商務禮儀的接待流程

議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規範。商務會議接待、服務工作是辦公室一項重要工作。下面就是小編整理的商務禮儀的接待流程，一起來看一下吧。

會議是領導組織商討處理重要事務的組織，領導以及員工要在會議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個會議長達幾個小時，參會人員要高度集中精神，所以做好服務工作尤爲重要。

商務會議時間一般要持續好幾個小時，特別是領導要長時間的作工作報告及總結工作、佈置工作，所以按時給參會人員倒茶添水等接待服務的.工作顯得十分重要。

一、商務會議服務的籌備

1.與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細瞭解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅遊安排、會議付款人和付款方式等。

2.會議服務負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場佈置、會議宣傳等內容。

方案確定後,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員,然後填寫會議通知。

二、商務會議服務前的準備

1.會場佈置

1）會場環境佈置

會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據會議內容,還應透過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

2）會議臺型佈置

根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型佈置。小型會議可採用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可採用禮堂型或教室型。

2.會議用品準備

1)茶杯

須經過消毒,消毒時間不少於20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯

不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,並列放在杯墊上。

3)礦泉水

礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉澱物,並在保質期內。

4)小毛巾

無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

5)毛巾竹簍

不得有破損,每次使用結束後,須用熱水浸泡,曬乾後儲存,以備再次使用。

6)簽到臺

檯布無污跡,無破損。

7)鮮花

新鮮,無枯枝、敗葉。

8)熱水瓶

表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

9)掛衣架

清潔完好,無損壞,無缺少。

10)文具

筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,乾淨整潔。

3.設備設施準備

1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。

2)調整投影設備,亮度、大小適當。

3)調試話筒效果。

4)安排攝影、攝像位置。

5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,並在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。

三、商務會議服務程

1.會議迎賓服務

1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓工作單位,並示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然後引領至會場或休息室。

3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語並用。

4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,並掛至衣帽架上。

5)提供茶水服務的順序是先主賓後主人,然後按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最後。

6)添加茶水時,倒至七分滿,並注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝後45度,並說:"請用茶"。

用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。

2.會場服務

1)會議開始後,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。

2)會議開始後,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞資訊。

4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶!" 每隔20分鐘加茶水。

5)會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,並微笑示意嘉賓注意行走安全。

6)會議結束時,服務員應立即開啓會議室大門,並在門口立崗送客,面帶微笑道別。

7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。

3.會議結束

1)檢查會議室內是否有電器設備損壞,發現損壞及時通知設備部進行修復。

2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,並送到儲水間進行清洗。

3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。

4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。

5)關閉會議室。

四、會場服務的注意事項

1)絕不能因爲服務站立時間過長,而倚靠會場牆壁或柱子。

2)在會場服務時應儘量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。

4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議檔案或打聽會議內容。對於所聽到的會議內容應保密。