公司食堂的財務管理辦法
一、資金管理
1、財務部設存款出納和現金出納各一人。存款出納跑銀行,登記銀行存款日記帳。現金出納負責收付現金,登記現金日記帳,兼管充飯卡。
2、食堂需用的款項,由存款出納打入以公司董事長名義開設的銀行借記卡。該卡由食堂管理員保管使用,並列入移交。
二、用餐管理
(一)員工刷卡用餐
每月定期由現金出納根據批准的伙食補助發放表,在飯卡系統爲每位員工充入夥食補助,再由存款出納付給食堂管理員所持銀行卡(每月分2-3次付給)。飯卡中金額不足時員工向現金出納繳現金補充。
(二)對外招待憑通知單用餐
負責接待的部門填寫接待用餐通知單(重點:接待標準),總經辦經理籤批,食堂管理員填寫用餐內容,食堂提供服務。用餐後,食堂管理員計算金額,接待部門負責人審覈、總經辦經理覈准。
三、公司帳覈算辦法
1、食堂管理員借款(備用金),在“其他應收款-食堂管理員姓名”科目覈算。
(1)首次借備用金[出帳依據:借款單、銀行付款回單],
借:其他應收款-食堂管理員姓名
貸:銀行存款
(2)食堂管理員報銷購買食材、燃料、低值易耗品、固定資產等費用時,補足備用金(詳見下列公司帳第3項)。
(3)食堂管理員移交時交回餘款衝減借款[出帳依據:收款收據、銀行收款回單],
借:現金或銀行存款
貸:其他應收款-食堂管理員姓名
2、飯卡系統的資金,在“其他應付款-食堂”科目覈算。
(1)應付給食堂的全公司員工伙食補助,記入“管理費用-員工薪酬-福利費-伙食補助”科目[出帳依據:伙食補助發放表],
借:管理費用-職工薪酬-福利費-伙食補助
貸:其他應付款-食堂
注:伙食補助要加計到工資裏,計算個人所得稅。
(2)月底彙總員工繳現金補充飯卡的'金額[出帳依據:飯卡系統打印的彙總表],
借:庫存現金
貸:其他應付款-食堂
(3)月底彙總員工刷卡用餐的金額[出帳依據:飯卡系統打印的彙總表],
借:其他應付款-食堂
貸:管理費用-職工薪酬-福利費-食堂費用-員工刷卡
3、食堂實際開支,在“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用”科目下食品支出、用品支出、其他支出3個明細科目覈算,憑正規票據補足備用金。
(1)食堂購買食材(主食、副食、調味品等),記入“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-食品支出”科目[出帳依據:稅務發票,銀行付款回單等],
借:管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-食品支出
貸:銀行存款
注:經諮詢國稅局,食堂從農貿市場購買的肉食、蔬菜,可憑相關的憑據(肉菜清單)和證明(主要是種植、養殖農民身份證明)由國稅局代開的發票。
(2)食堂購買低值易耗品(碗筷桌椅炊具等),記入“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-用品支出”科目[出帳依據:稅務發票,銀行付款回單等],
借:管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-用品支出
貸:銀行存款
注:低值易耗品採用一次攤銷法,相應建立備查帳,透過定期盤點核銷備查帳記錄。
(3)食堂耗用燃料電力以及食堂的其它開支,記入“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-其他支出”科目[出帳依據:稅務發票、行政事業性收費收據、費用分割單(電費、共同維修費)等],
借:管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-其他支出
貸:銀行存款
4、公司招待費用,記入“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用-分配招待費”科目(貸方),視招待部門不同,記入“管理費用-業務招待費”、“銷售費用-業務招待費”等科目(借方)[出帳依據:接待用餐通知單]。
借:管理費用-業務招待費等科目
貸:管理費用-職工薪酬-福利費-食堂費用-分配招待費
附註:
(1)食堂用固定資產(冰箱、空調等)在“固定資產”科目覈算,其折舊記入“管理費用-折舊費”科目[出帳依據:固定資產折舊計算表]。
(2)應付食堂人員的工資,記入“管理費用-員工薪酬-工資”科目[出帳依據:工資表]。
公司帳有關食堂的平衡公式:
食堂開支總額=“其他應付款-食堂”發生額+“銀行存款”發生額-“庫存現金”發生額。
其中:
(1)食堂開支總額=“管理費用-職工薪酬-福利費-伙食補助”+“管理費用-職工薪酬-福利費-食堂費用”+“管理費用-業務招待費”發生額之和。如果食堂招待費用分攤到了“銷售費用”、“製造費用”等科目,也要加計進來。
(2)“其他應付款-食堂”發生額=應付伙食補助(貸)+員工補充飯卡金額(貸)-員工刷卡用餐額(借)。
(3)“銀行存款”發生額,即食堂管理員憑票報帳,補足其備用金的金額。
(4)“庫存現金”發生額,即員工補充飯卡所收現金額。
四、食堂輔助帳覈算辦法
(一)食堂輔助帳由公司會計覈算。
(二)食堂輔助帳對內(即與公司)可實行收付實現制,對外(即與供應商)需實行權責發生制。
(三)食堂輔助帳的一級科目:現金(即食堂管理員所持銀行卡的資金)、應收帳款(公司)、應付帳款(供應商)、原材料(食材)、營業收入、營業支出、利潤。
(四)食堂的營業收入:(1)員工刷卡用餐金額;(2)招待費結算金額;(3)廢品讓售收入。
(五)食堂的營業支出:(1)耗用食材;(2)低值易耗品;(3)燃料、電力、固定資產和低值易耗品的修理費。不包括固定資產折舊、房屋維修等費用;若食堂無單獨電錶,則電費也不列入考覈範圍。
食堂輔助帳與公司帳的銜接公式:
(1)食堂輔助帳“營業支出”應等於公司帳“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用”科目下食品支出、用品支出、其他支出3項之和。
(2)食堂輔助帳“利潤”(虧損/盈利)應等於公司帳“管理費用-員工薪酬-福利費-食堂費用”科目淨髮生額(借方/貸方)。
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