商務傳真禮儀小技巧
目前,在商務交往中,經常需要將某些重要的檔案、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式,已難於滿足這一方面的要求。在此背景之下,傳真便應運而生,並且迅速走紅於商界。
傳真,又叫作傳真電報。它是利用光電效應,透過安裝在普通電話網絡上的傳真機,對外發送或是接收外來的檔案、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯絡的方式。現在,在國內的商界單位中,傳真機早已普及成爲不可或缺的辦公設備之一。 利用傳真通訊的主要優點是,它操作簡便,傳送速度非常之迅速,而且可以將包括一切複雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的`自動性能較差,需要專人在旁邊進行操作。有些時候,它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對外通訊聯絡時,必須注意下述三個方面的禮儀問題。
第一,必須合法使用。國家規定:任保單位或個人在使用自備的傳真設備時,均須嚴格按照電信部門的有關要求,認真履行必要的使用的手續,否則即爲非法之舉。 具體而言,安裝、使用傳真設備前,須經電信部門許可,並辦理相關的一切手續,不準私自安裝、使用傳真設備。 安裝、使用的傳真設備,必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然後方可到電信部門辦理使用手續。 使用自備的傳真設備期間,按照規定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二,必須得法使有。使用傳真設備通訊,必須在具體的操作上力求標準而規範。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。 本人或本單位所用的傳真機號碼,應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內容。 對於主要交往對象的傳真號碼,必須認真地記好,爲了保證萬無一失,在有必要向對方發送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至於發錯傳真。 發送傳真時,必須按規定操作,並以提高清晰度爲要旨。與此同時,也要注意使其內容簡明扼要,以節省費用。 單位所使用的傳真設備,應當安排專人負責。無人在場而又有必要時,應使之自動處於接收狀態。爲了不影響工作,單位的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。
第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時,必須牢記維護個人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數。 在發送傳真時,一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送檔案、書信、資料時,更是要謹記這一條。 出差在外,有必要使用公衆傳真設備,即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時,除了要辦好手續、防止泄密之外,對於工作人員亦須依禮相待。 人們在使用傳真設備時,最爲看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後,應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方,以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時,千萬不可拖延時間,耽誤對方的要事。
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