公司檔案管理規定

爲了控制公司檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定。

1、檔案的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放檔案時，必須將檔案打印並複印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。

（3）任何檔案，發放人須建立“檔案發放回收登記表”。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立“檔案發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、檔案的更改：

（1）任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的'私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。

（2）檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場爲原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、檔案的換頁：

（1）任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並打英複印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。

（2）所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。

4、檔案的回收、作廢：

（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）檔案發放人在回收檔案時，必須持“檔案發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的檔案、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的檔案均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認爲有必要複印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門複印按發放程序予以發放。不得私自複印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢檔案”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

（5）發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。

（6）檔案發放人必須將已使用的“檔案發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。儲存期限爲三年。

6、任何人未經總經理批准，不得將公司檔案私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。