不可不知的商務禮儀常識
一、.相互介紹認識的基本原則
1. 男士通常會介紹給女士。
2. 年輕人介紹給年齡大的人。
3. 地位不太高的人介紹給地位高一些的人。
二、誰先坐下
如果客戶是爲商務目的而來,主人要起身接待客人,給他讓一個座位並且倒上一杯咖啡,在客人落座之前主人不能坐下。當客人起身告辭時,主人需將客人送到門口或者電梯口。而進階經理則不需爲祕書或者辦公室同事站起來。
三、正確地握手
握手可以使本來陌生的兩個人馬上建立起友誼。正確的握手要迅捷,但是在握手的瞬間應有力度並且充滿熱情。在握手的同時要目光直視對方。
四、如何交談
在與你約見的來訪者交談時,要記住傾聽是交談的基礎。沒有比不斷被電話打擾更加令來訪者惱怒和羞辱的事了。你要告訴你的助理幫你接聽電話除非有特別緊急的事宜。如果你的電話系統包括"留言"功能,記得使用它。如果來訪者離題太遠,你可以說:"因爲我幾分鐘後還有一個約會,我們還是討論我們最初談論的問題吧。"
接待客戶時,你應當主動到大廳來招呼。如果很熟,你不必費神,請他們直接入內,但對方如果是第一次拜訪或非常重要的客戶,親自迎接還是有必要的。
請以專業化形象出現在櫃檯前,但別像演戲一樣誇張;雖不似舞臺劇誇張,但卻一樣重要。當你進入接待客戶室時,一定有人在觀察你,他們會從你的外表、姿勢、動作及其他肢體語言來判斷你,他們對你的第一感覺即代表你的公司給人的形象。假如你表現得很謙卑、神經質、膽怯、縮手縮腳,在你還沒有說話之前,你已輸掉了半截。
確信你的姿勢、面部表情甚至肢體語言都充滿自信,讓人覺得你夠專業化。不要輕易泄露出自己的感情或是讓失望感壓迫你。如果你以負面的態度接待客戶,相信對方將給予相同的迴應。
一、替上級會客
見面後主動向客人自我介紹,如果你是祕書,你可以告訴他:“你早,,我是XX,是張經理的助理。”如果沒遞上名片,但可能已有準備並已拿在手上,請你毫不遲疑地向他索取名片。拿到名片,你不但可以此向上級介紹,也可以存入檔案中。當你介紹來客時,順手把名片遞交給上級,或放在上級看得到的桌面上。
當你指示訪客上司辦公室的房間時,也該說些如“張經理正在等,請隨我來”的`話,避免用“跟我來”的命令式了。
二、握手
與人打招呼的專業化方式是:當客人進了辦公室向你走來時,你馬上起身,面帶微笑地迎上前去,並表現出親切愉悅的表情,然後伸出手與對方握手。如果有人向你介紹客人,而你仍安然地坐在椅子上,就會顯得你對此人不感興趣,並意味着你不想被打擾。
握過手後,通常以複述對方姓名爲寒暄開場白,如果第三者尚未將你介紹給客人時,可以簡單地自我介紹:“很高興認識您!X先生,我是XX,”或“!X先生”。
在商場上,握手是一種最常見的禮節。象徵着和平——開始時張開手,表示手裏並未攜帶任何武器——接下來也是個和平的手勢。除此之外,先放開文化差異性不談,如果有人伸出手來要和人握手,而你不握的話,即表示你看輕對方,不屑與之握手,對方會覺得受到侮辱。
如果基於其他原因,無法伸出右手下來握手下時,也請你伸出另一隻手。這若是永久性的狀況就不必道歉,如果只是暫時,還請稍作說明,你沒有必要向他解釋清楚,但若有人問及,不妨簡明扼要說明一切。握手下的方式可透露出你是什麼樣的人;堅定的握手方式(非上下搖動或緊握不放),代表自信、熱誠、開放與誠懇;如果是軟弱靜止的方式則代表反面的意見;如果像是要把對方骨頭捏碎,則代表*支配且敏感的一類。
握手時上下搖動約一兩下即可鬆開,雖然你仍在介紹彼此,手卻可以分開。握手時身體稍微前傾,面帶微笑,眼睛注意視着對方,如果握手下時不注意着對方,會讓人感覺猶豫、不信任對方,或有自卑感。
握手時,保持手向前舉,大拇指朝外,虎口向上;如果有人握手時手掌朝下,可能下意識裏想控制整個情況,如果你也接受這種握手方式,表示你也同意由此來支配全局。如果你願意讓對方相信他們是主要控制者,這是一個很好的交流方式。
在商場上絕對不要伸左手和人握手下;或者雙手環繞着某人脖子;或雙手搭在對方肩上並親吻對方的面頰;或用任何其他方法做身體接觸。應該尊重對方的個性,並不是每個人對這類接觸都會覺得舒適自在,不論你對這個團體有多熟悉,和某人有多親密,在辦公室裏絕對不容許有擁抱和親吻等行爲。
當你熱情伸出手來,對方並沒有普遍性握住時,該怎麼辦?把手下縮回來就好了,不做何何批評,也不必覺得遺憾或難爲情。
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