接電話的基本禮儀
當本人接聽打給自己的電話時,應注意及時接聽並謙和應對,無論對方地位尊卑,都要待人以禮,下面是關於接電話的基本禮儀,一起來學習下吧:
1
及時接聽
電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,儘快接聽。不要等鈴聲響過很久之後,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。
一般來說,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以爲沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時,要道歉,向對方說“抱歉,讓您久等了”。
2
謙和應對
在接電話時,首先要問候,然後自報家門,向對方說明自己是誰。向發話人問好,也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是爲了確認自己是否是發話人真正要通話的對象。
在私人住所接聽電話時,爲了安全起見,可以不必自報家門,或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋。
在接聽電話時,要聚精會神,認真領會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。
3
分清主次
其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成爲最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看檔案、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙着別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。
其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的'人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,並主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應讓對方再打過來一次,而應由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,並向對方再次表示歉意。
其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要掛斷電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之後也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之後,再繼續方纔正接聽的電話。
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