可有驕嬌之氣。
11、無論對上、對下,多用“請”和“謝謝”。
12、不做與工作無關的事。
13、手機永遠是振動,網上QQ也不要有唧唧的叫聲。
14、要細心,學會在小事情上爲上司補缺,必要時候需要爲上司圓場。
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