打電話的基本禮儀
人所共知,現代社會及是一個資訊的社會。對於廣大商界人士而言,資訊就是資源,資訊就是財富,資訊就是生命,所以大家不約而同地對資訊重視有加。目前,多種多樣的現代化通訊工具層出不窮。它們的出現,爲商界人士獲取資訊、傳遞資訊、利用資訊,提供了越來越多的選擇。
通訊,一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設備,來進行資訊的傳遞,被傳遞的資訊,既可以是文字、符號,也可以是表格、圖像。在日常生活裏,商界人士接觸最多的通訊手段,當今主要有電話、電報、電傳、尋呼、傳真、電子郵件,等等。通訊禮儀,通常即指在利用上述各種通訊手段時,所應遵守的禮儀規範。
考慮到商辦人士的實際需求,以下將着重介紹一下而今應用最多、最廣的電話、手機、尋呼機、傳真機以及電子郵件的基本禮儀。
在所有電子通訊手段中,電話出現得最早。迄今爲止,它也是使用最廣的。因此,電話禮儀是商界人士所要掌握的重點。對於商界人士來講,電話不僅僅是一種傳遞資訊、獲取資訊、保持聯絡的尋常工具,而且也是商務人員所在單位或個人形象的一個載體。在商務交往中,普普通通的.接打電話,實際上是在爲通話者所在的單位、爲通話者本人繪製一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象,即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。正是因爲電話形象在現代社會中無處不在,而商務交往又與電話“難解難分”,因此凡是重視維護自身形象的單位,無不對電話的使用給予了高度的關注。
與日常會話和書信聯絡相比,接打電話具有即時性、經常性、簡捷性、雙向性、禮儀性等等較爲突出的特點。所即時性、經常性、簡捷性、雙向性都不難理解,而所謂禮儀性卻不能夠不爲之“正名”。
電話的禮儀性特點,直接與前面提到過的“電話形象”密切相關。它是指不論是打電話還是接電話,都必須以禮待人,克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌,先敬於人,無形之中,將會使自己的人際關係受到損害。
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