檔案管理制度（精選11篇）

檔案管理制度

什麼是檔案管理

檔案管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及檔案的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂檔案管理，就是操作系統中實現檔案統一管理的一組軟件、被管理的檔案以及爲實施檔案管理所需要的一些數據結構的總稱（是操作系統中負責存取和管理檔案資訊的機構）從系統角度來看，檔案系統是對檔案存儲器的存儲空間進行組織，分配和回收，負責檔案的存儲，檢索，共享和保護。從用戶角度來看，檔案系統主要是實現"按名取存"，檔案系統的用戶只要知道所需檔案的檔案名，就可存取檔案中的資訊，而無需知道這些檔案究竟存放在什麼地方。

檔案管理制度（精選11篇）

管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯。下面是小編給大家帶來的檔案管理制度（精選11篇），歡迎大家閱讀參考。

檔案管理制度1

一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。

二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可複印或借用。

四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。

檔案管理制度2

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，爲使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文

(一)凡以我局名義上報或下發的檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要檔案需由局領導審覈，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。

(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

二、收文處理

(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

(二)檔案按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據檔案內容、領導批示予以催辦。

(三)對急辦件，辦公室應立即將檔案送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。

(四)一般公文透過局內網辦理和傳閱。保密檔案一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。

三、保密檔案收發管理

(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

(二)制發檔案時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局領導審批後印發。

(三)保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自複印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。

(四)複印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所複印。

(五)借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

(六)對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、覈對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

(七)銷燬保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將檔案出賣給廢品收購站。

檔案管理制度3

1、學校各部門對學校以上檔案的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的檔案要有專人保管，並按要求定期交回。

2、收發檔案有登記。收到上級檔案後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。

3、傳閱檔案有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。

4、借閱檔案有手續。借閱祕密檔案要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。

5、繳毀檔案有清單。對清繳上來的檔案，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。

6、存放檔案有專櫃。需要繼續儲存的檔案，要設專櫃專人分類保管，存放檔案的室內要有晝夜值班人員，確保檔案管理安全。

7、祕密檔案不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。

8、上級召開會議由領導帶回的檔案，一律交文祕人員登記，保管幹部調動工作，事先要把檔案交清。

檔案管理制度4

1.技術檔案分爲“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。

2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。

3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總審覈、批准後方可領用。

4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。

5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理審覈、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。

6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。

8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。

9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。

10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。

11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審覈批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。

12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。

檔案管理制度5

1目的

爲提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。

3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。

3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

4職責

4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3檔案編制、審批、發佈的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程序檔案、管理檔案。

4.3.3人事行政部爲公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

5檔案分級分類

5.1檔案分級

5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。

5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、項目管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。

6檔案編號、標識與控制

6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔案名稱+檔案順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2檔案的標識與控制

檔案分受控與非受控兩種,在管理體系執行的有關場所應用的檔案及提供給審覈機構的檔案爲受控檔案,以編號爲受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案爲非受控檔案，不作標識;

長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作爲標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7檔案編制、審覈、批准和發佈

7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批

(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性檔案審覈由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性檔案的審覈由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

7.2檔案歸檔、發放、保管

7.2.1檔案歸檔

(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。

(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。

7.2.2檔案發放

公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

(1)管理手冊、程序檔案和公司管理檔案下發至各部門;

(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;

(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中籤名。

7.2.3檔案保管與借閱

(1)檔案保管：所有經批准發佈的檔案皆應登記編目並歸檔儲存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。

a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。

b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。

c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。

(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。

7.3檔案的更改與回收作廢

7.3.1檔案更改

(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。

(2)檔案更改的起草、審覈、批准由原檔案起草、審覈、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。

(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司檔案更改狀態按版本號爲A版(B、C、D等)/修改狀態爲0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係爲：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升爲B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。

7.4檔案的作廢與銷燬

(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案發布時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《檔案銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。

(3)各類檔案的儲存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5外來檔案管理

7.5.1外來檔案接收與歸口

(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。

(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6保密檔案的管理

7.6.1保密檔案及保密資訊在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”爲原則進行管理，祕密資訊以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

檔案管理制度6

一、總則

1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的內容，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍：適用於本廠的技術檔案的管理。

二、技術檔案的編制

1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術檔案的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

三、技術檔案的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的服務器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新服務器中的檔案，保證開發工作的可靠性。

3、設計檔案的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術檔案的歸檔

1、各相關負責人負責技術檔案的審覈和批准;技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。

3、檔案簽署分爲紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光盤簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔檔案的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。

6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術檔案的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法保持不具權限的檔案。

2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的`授權從公司服務器上下載相應的檔案進行查閱。

檔案管理制度7

1、技術檔案包括：技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1）開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

2）開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印製板圖）、產品調試記錄。

4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術檔案的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

4、各相關負責人負責技術檔案的審覈和批准。

5、技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

6、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於生產和歸檔。

檔案管理制度8

1目的

爲提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。

3職責

3.1公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。

3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.3各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.4檔案編制、審批、發佈的權責

3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。

3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度檔案。

3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度檔案。

3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度檔案。

3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。

3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。

3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。

3.4.8公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審覈，總經理批准。

3.4.9公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案審覈備案，並獲得檔案號。

3.5質量體系檔案的編制、審覈、批准、發佈，依《質量手冊》和《檔案控制程序》的規定執行。

4.定義

4.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，

4.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。

4.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）

5.工作程序

5.1檔案的分類

5.1.1檔案屬性分類

（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。

（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

（4）技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。

（5）外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、設備文檔等。

5.1.2檔案階層分類

（1)一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

（2)二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序檔案。

（3)三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。

（4)四階檔案：各記錄表單、報表等。

檔案管理制度9

爲使公司安全生產檔案管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄檔案在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

安全檔案管理目標及內容：

1、安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。

2、要對檔案的內容、份數、標題等逐一覈對，如發現不符應及時向上級報告。

3、應及時送交領導，不要擠壓。

4、應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。

5、儲存時，要保持檔案的完整性。

6、需上報的檔案必須經過負責人及法人的審覈、簽字批准後方可上報，檔案上必須詳細寫明檔案標題、主送單位、經辦人等。

7、存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。

8、存檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

9、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級檔案帶回家裏閱讀或隨身攜帶到公共場所。

10、借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和複印，不能轉借他人。

11、對於不具備存檔和存查價值的檔案應填寫《檔案銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。

檔案管理制度10

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的檔案是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。

三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。

3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考覈制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門檔案夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的檔案夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）、發文制度：

1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通資訊；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何發送檔案都得做好登記，該登記表作爲歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。

4、檔案發送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室檔案夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱透過。如有改動，以分團委辦公室最新制度爲準。

土木工程與建築學院分團委辦公室

檔案管理制度11

爲了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。

五、凡打印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。