公司管理費用的控制辦法

1.目的

爲控制公司管理費用，降低管理成本，根據公司總部《管理費用控制考覈管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。

2.範圍

本制度適用於公司各類辦公生活用品、低資資產等物品的採購以及行政接待、各項活動組織的費用控制等。

3.定義

管理費用指公司爲組織和管理生產經營活動而發生的各項辦公及行政費用。包括辦公用品費，移動電話費，綜合辦公區的日常接待費用，業務招待費等。

4.職責

4.1 綜合部負責對公司辦公生活用品、行政接待、各項活動組織的費用控制管理；物資部、資產運營公司負責對公司低資資產物品的購買和管理。

4.2各部門根據工作需要填寫紙質或網上申請表。

5.引用和支援檔案

公司總部《管理費用控制考覈管理辦法》

公司總部《低值資產管理制度》

6.總要求

各部門根據工作需要提出相關管理費用的申請，按照審批流程彙總至綜合部或物資部，相關責任部門負責統計和採購。

7.過程描述

7.1.辦公用品費

7.1.1常規消耗性辦公用品：筆、刀、本、橡皮、訂書機、尺子、墨水、稿紙、複寫紙、曲別針、大頭針、訂書釘、膠帶等。

考覈標準與控制措施：公司領導、管理部室、專業負責人按照每人15元/月標準，公司管理部室人員及各專業工程技術人員照每人10元/月標準。公司本着節約的目的，由各部門、專業根據需求情況填寫《辦公用品需求計劃表》或走網上流程，由本部門負責人審覈簽字，再由公司總經理審批簽字後交綜合部統一採購登記發放，當月需求計劃不應超出本部門人數覈定的總金額。

竣工資料整理、檔案存放、重要會議及活動等公司公共行爲所需辦公用品，例如：檔案盒、檔案夾、檔案架、檔案袋等，由相關歸口管理部門填寫《物資需用計劃審批單》或走網上流程，註明“公司某某項目使用”，經綜合部主任、工程部主任審覈，公司總經理批准後，由綜合部統一採購，費用公司承擔，不計入個人辦公費用。

7.1.2構成低值資產的辦公用品：沙發、檔案櫃、辦公桌椅等。

考覈標準與控制措施：

A公司總部配發電腦人員及專業等，需要配置的構成低值資產的辦公用品，標準按附表1執行。

b管理部室、專業需用附表1所列的辦公物品時，由各部門提出使用計劃，經人力資源管理人員和公司總部資產管理人員審覈，報公司總經理批准後，由資產管理人員按照綜合部統一規劃要求協調調撥或購置，新購置物品須經資產登記備案。

7.1.3配備到個人的辦公用品：計算器、工具書等。

考覈與控制措施：

a新參加工作的財務、經營、人力資源管理人員及其他日常工作中需要頻繁使用計算器的人員可配備計算器外，其餘人員原則上不配備計算器。配備計算機的人員，原則上不配工具書（非專業書，如詞典等）。

b非新到管理崗位上的'人員，計算器等原則上不配備。特殊情況下，由部門提出需用計劃，人力資源管理人員審覈，公司總經理批准後，綜合部負責採購，部門領用。

c部門負責人或歸口管理部門，把關不嚴，提出計劃或違反規定領取以上用品者，按照領取物品金額兩倍予以處罰。

7.1.4微機耗材：優盤、硒鼓、複印紙、打印紙、墨盒等配件。

考覈與控制措施：

a微機耗材的歸口管理部門是綜合部。

b嚴格按照公司無紙化辦公的要求，做好各種辦公用品的節約工作。因不堅持利用計算機及網絡辦公，浪費紙張等辦公用品者，每發現一次，扣罰責任人100元。

c積極利用網絡傳遞資訊與檔案，儘可能的不使用傳真機，公司原則上不保留傳真機。發往總部及各公司、項目工地的檔案、資料，在符合工作要求的情況下，儘量用掃描儀掃描後，再透過網絡傳遞。

d硒鼓、碳粉、複印紙等辦公用品的計劃、領用與管理：由各部門、專業提出計劃，經部門負責人、綜合部主任審覈，公司總經理批准後，綜合部統一安排採購。

7.1.5文印費用：包括外出印刷、裝訂、內部複印費用等。

考覈與控制措施：

a外出印刷資料的歸口管理部門是綜合部。嚴格執行印刷、複印審批制度。凡是需要印刷的材料，必須填寫委託印刷申請單，經本部門主任審覈，綜合部主任審批後，由綜合部安排外出印刷。需要在內部發放、傳播的檔案、資料，透過網絡共享等形式實現，嚴禁外出印刷。

b內部發放、流轉檔案，按照無紙化辦公要求，一律走網上流程。接收到業主、監理及其它單位的外來檔案時，積極索要電子版檔案，無法索取電子版檔案時，重新輸入計算機或掃描進入計算機進行流轉、發放。

c內部複印資料由綜合部做好登記，嚴禁浪費紙張，嚴禁複印與工作無關的資料，對違反規定者，每出現一次扣責任人100元。

7.1.6由公司承擔的文體活動、宣傳及形象策劃費用：包括活動獎品，工程照片沖擴，形象策劃用的宣傳牌等製作費用。

考覈與控制措施：

a文體活動及其它各種活動費用：一次性覈定費用，包乾使用(不包括臨時安排的重大活動)。

b形象策劃費用：歸口管理部門爲綜合部。安監部關於現場安全文明施工標識等的製作，由安監部提出申請，經公司分管領導批准後，綜合部安排製作。各部門、專業形象建設方面的物品製作，由部門提出申請，經綜合部審覈，公司總經理批准後，綜合部安排製作。

c工程照片、各項活動照片等所有照片資料沖擴，攝錄器材以及相關耗材（包括電池、充電器、錄像帶、儲存卡、儲存硬盤等），攝錄器材的日常保養等費用統一由綜合部負責，其他部門不得報銷膠捲購買費、沖擴費以及相關攝錄耗材等費用。

7.2.固定電話、移動電話費

7.2.1因公司各項目工程施工週期短，公司原則上不設固定電話，特因工作要求需安裝固定電話者視情況另行規定。

7.2.2公司專工及以上人員移動電話費用按照公司總部《通訊費用管理規定》執行。

7.2.3公司其他一般人員移動電話費用補助標準爲50元/月.人，個人移動電話費用超出部分自行承擔。

7.2.4公司內部指定的項目部部門、專業負責人等不享受配備黑莓手機人員，如因工作需要、確需提高移動電話費用補助標準的，由本人提出書面申請，經項目經理簽字批准後報公司總經理審批簽字，審批透過後由綜合部按照新的補助標準予以執行報銷，書面申請書交綜合部備案留存。

7.2.1考覈與控制措施：

A公司配備手機和報銷電話費用的人員必須每天二十四小時開機，保持通訊暢通。個人手機號碼更換時要及時報綜合部更改備案。

b配備傳真電話時，傳真電話費用由具體使用管理部門管理控制，做好使用記錄，每月按期自行繳納電話費，憑發票到財務部報銷費用。超出覈定標準的超支部分，由具體使用部門自行承擔。

c嚴禁使用傳真撥打長途電話。公司發送傳真由具體使用管理部門做好相關詳細記錄。分包隊伍人員使用公司傳真機按照發送地點、發送張數，以市場價收取費用。收費標準：省外國內業務每成功發送一張收取4元，省內業務每成功發送一張收取3元，成功接受每張3元。

7.3.綜合辦公區的日常接待費用：

主要包括香菸、茶葉、紙杯、水果等。

考覈與控制措施：

公司招待客人需要的招待物品，由綜合部統一安排。管理部室、專業在辦公室內招待一般客人需要的香菸、茶葉、紙杯、水果等由部門自行解決；遇有重要客人來訪，需要招待時，提前向綜合部申請，經公司領導批准，方可領用接待物品。

7.4.業務招待費：

7.4.1職工食堂餐廳招待費用

考覈與控制措施：

a公司需要開展的各類業務招待活動，原則上須安排到職工食堂餐廳進行。

b在職工食堂餐廳進行的業務招待，須按以下程序辦理：部門負責人提出申請，經公司分管領導審批同意，綜合部按照接待標準通知後勤食堂，後勤食堂負責安排。業務招待完畢，實施部門須簽單確認費用。

7.4.2外出招待費用

考覈與控制措施：

a特殊情況下，確實需要外出安排招待的，經公司總經理同意後，方可安排外部招待。

7.4.3外送物品及節日走訪費用

考覈與控制措施：

a部門根據工作需要外送公司已存禮品時，由部門填寫物品領用申請單，經部門負責人簽字，公司總經理簽字後領取，未按程序辦理髮生的費用自行承擔。

b需購買物品外送時，由部門提出申請、綜合部審覈、公司總經理批准後，方可實施外送。

c中秋節、春節等重大節日，需要走訪時，由綜合部提前制定走訪及費用計劃，報公司總經理批准後實施。