淺談圖書管理系統的作用與構建方式論文

摘要：圖書館不斷的蓬勃發展與規模的顯着擴大, 使得圖書館對其管理系統的要求進一步提高, 既包括對管理系統本身的自動化水平, 也有對管理人員的管理能力等方面。新技術應用於管理系統對圖書館的快速發展起着至關重要的推動作用。

關鍵詞：圖書館; 管理系統; 構建; 作用; 淺析;

1 圖書館管理系統的需求

1.1 管理系統功能的需求

第一, 圖書館管理系統應包括以下幾個功能:將閱覽的讀者資訊進行錄入、修改的功能, 以及記錄每一位讀者所借書的種類、具體名稱和借閱的時間期限等借閱資訊;

第二, 圖書館管理系統應該能夠對所有的圖書資訊進行錄入與修改, 以及每一書籍所屬的類型和對應的條形碼資訊等;

第三, 圖書館管理系統能夠對所借書籍與歸還書籍的借、還日期、所借者、書籍的類別條形碼等資訊做及時且詳盡的記錄。

1.2 管理系統性能的需求

第一, 書籍流通的方式多樣。對於圖書館裏書籍的借與歸還都能夠採用透過書籍條形碼借還、漂流書架形式以及常見的借還書籍的方式等等, 多種借還書籍的方式爲廣大讀者提供了閱覽書籍的便利途徑, 在方便圖書館書籍管理的同時也促進了讀者對讀書的熱情。

第二, 書籍檢索速度快。圖書館管理系統以其快速檢索的優勢能夠幫助讀者在短時間裏從上百萬的藏書裏檢索到所需書籍, 這將在很大程度上有利於讀者節省找書時間, 他們能夠在更短時間內解決問題或困惑, 並探究問題的本質。

第三, 系統功能設定要靈活。圖書館管理系統在管理上做到全部管理與分部管理的恰當結合與適應, 管理系統要有着靈活的功能設定, 整個管理系統由多個不同的子系統構成, 以具有不同功能的系統來適應不同人員的使用。

第四, 安全可靠的數據管理。圖書館管理系統需要對包含書籍以及讀者相關資訊的數據庫進行安全的維護, 避免外界病毒的破壞與入侵。而且對於工作人員內部管理用戶的權限及設定, 使得工作人員只能對自己管理範圍內的數據庫進行設定與維護, 防止圖書館管理系統內部的破壞。

2 圖書館管理系統的結構

2.1 門禁系統

在圖書館的門口或是出口處安裝門禁 (監控) 設備, 只有讀者在出口處經過管理人員辦理借書、還書手續後, 纔可以將書籍帶離圖書館, 或者離開還書處。門禁系統的設定可以監控書籍日常流通情況, 這樣有助於書籍的安全, 防止由於監管不力造成書籍丟失。

2.2 卡禁系統

在圖書館的入口安裝刷卡裝置, 教師與學生可以使用校園一卡通在刷卡裝置上“刷”一下才能進入圖書館。這樣不僅可以確保圖書館的安全穩定和有效管理, 與此同時, 透過刷卡也能對進入圖書館的教師與學生做一個詳細的記錄, 有助於學校統計不同學院進入圖書館的人數。

2.3 磁條管理

圖書館裏圖書被永久使用後有可能發生消磁現象, 因而, 圖書館管理系統的工作人員需要對所有圖書批量管理書籍的磁條, 並且管理人員還要對日常情況新書進入圖書館後進行相關的充磁以及消磁, 或者對部分使用時間較久的書籍進行部分充磁與消磁。

2.4 自助借還的機器

自主借還機器即爲機器代替人工進行圖書館裏借書與還書的操作。透過該自助機讀者可以方便地對書籍完成借書與還書過程, 一方面縮短了等候人工操作的時間, 節約了排隊時間;另一方面有助於學生方便地借閱、使用以及歸還書籍。

3 圖書館管理系統的管理

圖書館管理系統優化的管理能夠將學校的實際發展與圖書館的管理服務環境相結合, 更好地爲圖書館管理系統的規範應用提供前提與保障。

第一, 圖書館管理系統開發新軟件、新系統, 從而可以容納更加大容量的數據資訊, 在執行過程中能夠更加穩定、持久, 軟件與系統的開發還可以促進不同圖書館之間資源與資訊的共享與傳遞。

第二, 圖書館管理系統以更爲開放的網絡接口可以適應新環境下新型先進技術和新裝置設備 (例如門禁系統、卡進系統等) 的使用條件、必備要求, 以便於對圖書館進出人員的高效管理。

第三, 圖書館管理系統開發的軟件在統計數據資訊方面快捷有效, 對於複雜的讀者資訊、書籍使用情況等等的資訊錄入都能夠保證在短短十秒內的時間裏迅速完成, 高效率的錄入與讀取過程能夠促進圖書館的快速發展。

第四, 圖書館管理系統使用最新的數據庫系統編目, 從而爲書籍的採購提供便利, 尤其是當書籍的採購總量較大時, 較高的數據庫編目效率對於圖書館的管理工作顯得尤爲重要。

第五, 設定更爲靈活的圖書館管理報表時能夠對報表的順序、整體結構、項目等方面按照讀者的具體實際需求進行自由的設計, 以便更好地適應用戶的使用習慣, 增強圖書館書籍管理的高效性。

第六, 圖書館管理系統對於館內的書籍、資料、文獻、期刊等頁面全真打印, 能夠有效滿足用戶在實際應用過程中不同的打印要求。

4 圖書管理系統的維護

圖書館管理系統在確保其能夠穩定順暢地執行時, 需要投入大量的人力資源進行維護, 因而, 對於圖書館管理系統的管理工作人員要重視對其管理能力的培養, 館內定時組織管理人員之間進行相互交流與分享管理經驗的活動, 促進管理人員管理工作水平的提升。

除此之外, 圖書館在購買管理系統時要明確購買的不僅僅是管理系統的本身, 更爲關鍵的是大量管理工作經驗的學習, 還有科學先進的圖書館的管理方式與管理方法, 因此, 我們在引入圖書館管理方式方法後, 當實施或應用先進的圖書館管理模式的時候, 需要去規範圖書館管理的`工作思路與操作流程。

最後, 在引入圖書館管理系統時, 要邀請銷售廠家對所有的圖書館員工做詳細全面的講解, 對管理系統的操作進行系統的演示, 並及時對員工的疑惑以及提出的問題做出解答, 使員工能夠盡最大限度地掌握管理系統的功能操作。當對於圖書館的管理系統進行測評與審覈時, 要邀請銷售廠家透過對管理系統進行實際的操作過程, 測試系統能否達到預定要求。

5 圖書管理系統的作用

第一, 能夠實現對圖書館的自動化、網絡化管理, 爲學生借閱、歸還書籍提供了極大的便利, 而且用戶可以在客戶端進行對軟件的自行升級, 並瞭解升級版本的新增功能, 由此可以及時瞭解到書籍的相應資訊。

第二, 管理系統的設定有助於管理圖書館數據資訊、書籍的安全, 教師與學生依據專用卡入館、出館, 以更好地管理書籍安全、讀者借閱資訊的錄入情況, 嚴格的管理有助於圖書館管理系統安全地執行。

第三, 圖書館管理系統的實施使用能夠使讀者快速進行數據資訊的檢索, 以查閱自己所需要的書籍, 快速的數據檢索, 一方面爲讀者節約檢索查閱書籍的時間, 方便知識的學習;另一方面, 檢索的便利能夠吸引學生與教師在學習或教學過程中遇到難題、疑惑時及時進行查閱書籍, 進一步探索問題的本質。

第四, 圖書館裏對於管理系統的應用能夠透過錄入讀者資訊、書籍借閱時間、借閱書目等掌握入館人員的具體情況, 以便能夠及時統計各學院的學生與教師入館人數, 從而方便圖書館的管理工作。

第五, 依據規則規範化進行管理, 管理系統的執行離不開管理人員的科學管理與維護, 圖書館設立相應的規則, 據此管理人員嚴格執行規則, 對借閱人員的違規情況進行規範的管理, 從而促進圖書館的快速且平穩地發展。

6 結論

圖書館日益蓬勃發展, 對於圖書館管理系統的功能需求、管理水平、自動化程度等都有了更加深層次的要求, 書籍流通的方式多樣、書籍檢索速度快、系統功能設定要靈活、安全可靠的數據庫管理等都是用戶對管理系統的性能需求。門禁、卡禁系統、自助借還書籍的機器、磁條管理、書籍使用規則的合理化等系統的設定均爲圖書館管理系統的應有結構。圖書館管理系統以更加開放的網絡接口、開發的新系統、新軟件等來適應新設備等多方面措施, 進而優化管理更好地爲圖書館管理系統的規範應用提供前提與保障。在確保圖書館管理系統能夠穩定順暢地執行時也需要圖書館投入大量的人力資源進行對系統的管理與維護。

參考文獻

[1]鄭偉, 徐寶祥, 高琦.“211”大學圖書館管理系統研究——基於“211”大學圖書館管理系統的調查[J].圖書情報知識, 2010, (03) .

[2]馮嬌.模糊綜合評判法在遼寧工業大學圖書館管理系統中的應用與研究[J].農業圖書情報學刊, 2017, (06) .