辦公室目視化管理的規定
一、目的
爲營造一個乾淨、整潔、舒適的辦公場所,合理配置、使用各種資源,減少浪費,降低辦公成本,使分公司辦公管理、現場管理及文化建設提升到一個新層次,塑造良好的企業形象,特制定本辦法。
二、範圍
本制度適合辦公室及車間辦公區域
三、辦公室目視化管理規範
(一)整理
1、對所轄區域的物品、設備、空間做盤點,並區分其“要”和“不要”。
分類如下:
(1) 設備:電腦、打印機、文具、書籍等。
(2) 空間:櫃架、桌椅、儲物箱、檔案櫃等。
(3) 物品:個人用品、裝飾品。
2、依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要”。
“不要”物品經各部門領導判定後,集中報廢或拍賣。
(二)整頓
1、辦公桌:桌面除電腦、水杯、電話、筆筒、必要處理檔案,不允許放其他物品;人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨。
2、抽屜:根據公司現有抽屜的格局,暫定分類放置這些東西:
a、公用品一般的常用品:筆、訂書機、塗改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器等並劃區域放置;
b、A4的檔案資料(分類標識放置);
c、個人物品,如工作服、手袋等。
3、坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人離開時椅子調正,離開半個小時以上,椅子應放回桌洞內。
4、垃圾簍:置於指定地點,不得隨意移動,垃圾不得外溢,垃圾婁裝到2/3時情形更換清理;垃圾需分類丟棄(可回收垃圾,不可回收垃圾)
5、飲水機:置於指定地點,不得隨意移動,需保持飲水機的乾淨整潔
6、報刊:必須上報架,及時更換,報刊閱完後放到指定地點。
7、個人物品:如摩托車頭盔、外衣、手袋,嚴禁隨意放在辦公桌椅上應置於抽屜櫃內;
8、桌洞下不得堆積雜物。
9、檔案櫃:
(1)檔案櫃必須定置擺放,檔案櫃內的物品也必須分類並定置擺放;
(2)檔案櫃表面貼標籤,標籤一律貼在門的左上角;
(3)檔案櫃內貼有“物品清單”,“物品清單”一律貼在門的'左上角;
(4)檔案櫃內物品必須按“物品清單”擺放整齊,不允許混亂擺放;
(5)檔案櫃所有檔案標示需顏色規格統一。
檔案櫃資料擺放的標準:
10、檔案、資料管理整頓:
(1)將檔案按照待處理、處理中和已處理分類放置,此外還有機密類檔案。根據應用情況應將分爲每日必用、常用和常不用三種,常不用的檔案要儘快處置;
(2)硬盤裏的電子文檔、資料分類必須條理清晰,電子檔案需要永久、長期儲存的,應形成紙質和辦公軟件等雙套介質材料歸檔儲存;
(三)清掃
公司辦公樓及公共區域(如通道、樓梯、衛生間)依照辦公室值日表輪值清掃;
每日個人辦公區域清掃的對象:桌面,桌洞;辦公設備:電腦、傳真機、複印機、打印機、檔案櫃等等。
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