祕書的工作禮儀
我國是一個具有悠久歷史和文明傳統的禮儀之邦,很久以來就十分關注和重視禮儀禮節,甚至將其上升到國本和教化程度高低的地位。隨着經濟社會的發展和對外交往的增多,禮儀問題越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。對於直接爲領導者服務、代表着單位和組織形象的辦公廳(室)工作人員來說,增強禮儀觀念、提高禮儀素養顯得尤爲重要。所以,我認爲《祕書工作》雜誌開辦“禮儀展現風采”的專題討論,非常及時,很有必要。在此,我應雜誌社之約,談一談自己對祕書禮儀的一些看法。
一、祕書禮儀的基本理念
禮儀並非僅僅是言談和舉止,從根本上說,它是一個人內在素養的外在表現。真正受人稱道的禮儀是由內而外的,心裏有“禮”,舉止才能合“儀”。因此提高禮儀修養,首先要樹立正確的理念。我認爲,祕書禮儀的基本理念有三:
一是尊重爲本。不論是學習還是運用祕書禮儀,關鍵是要懂得尊重爲本,尊重在先,時時處處事事尊重所有的人。要尊重別人,首先要尊重自己,必須嚴於律己,自尊自愛。如果一個人對自己都不尊重,就不可能尊重別人。尊重自己的交往對象應當是一種自覺的、由衷的行爲,包含着自己的德才學識和氣度雅量,絕不是裝出來的。對祕書人員而言,尊重上級意味着服從,尊重同事是一種本分,尊重下級是一種美德,尊重所有人是一種教養。
二是善於表達。尊重別人只在心裏頭尊重是不夠的',還得善於表達。不僅要有“禮”,還要有“儀”。“儀”就是恰到好處地向別人表示尊重的形式。必要的表達形式絕對不可或缺,沒有具體的表達形式,你的尊重就無法讓別人感知。比如說,我們在接待來訪者時,如果不使用規範化的待客“三聲”,即“來有迎聲”、“問有答聲”、“去有送聲”,就會使客人感覺不到被尊重。即使你是從心裏尊重對方的,但人家感受到的卻可能是你的冷漠。
三是形式規範。除了尊重爲本、善於表達之外,還必須講究形式規範。講究形式規範,就是要以標準化的、規範化的具體形式來表現自己對他人的尊重。講究形式規範,就是要求祕書人員不僅要有尊重別人的願望,有表達禮儀的行爲,還要求這種行爲準確規範,也就是有規矩。講不講待人接物的規矩,既能反映祕書人員自身素質的高低,又可以體現一個單位的管理是否完善。
二、祕書禮儀的主要內容
祕書禮儀所涉及的範圍較廣,辦公禮儀規範、接待禮儀規範、外事禮儀規範、社交禮儀規範、形象禮儀規範等等,哪個方面都不可偏廢。個別祕書人員認爲,在工作中只要注意辦公禮儀規範就可以了,至於個人形象,那是自己的事情,“穿衣戴帽,各有所好”,與他人無關。其實,這是對祕書禮儀認識的誤區。總體說來,祕書禮儀的內容大致可以分爲兩個方面:
一方面的內容可以稱之爲形象設計。它具體涉及祕書人員的穿着打扮、儀容儀表、言談舉止,是對祕書人員的禮儀修養所提出的具體要求,是其自尊自愛的具體表現形式。祕書人員的禮儀形象向來被視爲個人素質非常重要的組成部分。形象體現於細節,細節展示素質。衣着打扮、言談舉止、待人接物,其實都是素養問題。有些同志在正式場合甚至在國際交往中不修邊幅,歪戴帽子斜穿衣,當衆“打掃”個人衛生,這些都是禮儀修養不夠的表現,都會給交往對象留下不良的印象。人的形象是具有整體性的,一定要保持和諧。我就見到過有的祕書在上班時間,甚至是在身着制服的時候,腳上穿露腳趾或者露腳跟的涼鞋,這也是不得體的。大家都知道,在正式的公務場合或者涉外場合,男性祕書身着西裝爲宜,但是我也見過有
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