論農業科技檔案的利用農科論文

1農業科技檔案的收集

1.1制定收集歸檔範圍

與其他科技研究工作不同的是,農業研究大部分是在田間地頭進行,所以農業研究數據的內容和分類比較複雜,數據採集量大增加了農業科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據實際情況,制訂詳細的農業科技檔案材料歸檔範圍,讓科技人員清楚什麼材料需要上報歸檔。透過確定收集資料的種類、形式、內容等來強化對檔案形成過程的控制,保證資料來源的完整性和豐富性,以此來完善科技檔案的收藏。

1.2定時收集資訊歸檔

科研工作的內在競爭導致一些科研人員爲了個人榮譽和個人利益,將在科研工作中一部分科研資料當作個人資源而不及時歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。並且農業科研週期普遍較長,農業科技資訊處理後得到的結果需要時間驗證,這無疑延長了農業科技檔案收集歸檔的時間。

因此,就目前的情況來看,需要制定合理的收集時間,定期收集農業科技資料歸檔,如每次收集的時間間隔太長,將導致檔案更新速度過慢,使最新農業科技資訊難以共享。時間間隔太短又會增加不必要的人力物力,對農業科技檔案數量的增補不顯着。檔案管理人員應根據合理的時長定時到各科室收集應歸檔的材料,督促有關人員及時補辦缺少和不符合歸檔要求的檔案材料,填補資訊空白處。

2農業科技檔案的儲存

隨着時代的進步,電子資訊技術飛躍發展,特別是計算機的廣泛應用,使得檔案工作由傳統手工操作朝着自動化方向轉變[6],檔案的形式也由紙質文字、實物向電子文檔、圖片、和數據等形式轉變。這樣的轉變給檔案的儲存提供了極大地便利,對檔案的儲存條件也有了更高的要求。

2.1將農業科技資訊數字化

多年來,廣大農業科技人員積累了大量的第一手真實、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質物的形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨着科技的進步,透過將科技檔案進行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質文字轉化成數字存放於磁性材料、光盤和硬盤等載體上,除了可以大量節約存儲空間,還可以透過網絡來傳送這些資料,極大的提升了農業科技檔案的利用率。

2.2建立農業科技檔案數據庫

目前,國家加大對農業研究的投入,農業科技資訊量不斷增加,傳統手工管理紙質檔案的方式已無法滿足檔案收錄的要求,隨着計算機的普及,透過建立農業科技檔案數據庫,可以把傳統紙檔案以數據的形式存儲於數據庫中,方便檔案管理員對數據進行網絡化管理,也有利於科研人員透過搜尋關鍵字迅速準確獲取資訊,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發展進程。

2.3配備現代化設備

檔案數字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案檔案放在掃描儀平板上,透過掃描儀把文書檔案轉化爲數字圖形輸人計算機,經文字識別、校對後,轉化爲可編輯的.數字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數、亮度參數、掃描速度都影響到數字化檔案的質量,因此配備性能優越、質量過硬的掃描儀對於檔案數字化是極爲重要的。農業科技檔案數據化後存入數據庫中便於廣大科技人員查詢使用,數據庫的正常執行需要強大的計算機平臺,這就要求計算機的硬件系統能夠支援這個平臺。

3農業科技檔案的利用

加快科技成果的轉化和應用可以大力的促進我國農業和農村經濟的增長,使科技成果儘快轉化爲現實生產力,有利於農業、農村經濟的快速發展。然而,這一終極目標可以透過提高農業科技檔案的利用率來實現。農業科技檔案管理的意義在於使科技成果更好地被交流和利用。傳統的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案複製件或公佈件等。在資訊化時代裏,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替,人們可以透過資訊系統、資訊網絡及時準確地獲得多種資訊。

3.1建立查詢檢索系統

科研檔案數量多、面廣、專業性強,需要不斷完善服務方式和手段,特別是充分利用資訊處理和網絡技術,建立快捷、實用的查詢檢索系統,以滿足農業科研工作者對技術檔案的檢索需求,提高檔案服務效率、質量和利用率。發達國家普遍建立了完善的檔案數據庫,形成了強大的資訊檢索能力,爲廣大讀者提供先進的資訊服務技術。例如英國國家檔案館透過建設國家檔案目錄資訊網,全球用戶可以隨時隨地利用互聯網進行檔案資訊檢索。

3.2制定合理利用制度

科技檔案的核心內容是科技成果,一部分科技成果具有知識產權,因此,許多檔案具有機密性。正確處理科技檔案保密與開發利用的關係,正確劃分檔案開放與限制利用範圍的同時,積極做好科技檔案資訊資源的開發利用工作,可以擴大科技檔案的利用範圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關係,根據實際情況劃定密級,保密檔案可適時解密。嚴格控制高機密性檔案的使用範圍,設定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案週轉。

3.3做好檔案資訊編研工作

編研工作的實質是對檔案資源進行深層開發,是根據資訊可以擴展和濃縮的原理對檔案的原生資訊進行深度加工,把散存在檔案中的相關資訊集中起來進行綜合或分類,以便及時、有效地向利用者提供綜合性的或專題性的檔案資訊。

顯而易見,編研工作可以爲廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技資訊,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業知識,編研工作涉及的資訊量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力。科研檔案管理工作是一項極爲重要的基礎工作,檔案收集、儲存和利用工作做得好與壞直接關係到檔案的數量與質量,要把檔案這項基礎工作做好,才能更好地爲科技發展服務。

隨着“科技是第一生產力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農業科技檔案收集、儲存和利用,爲科研工作提供有價值的科技檔案資訊資源,對提高科研水平有着十分重要的意義。