關於會議接待方案

會議接待方案

XXXX有限公司：

根據貴公司要求，我司爲貴公司此次會議設計瞭如下會議方案，若有何疑問，請及時與我公司聯繫，再做具體協商。

一、會議日程安排

XX月X日：機場接機，報到，入住酒店

我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。

X月X日～X月X日：會議召開

安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協助會務組做好會議中各方面的協調工作，以及各種突發事件的處理。

X月X日～X月X日：會議旅遊考察，結束會議

優惠價格安排參會代表的會後旅遊考察工作和離開河南的票務、接送工作。

二、整體會務服務：

1、會議整體策劃、設計。

2、全程會議操作、跟蹤。

3、會後總結、會後整體安排。

三、服務流程：

（一）會前準備

1、實地考查

會議召開前，我公司派專人陪同考查團實地考查我公司提供推薦的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅遊線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細節做進一步的協商，敲定會議最終方案。

2、會場佈置會議召開前一週內，貴公司派會務組至河南具體城市，我公司派專人配合會務組與會場提供方就會場佈置方面進行具體設計安排，會議召開前

一天將會場按會議要求佈置妥當。

3、會議設施

在會議召開前，我公司按照貴公司的'要求，就會議所需設施進行製作、租用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證製作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花牆、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯對講機等。

4、參會人員報到

參會人員到達之前，我公司配合會務組安排佈置參會人員入住的酒店大堂內的會議報到。

5、會議召開

我公司派專業會務人員配合會務組進行具體的會議操作。

6、票務資訊提供

及時準確提供機票、火車票資訊，同時可以代訂飛機票。

（二）會中服務：

1、提供專業外語翻譯，攝像，禮儀公關和文祕服務。

2、提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發、分房、展臺規劃及會場佈置等工作）。

3、會議期間可爲VIP客人提供特殊照顧和服務。

4、向參會人員提供全市範圍內機場、火車站接送服務。

5、提供會議期間以後勤保障工作和外圍的協調服務，（如：打印、複印會議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路託運和河南土特產及會議禮品。

（三）會後總結：

1、優惠價格安排參會代表的會後旅遊考察工作。

2、協助會議人員處理會後事宜，進行會議期間的工作總結。

四、附錄

（一）酒店資訊

（二）旅遊線路

（三）景區資訊

（四）會議餐飲

（五）會議用車

（六）具體報價（一團一議）

大型會議接待方案

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、遊、樂等接待活動及具體事務的文案，屬於會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作爲會議總體方案的附件。

（二）會議接待方案的基本內容

1、接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類衆多，包括上級領導、政府官員、協辦支援單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀衆以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明爲何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2、接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3、接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4、接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀遊覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5、接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6、接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設定報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅遊、返離時的票務聯繫等工作。

7、接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、遊覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公佈的接待方案一般不寫這一部分的內容。