祕書禮儀:企業祕書應該如何做好接待工作

接待工作是企業祕書的一項重要工作。隨着社會經濟的快速發展，各企業之間資訊、技術、資金的交流日益頻繁，並由此及彼帶來大量的人員流動，上級領導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學習及業務洽談的人次也與日俱增，這就使用權得接待工作越發重要。那麼在新形勢下，企業祕書怎樣才能做好接待工作呢？筆者以爲，應重視以下幾個方面：

1、更新觀念、傳播文化

在新形勢下，企業祕書應及時更新觀念，充分認識到接待工作是企業看似被動、實則主動的一種廣義的公關行爲，是企業聯繫內外的紐帶和橋樑。透過接待工作，企業可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關係資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經濟的快速發展。因此，必須反接待工作看作企業經濟工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業長遠發展的需要，也是從更高層次上展示企業形象的需要。祕書人員對於每一項接待工作都要高度重視並樹立強烈的機遇意識、責任意識，作爲一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

2、精心策劃，突出特色

要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動纔有可能成爲成功的公關活動，否則就可能淪爲低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和企業的公關期望爲原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，並體現一定的創意與創新。

每個企業都有自己的企業文化，作爲展示企業形象的`“視窗”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要透過公關接待活動的每一個環節着力體現企業的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、彙報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業與衆不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。

3、優化流程、規範運作

接待方案制定以後，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以製作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規範，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規範操作。此外，祕書人員要注意收集和掌握接待工作的相關知識，不斷提高自身素養並注意實現資源共享。

4、關注細節、注重實效

細節決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細緻地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時採取應變措施。