關於打電話禮儀
打電話之前要做好準備工作:弄清對方的電話號碼、單位名稱、
姓名;簡要記一下問題的要點和次序;收齊必要的資料和檔案;準備
好記錄的紙筆。不要打完電話後發覺遺漏了一兩點再去麻煩人家。
後、用餐或午睡時刻打電話給人家,確實是一件不禮貌的事情。當然
如果爲了緊急事情打電話,那就另當別論了。總之,打電話之前,應
先考慮對方的時間,通常以不影響對方的.休息和工作爲前提。通話
時間也不宜過長,一般以3 ~ 5 分鐘爲宜。如果與國外通話,還要考
慮時差和生活習慣。接通電話後,要先詢問對方時間是否合適,有無
妨礙。
電話接通後,首先要證實一下對方,並且作自我介紹。然後親
切、簡單地寒暄幾句,說點客套話。進入正題後,如果內容過多,應逐
項商談,還要不時地有禮貌地詢問對方是否聽清楚了。如對方聲音
不清楚時,應馬上告知。正題講完後,應再寒暄幾句,說些客套的結
束語:“拜託、拜託” ,“給您添麻煩了” ,“改日登門拜訪”等等。要確認
對方沒有其他事了,再道別,並輕輕地放下話筒。
打電話時,要靠近講筒,聲音輕輕的,對方就可以聽得清清楚楚
了,寧可讓對方叫你:“聲音請大一點!”也不要讓對方說:“聲音請放
輕一點。”
如果電話打過去是旁人所接,要客氣地請他人幫忙找人。對方
不在時,要問清對方可能在的時間。請接電話的人轉達事項時,要先
說一句:“對不起,麻煩您… … ” ,再簡要說明。此後,要問清對方的姓
名,以示慎重,最後再表示感謝。
如果自己打錯了電話,要連忙道歉,等對方掛斷電話,自己再放
下話筒。
總之,因爲打電話只能察言,不能觀色,所以,一定要重視語言正
確,語調親切,語氣謙遜,語言合適,給人以好感。
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