商務接聽電話的基本禮儀
電話鈴聲響起三聲之內,應立即接起電話。
在商務交往中,接電話時所講的第一句話應是問候語加上單位名稱:“您好!**公司”。
接電話時不允許出現"喂,喂"或者"你找誰?"等非商務用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對方"你找誰","你是誰","你是哪兒",或者"你有什麼事?"
通話中不得對着話筒打哈欠、吃東西,也不要同時與他人閒聊。結束通話時,應認真道別。而且要恭候對方先放下電話。
遇上不相識的人打起電話沒完,非得讓其"適可而止"時,說得應當委婉、含蓄,不要讓對方難堪。比如,不宜說"你說完了沒有?我還有別的事呢。",而應當講"好吧,我不佔用您的時間了"。
接電話時,被找的人如果就在身邊,應告訴打電話者:"請稍等",然後立即轉交(轉接)電話。如果對方認錯了人,應馬上告之,不得將錯就錯,亂開玩笑,更不得因懶於轉告而隨意向對方說"人不在",或大聲喊叫"某人找某某人"。
倘若被找的人外出或在洗手間,應回答"他暫時不在座位上,如果需要轉告請留下您的電話"。
如果找領導,領導不在,不可隨意報出領導在哪,切不可說"他在總經理處"或"他到某某公司去了"。
代接電話時,對方如有留言,應當場用紙筆記錄。之後複述一遍,以免有誤。並告訴對方會及時轉告。例如:"我再重複一遍,您看對不對……。好的,等他回來我立即轉告他。"
代接電話的留言最好用N次貼記錄,然後貼到相關人員的`桌子或者電腦旁,以免遺忘造成失誤。
對不指明的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,並馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前,應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。
如果分機轉接出錯,應告知對方:"抱歉,×××不是這個號碼,他(她)的分機號碼是**,我先幫您轉接,如果沒轉過去請您再重新撥**號碼,請稍等。"然後迅速將電話轉接到正確的分機上。
如果遇到對方撥錯號碼時,不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應禮貌告知對方。如果是自己撥錯了號碼,應馬上向對方表示歉意。
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