學校物品採購管理制度

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學校物品採購管理制度1

第一章總則

第一條爲了加強學校採購業務管理，規範採購業務行爲，防範採購業務活動中的差錯和舞弊，根據財政部《內部會計控制規範-採購與付款》等法律法規，結合本校採購業務特點和管理需要，制定本制度。

第二條本制度所指採購業務包括採購計劃、採購訂單、合同訂立、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。

第三條本制度適用於集團各單位的採購業務管理與控制。

第二章崗位分工與授權批准

第四條建立採購業務崗位責任制，明確規定各崗位的職責與權限，確保辦理採購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

第五條物資採購業務嚴格規範和執行如下程序：

一、計劃與審批;

二、請購與審批;

三、詢價與覈價;

四、確定供應商;

五、訂立合同;

六、採購與驗收;

七、物資入庫;

八、賬簿登記與支付採購款。

第六條採購業務的基本分工如下：

一、倉儲部負責編制物資儲存計劃;

二、採購部負責編制物資採購計劃，填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、採購物資等業務;

三、財務部負責結算採購款項、登記存貨及應付賬款等;

四、倉儲部負責根據物資儲存計劃和採購計劃辦理物資入庫，登記保管賬等;

五、品質部負責物資入庫前的質量驗收;

第七條辦理物資採購、覈價與付款業務的員工應當具備良好的業務素質和職業道德，辦理採購、覈價與付款業務的人員在同一個崗位上連續工作時間不得超過三年。

第八條物資的採購價格、付款政策要嚴格執行學校授權檔案的規定，各級審批人要在授權範圍內行使職權，不得超越審批權限。

第九條授權採購部、品質部、倉儲部、財務部分別辦理物資訂購、檢驗、收發存和付款業務，其他任何部門均無權經辦採購與付款業務。

第十條對於重要的、技術性較強的採購業務，應當專家評審、集體決策制度。

第三章計劃與審批控制

第十二條學校對採購業務實行嚴格的計劃管理和採購目標責任制。每年12月份，理事會與採購部經理簽訂下一年度的《採購目標責任書》，明確全年的採購目標、價格目標、費用指標政策。

第十三條採購部要將年度採購目標層層分解落實到各個採購崗位，並將目標分解落實情況報學校備案。

第十四條實施物資採購的具體依據是《物資請購單》。《物資請購單》的填制、審批程序如下：

一、採購部填制《物資請購單》，《物資請購單》中須列明如下事項：

1.採購物資的'依據;

2.採購物資的名稱、規格型號、數量和技術要求;

3.使用部門及物資用途;

4.採購員及採購部負責人簽字。

第十五條《物資請購單》首先經倉庫部門簽字確認：學校倉庫是否有該物資。如有，則無需採購，由使用部門統計員開具物資領料單，直接到倉庫領用;如無，則按下列流程審批：《物資請購單》應由使用部門(採購發起人、部門主管)、採購部(採購業務員、採購部門主管)簽字後，報校長簽字審批。

經過學校領導審批的《物資請購單》，是採購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據。

第四章採購價格控制

第十六條物資採購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監督制約，杜絕採購過程中的不正當行爲發生。

第十七條採購部要廣泛收集採購物資的質量、價格等市場資訊，掌握主要採購物資的資訊變化。

第十八條物資採購價格的確定要履行詢價、談判、審批、和備案五項程序：

一、詢價：採購部按照學校批准下達的《物資採購計劃》，根據採購項目的時間要求，在瞭解市場行情、參考過去採購記錄的基礎上，向供應商諮詢價格。接受詢價的供應商應在三家以上，詢價過程和供應商的報價要如實登記備案。

二、談判：採購部與供應商進行價格談判，力爭以較低的價格簽訂採購合同。

三、審批：合同須經校長審批後，加蓋合同專用章。

四、備案：採購部與供應商簽訂的《物資採購合同》原件，交財務部備案、保管。

第五章採購與驗收控制

第十九條根據採購物資的性質不同，分別採取如下采購方式：

一、一般採購物資在貨比三家的基礎上，採用訂單或合同訂購方式採購;

二、小額零星物品採用擇優定點採購方式;

三、符合《招標管理制度》的採購業務及設備購置一律實行招標採購。

第二十條除僅有唯一供貨單位或本校有特殊要求外，主要物資的採購應當選擇兩個以上的供貨商，要從質量、價格、供貨能力、信譽等方面擇優定點採購。

第二十一條主要物資採購及有特殊要求的物資採購，應當審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位，應當及時掌握其質量、價格、信譽的變化情況。

第二十二條物資採購到校，需辦理如下驗收入庫手續：

一、倉庫保管員覈實到庫物資是否與《物資請購單》規定的品名、數量、供貨廠家相符。檢驗物資是否合格(特殊物資應由專業人員檢驗，如設品質部則由其檢驗)。凡覈實無誤的，保管員根據發票及送貨清單開具《物資入庫單》;

二、《物資入庫單》經保管員簽字後生效，財務部據此登記賬簿和辦理有關結算事宜。

第二十三條到庫物資與《物資請購單》不符或質量檢驗不合格的，一律不予辦理入庫和結算手續。

第二十四條質量檢驗人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗，並對檢驗結果承擔責任。

第六章貨款支付與賬目覈對

第二十五條採購物資的付款由財務部負責，付款的依據要同時滿足如下條件：

一、訂有采購合同的，要參照合同規定的時間、方式、金額付款;

二、要在貨幣資金預算範圍內付款;

三、要在對採購發票、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審覈、確認無誤的前提下，辦理付款。

第二十六條採購付款時，由採購部填寫《付款申請單》，報領導審批，財務按經批准的《付款申請單》支付款項。

第二十七條財務部要加強應付賬款管理，辦理結算與付款事宜。

第二十八條財務部往來覈算會計負責應付賬款的核對與清理，要每個季度至少與供應商覈對一次賬目，覈對結果要填制《應付賬款覈對表》備案;覈對出的未達賬項，要逐項逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現象的發生。

第二十九條採購部統計員要按供應商設定物資採購臺賬，及時登記每一供應商的供貨、開票、付款及應付賬款餘額增減變動情況。

第三十條採購入庫的物資在保管或使用過程中，發現數量和質量不符合要求的，採購部要及時與供應商聯繫，並分別情況按以下程序進行處理：

數量不足的，要求供應商予以補足;

質量問題，尚能使用的，要求供應商給予價格折讓;

不能使用的，要求供應商退貨或換貨。

退貨通知單應及時報送財務部入賬。

學校物品採購管理制度2

爲規範學校財務行爲，加強和完善財務管理，根據國家有關法律法規和上級檔案精神，結合我校實際，制定本制度。

一、基本原則

1、嚴格遵守和執行國家有關法律、法規和財務規章制度;

2、開源節流，提高效益，服務教育教學，服務廣大師生;

3、落實崗位職責，確保財務和資金安全。

二、主要任務

4、科學編制預算，及時進行決算;

5、依法籌措教育經費，確保國撥經費、事業性收費及專項資金及時、足額地到帳入庫;

6、做好學校各項支出的審覈把關，及時辦理結算、報批、付款等;

7、做好教職工的人事管理和工資管理，確保教職工工資和校內津貼及時足額發放;

8、做好學生代收費項目管理和學生食堂帳目管理;

9、加強學校固定資產管理，防止國有資產流失;

10、加強會計覈算，定期進行財務分析，如實反映學校財務狀況;

11、建立健全財務檔案，各類會計資料完整、規範、準確，記帳及時，日清月結;

12、依法做好財務公開。

三、收入管理

13、嚴格按照國家有關政策規定依法組織收入，各項收費嚴格執行國家規定的收費項目和標準;

14、收費使用省財政廳統一印製的財政票據，全額上繳市財政專戶，實行“收支兩條線”管理，防止和杜絕“小金庫”問題的發生;

15、及時組織進行各項收費，認真填寫《學生收費記錄卡》，對於學生繳費中的拖繳、欠繳現象，必須摸清底數，如實上報，限期繳足;

16、學校取得的專項資金，應按要求專款專用。

四、支出管理

17、嚴格執行國家有關財務制度規定的開支範圍及開支標準;

18、各項支出應按實際發生數列支，嚴禁虛列虛報，嚴禁以白條及其他不規範票據作爲報銷憑證;

19、各種支出實行嚴格的審批制度，要有經辦人簽字，知情人初審，主管副校長覈實，最後校長審批簽字後後方可報銷;

20、納入政府採購範圍的，必須實行政府集中採購，並按規定的程序和方式辦理;

21、會議費、招待費、公用通訊費、交通差旅費的支出，按規定的標準由財務人員嚴格審覈，各種附票、附件必須齊全，經校長批准後報銷;

22、各類支出業務發生後，應及時辦理報帳手續，一般當月結清，無故延期不予報銷，由經辦人自行負責。

五、資產管理

23、學校確定專人負責資產日常管理，並設立固定資產明細分類賬和臺賬;

24、建立健全實物資產購置、保管、使用、發放、交接、維修等管理制度，及時清理債權，定期(每學期末)組織清查盤點各類資產;

25、國有資產的出租、出售、對外捐贈、報廢、報損等，必須經過學校領導集體研究，有三人以上小組負責並簽字登記，按國有資產處置管理的有關規定，及時記帳。

六、食堂管理

26、食堂的財務覈算和管理，按有關規定獨立建帳，專款專用，由膳食處和財務處互相配合，共同負責;

27、建立完善的內部控制制度，按照非營利原則，及時覈算盈虧。

七、民主監督

28、建立健全開支報批和民主理財制度，3000元以內的開支由主管副校長和校長研究批准，3000元以上的開支由校長辦公會集體決定，3000元以上的購置或基建由三人以上小組集體負責，5000元以上的項目經校務會或教職工代表大會討論透過;

29、大力推行財務公開制度，及時如實地進行財務公開和公示;

30、定期編制財務報告，並按要求及時上報教育、財稅、審計等有關部門，自覺接受監督。

八、財務人員要求

31、財務人員要自覺貫徹執行國家財經法規制度和行業管理制度，加強自身學習和提高，努力提高理財能力和水平;

32、財務室是學校進行財務管理的職能部門，財會人員要在財務政策、財務管理、收支把關等方面爲校長當好參謀和助手，及時發現問題並提出改進意見和建議;

33、財務人員必須堅持原則，正直無私，廉潔奉公，認真貫徹國家財務政策，嚴格落實本制度的各項規定。

九、強調事項

34、校內各種購物、購書、維修、製作等，要按規定先行申請審批，再按規定的辦法和程序操作，未經報批或不按制度辦理的項目，學校不予承認，不予報銷;

35、任何人不得以任何理由私自簽字消費，否則不予報銷;

36、學校公款一律不得借予個人私用，也不得以任何理由爲個人墊付。