辦公室接待禮儀
着裝儀容規範
不要忽視辦公室着裝。如果你看上去幹淨利落、衣着整潔,自己也會感覺良好、自信十足。注意,在穿着上不要百無禁忌,過於招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過於追逐時尚;過於休閒的服裝,相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外,要是你整天標新立異,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話,上司或者同事們反而會認爲你不把心思放在工作上,工作肯定不會太認真。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:您好,請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰,並確認是預約之後,請來訪者稍等,立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者並說向其說明,不要扔在那裏不管。
如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺接待應該用規範的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開着的,也要先敲門,獲得許可後再請來訪者進入,爲來訪者倒好茶後,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰,但沒有預約,辦公室前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/祕書,單位的來訪,不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的`電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,爲一下步的處理留下了餘地。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢,並終保持輕鬆、愉悅的聲調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好,(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長,應用簡稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向來電者說對不起,讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說請稍等,並馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的藉口擋駕,或者轉到相關部門處理。
鑑於前臺每天要接很多電話,爲防止嗓子出現意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。
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