大型會議接待方案範文

爲了確保事情或工作能無誤進行，預先制定方案是必不可少的，方案是有很強可操作性的書面計劃。那麼應當如何制定方案呢？下面是小編精心整理的大型會議接待方案範文，歡迎閱讀與收藏。

大型會議接待方案範文1

一、會前

1、與會議主辦方洽談，瞭解會議要求及所需服務項目。

2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等資訊，並制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6、會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務：會議代表合影留念、爲代表提供文祕服務及相關服務。

三、會後

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行覈對並結帳。

2、資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

大型會議接待方案範文2

會議策劃簡介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和佈置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟綵球、拱門、主席臺、桌籤、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

3、材料和證件的印製、會議手冊和參會人員通訊錄的設計製作、請柬、胸卡、餐券的印製。

4、禮品策劃、設計、樣品提供和製作。

5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

7、媒體支援、協助聯繫媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類資訊。

9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務及其他祕書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的製作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的選單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門爲會議設計和安排了多條旅遊路線，並根據參會人員的喜好，協助安排各種休閒活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

會議接待程序：

1、我們倡導商務會議的全新概念，積極爲合作客戶提供效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便爲客戶提供不同規模、檔次的.商務會議服務設施。

2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢資訊供客戶選擇，爲客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場佈置，爲客戶提供相應的媒體支援。

3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閒活動具有鮮明特色。

4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分爲幾個分會場，選擇分會場地點，並提前爲您預約。

5、我們將爲您提當地大酒店3—7優惠價格的預定服務，並完全考慮您的要求，爲您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各酒店都有協議關係，可按客戶的不同要求提供規範、經濟的會議策劃及籌辦工作。

大型會議接待方案範文3

一、接待時間：

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點：

接送機地點：西寧機場

下榻酒店：xx大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）

會議地點：xx大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）

三、接待對象：

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負責人員：

總負責：接待辦

跨部門接待小組：相關領導，祕書組，行政組，宣傳組，保衛組

五、接待前期準備工作：

1、制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間2、食宿安排，提前預定3、迎接車輛安排

4、迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）5、相關接待人員，負責相關接待工作

六、機場接待

1、機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎xx貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓後負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1、8×0、5×0、75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2、在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3、由服務科按照按正常要客接待程序接待。

4、對於重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

硬件附註：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條？？

七、酒店入住

1、確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2、嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3、進入酒店後，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4、如飯後休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐後安排客房服務人員帶入房間休息，並問詢是否需要叫醒服務。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

2、餐後安排客房服務人員帶入房間休息，並問詢是否需要叫醒服務。

九、會議前的籌備工作

1、選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

2、會場佈置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花；爲使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗乾淨，擺放美觀、統一。

3、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

4、會前檢查。提前檢查音像、檔案、錦旗等是否準備齊全。

十、會議接待

1、歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位xx貴賓蒞臨我公司考察指導”

2、會場整理及佈置

1）提前30分鐘清潔並佈置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗乾淨，擺放美觀、統一，香菸可交於陪同人員級別者代爲分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3、聯繫陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員並及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員4、領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1、企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

2、技術交流（技術人員PPT講解，互動）

3、會場服務（每20—30分鐘添加茶水或視情況而定）

4、拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

5、攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

十二、會後服務準備

做好會後服務的準備。提前將場地、椅子等佈置好，攝影師做好攝影準備。會後用車在會議結束前妥善安排。

十三、會後服務

會議結束，攝影師做完攝影工作後，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店