教你寫好會議籌備方案
歡迎來到CN人才網,下面是小編給大家分享的教你寫好會議籌備方案,希望對大家有幫助。
一、認真領會會議籌備方案的基本特點
1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演,爲了確保會議順利舉行,需要會議工作人員透過設想和策劃,將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來,形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案,以便統籌佈置會議各項事宜。
2.周全性。會務工作是一項複雜的系統工作,一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣,籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難於彌補的錯誤,造成不良影響,因此,在制定會議籌備方案時,要充分考慮方方面面的內容,只有細節考慮具體、安排到位,在做會務準備工作時纔能有條不紊、主動從容。可以說,擬定一份考慮周全、細緻縝密的會議籌備方案,是做好一切會務工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是透過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素,細化具體事項及責任人、完成時間等,用以指導做好會議籌備工作,方案應當是具體詳實的、操作性強的`,否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成,如例文標題《××集團公司20xx年工作會議籌備方案》,再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱,由事由和文種構成,如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同,會議籌備方案的內容也有所區別和側重,但主體要素不能缺少。至少要包括但不限於寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員範圍、日程、議程、會議設備、檔案資料、會務分工、會議經費等,一般分條列項寫出。如例文中,方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場佈置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃,對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構,制定會議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期,必要時應加蓋單位公章。
三、充分考慮會議籌備方案的注意事項
有些人往往對會議籌備方案不置可否,認爲是可有可無、無關緊要的檔案。事實上,編制會議籌備方案是一項系統性很強的工作,需要注意的事項很多。一份考慮細緻全面的會議籌備方案,是整個會議的綱領性檔案,其作用是不容小覷的,往往能確保會議的周密組織,確保會議服務質量和溝通協調到位,確保領導意圖得以貫徹執行,從某種程度上決定了會議的成效和質量。實際工作當中,有些會議還需向上級機關請示覈准,會議籌備方案可作爲上級審覈批准的重要依據;有些會議需向聯辦或與會單位通報籌備情況,以便做好必要的準備,此時會議籌備方案又可起到周知資訊的作用。從這個角度來看,就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。
因此,祕書人員在制定會議籌備方案前,要明確領導意圖,弄清籌備方案的目的、意義和要求,以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中,要反覆多次與領導及有關方面商定和徵求意見;對經費的把關要精打細算,不可太鬆也不可太緊,既不能過於鋪張浪費,也不能影響會議效果。方案擬定後,要報經領導審覈和批准,並及時召開會務工作會議,明確分工和時間節點,必要時可以進行會議模擬演練,以便發現問題,查漏補缺,進一步優化籌備方案。
特別是臨近會議召開前,要組織對會議籌備工作情況進行現場檢查驗收,預先制定現場檢查路線,確定現場檢查重點,製作檢查表單,以便現場檢查時逐一查驗覈對,對未達到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內容包括:會議準備是否充分,會議環境條件是否具備,會議檔案材料、用品準備、會議設備調試、會場佈置等是否到位,以及會議應急預案、會議安全保衛工作是否就緒,會議期間能否排除各種干擾等。
總之,對會議籌備情況進行檢查的過程,同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程,對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質量具有重要的實踐意義。
××集團公司xxx5年工作會議籌備方案
根據集團公司安排,集團公司xxx5年工作會將於xxx5年2月初舉行。爲辦好這次會議,特制訂本方案。
一、會議主題:貫徹落實全省經濟工作會議精神,認真總結xxx4年度工作,全面部署xxx5年任務指標,以改革創新精神推進集團公司各項工作再上新臺階。
二、會議時間:xxx5年2月8日-9日,會期2天。
三、會議地點:××酒店
四、會議規模:1.參加會議人員:集團公司xxx5年工作會正式代表;2.特邀代表及列席人員。共計220人。
五、會議主持:×××
六、會議日程及主要議程
日期
時間
內容
出席對象
地點
2月8日
上午8:30-9:00
大會預備會議
全體代表
××酒店多功能廳
上午9:00-12:00
第一次全體會議
全體代表
××酒店多功能廳
下午2:00-5:00
分代表團討論
各代表團成員
××酒店第一、二、三、四、五、六會議室
下午4:30-5:00
大會主席團會議
大會主席團成員
××酒店圓桌會議室
2月9日
上午9:00-12:00
第二次全體會議
全體代表
××酒店多功能廳
下午2:00-4:00
參觀集團公司新辦公大樓
全體代表
集團公司新辦公大樓
七、會場佈置
1.會場整體佈置採用禮堂式,可以最大限度地擺放桌椅,容納xxx人。會場兩側前後各擺放2臺投影儀,以方便與會人員觀看投影內容。
2.主席臺佈置:主席臺製作背景牆,背景牆一般都是大紅色爲主,烘托會場氣氛,顯得簡樸、大氣、熱烈;佈置一排桌椅及立式報告席,擺放好主持人及主席臺就座領導的坐席卡;主席臺上方懸掛會議橫幅,以紅底白字標識會議名稱。
3.會場入口處佈置:在會場入口處設定好會議簽到臺或報到處,擺放會議主要日程安排、會場及周邊公共區域佈局圖等展架,便於參會人員觀看和了解相關資訊。
4.酒店大廳佈置:在酒店門口或大廳處要設定指示牌,幫助引導參會人員準確、快捷地進入會場。會場距離大廳較遠時,在電梯前室或樓梯過道處可以增設指引牌。
5.音響、話筒、電源插座等要提前準備到位,確定好各設備的擺放位置與調試。無線話筒要有備用電池,照相機、攝像機、錄音筆等要提前充足電,確保會議順利進行。
八、會議材料準備
1.行政工作報告、工會工作報告、經濟執行情況報告等材料;
2.會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、作息時間表、會議須知等;
3.業績管理目標責任書、安全生產責任書等其他檔案。
九、餐飲住宿及接送站安排(略)
十、會議通知(略)
十一、會務工作安排:由集團公司辦公室負責(具體分組分工及進度計劃略)。
十二、會議經費預算
1.場地租用費:××酒店會議室租金2天,共計××元。
2.攝像設備租用費:擬租攝像機1臺,租金××元。
3.會場佈置費:會議橫幅標語製作××元、會場清潔××元,共計××元。
4.會議檔案資料費:印製資料袋、製作牌匾、打印會議檔案等,共計××元。
5.會議食宿費:住宿費××元,餐費××元,交通費××元,共計××元。
6.其他不可預計費:××元。
以上合計××元。
××集團公司辦公室
xxx5年1月10日
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