祕書接聽電話要掌握的禮儀
辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結束後,對方會對您公司有極佳的印象。
通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室裏其他人的工作。
接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。
接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉電話時爲指定受話人提供便利。
當對方要找的人不在時,在不瞭解對方的動機、目的是什麼時,請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應儘快和通話對方致歉,得到許可後掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然後繼續通話。
在電話中傳達事情時,應重複要點,對於數字、日期、時間等,應再次確認以免出錯。
如果對方沒有報上自己的'姓名,而直接詢問上司的去向,此時應客氣而禮貌地詢問:"對不起,請問您是哪位?"要轉告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉達,可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露祕密,也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對方說話的內容時,最好不要猶豫,應立即將狀況明確告知對方,請對方給予改善。
如果電話突然發生故障導致通話中斷,此時務必換另外的電話再撥給對方,向對方解釋清楚。
掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已掛斷電話,才能放下聽筒。
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