辦公室接待禮儀常識有哪些
遵循一些禮儀規範,瞭解、掌握並恰當地應用職場禮儀會使你在工作中左右逢源,使你的事業蒸蒸日上哦。下面有小編整理的辦公室接待禮儀,歡迎閱讀!
一、打電話接待禮儀
1、不打無準備之電話。打電話的人作爲主動行爲者,應該考慮到被動接聽者的感受。打電話時要有良好的精神狀態,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙發上,那勢必發出慵懶的聲音,更不能邊吃東西邊打電話。拿起聽筒前,應明白通話後該說什麼,思路要清晰,要點應明確。
2、選擇適當的通話時間。原則是儘量少打擾對方的作息。一般而言,三餐時間,早七點(假日八點)以前,晚十點以後,對方臨出門上班、臨下班要回家時,不宜打電話。除非有萬不得已的特殊情況,切忌半夜三更打電話,以免驚擾對方及其家人。通話時間也要控制,儘量長話短說。
3、注意說話禮貌。打電話始終要用禮貌語,常用的有:您好、我說清楚了嗎、謝謝、再見、晚安。打電話時,應作簡要的問候、自我介紹並說出要求通話的人,切忌說你知道我是誰嗎?猜猜看! 之類的話。音量要適中,以對方聽得清晰爲準。語速要稍緩,語氣應平和,給對方以親切感,但不可拿腔拿調、裝腔作勢。接聽電話時,以禮貌用語通報自己的單位名稱,一方面做了禮節性的問候,又能讓對方聽清楚你的單位。當電話交談要結束時,須詢問對方,這既是尊重對方也是提醒對方,最後以再見之類的禮貌語結束。
4、轉接電話有分寸。如果對方要傳呼其他同事,接聽者應該熱情地告訴對方,如:好的,請稍候。然後用手捂住受話器,或去請或直接把話筒遞給同事。如果同事不在場,接聽者應委婉地說:需要轉告嗎?,可以留下您的電話嗎?,切忌以一聲不在、沒看到即掛斷。
5、接打手機要文明。手機禮儀既有電話禮儀的共性,還有其特殊的規範。手機的基本特點在於移動性,可能把噪音帶到任何場所,因此手機使用者要特別注意顧及他人。在一般情況下,要讓手機處在開機狀態,隨身攜帶,以便及時接聽,不讓對方焦急等待,也不讓遠離主人的`手機吵煩他人。在不便及時接聽的情況下,一有機會,就要及時回話並說明原因,致以歉意。在特殊場合,比如在開車、開會、動手術、講課、表演、會談時,在影劇院、醫院、音樂廳、圖書館裏,在飛機、公交車、賓館大堂上你不能旁若無人地打手機。打手機應特別注意說話簡潔,節約通話時間。如果對方正在路上或在辦事或處在不宜多說話的場合,就更應長話短說。最好要通報一下自己所在的方位,以便對方判斷各自的處境。
二、當面接待禮儀
1、接待羣衆來訪。要態度誠懇熱情,認真聽取意見和建議;對羣衆反映的問題,按有關政策的法律、法規的規定,解答清楚;能夠當即辦理的事情立即辦理,一時解決不了的問題與羣衆約定時限,向領導彙報後,協調有關部門加以解決。
2、接待上級來訪。接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導瞭解情況,要如實回答;如領導是來慰問,要表示誠摯的謝意。領導告辭時,要起身相送,互道再見。
3、接待下級來訪。下級來訪,接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地回覆。來訪結束時,要起身相送。
三、接待上級檢查彙報禮儀
1、遵守時間,不失約定。應樹立極強的恪守時間的觀念,不要過早抵達,使上級準備未畢而難堪,也不要遲到,讓上級等候過久。
2、進門前先輕輕敲門,經允許後才能進門。不可大大咧咧,破門穿堂,即使門開着,也要用適當的方式告訴上級有人來了,以便上級及時調整體態、心理。
3、精神飽滿,儀態端莊。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有禮。。
4、彙報實事求是,口音吐字清晰。有喜報喜,有憂報憂,語言精煉,條理清楚,不可察言觀色,投其所好,歪曲或隱瞞事實真相。
5、保持冷靜,維護形象。彙報工作出現上級不注意禮儀時,不可衝動,仍然要堅持以禮相待,也可以以身示範來暗示上級糾正錯誤,或者直言相陳,但得注意言辭的藝術性。
6、告辭禮貌,細緻周到。彙報結束後,上級如果談興猶在,不可有不耐煩的體態語產生,應等到由上級表示結束時纔可以告辭。告辭時,要整理好自己的材料、衣着與茶具、座椅,當領導送別時要主動說謝謝或請留步。
四、接待下級彙報工作禮儀
1、如果已約定時間,應準時等候,如有可能可稍提前一點時間,並做好記載要點的準備以及其他準備。
2、及時招呼彙報者進門入座。不可居高臨下,盛氣凌人,大擺官架子。
3、當下級彙報時,可與之目光交流,配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對彙報中不甚清楚的問題可及時提出來,要求彙報者重複、解釋,適當提問,但要注意所提的問題不至於打消對方彙報的興致。
4、不隨意批評、拍板,要先思而後言。
5、聽取彙報時不要有頻繁看錶或打哈欠、做其他事情等不禮貌的行爲。
6、要求下級結束彙報時可以透過合適的體態語或委婉的語氣告訴對方,不能粗暴打斷。
7、如果已到了吃飯時候,可挽留下級吃便飯。
8、當下級告辭時,應站起來相送。如果聯繫不多的下級來彙報時,還應送至門口,並親切道別。
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