報告的寫法及格式

報告的寫法及格式

一、綜論

（一）定義及特點

報告是下級向上級彙報工作、反映情況、提出建議、回答上級

詢問的上行公文。

從性質和內容上劃分, 報告可以分爲以下五類。

1.工作報告

這類報告在向上級機關彙報例行工作或臨時性工作情況時使

用。工作報告的目的主要是爲了讓上級瞭解下級的工作情況和動 向, 掌握全局、指導工作，建立上下級之間的正常工作關係。有的政策性和業務性較強的機關部門，工作報告還要形成一系列制度。

工作報告又可分爲例行工作報告和專題工作報告兩種。例行 工作報告主要用於定期向上級機關彙報本機關、本部門職權範圍 內的工作情況, 最常見的是年度工作報告和工作總結報告等。專 題報告則是在一重要臨時性工作完成之後或正在進行之中, 專門 就這一項工作的情況向上級機關彙報時使用。

2.情況報告

情況報告在向上級機關彙報工作中發生或發現某些情況和問

題時使用。情況報告和專題工作報告的作用差不多, 主要是爲了讓

上級機關了解和掌握有關情況及動向。所不同的是, 情況報告的 內容比工作報告更具體, 更有特定的意見。情況報告往往是就某 一突發情況, 某一問題或某一項工作、某一次會議的一部分事項 向上級提出報告。情況報告突出工作中的“情況”，工作報告則注重工作的“全過程”。

3.建議報告

建議性報告在下級機關就工作中的重大問題和事項, 專門向

上級機關提出建議時使用。這類報告的側重點在今後工作的意見 和建議上 , 所以其性質與請示接近。所不同的是建議性的報告中 提出的意見是供上級機關參考和研究的建議, 而不是請求, 上級 機關對這些建議可以答覆, 也可以不答覆。因此, 建議性報告中敘述的問題和情況要切中利弊, 突出重點、要點, 建議意見要清晰明確, 不可事不分鉅細, 意見不分大小, 都向上級機關提出報告, 以免上級機關分散精力或遺漏重要建議。建議性報告有時也隨有關檔案報送, 這類建議的正文就更簡單, 只要說明報送理由即可, 建議的內容全部在有關檔案中了。

報告或報告中的建議一經上級機關轉發或批轉, 就成了上級

機關的檔案或意見, 具有相應的權威性和約束力。

4.答覆報告

從內容上看, 也屬於工作報告或情況報告。這類報告和前面介

紹的報告不同, 它是被動報告, 即答覆上級的詢問, 彙報有關情況, 答覆內容要有針對性, 不能答非所問。

5.遞送報告

這類報告在遞送檔案、物件時使用, 因是下級對上級行文,習

慣上用“報告”而不用“函”行文。它的寫法較爲簡單, 寫清楚報送材料（檔案、物件）的名稱、數量, 結尾用“請審閱”、“請收閱”收束。

（二）寫法及要求

報告由標題、主送機關、正文、落款和日期等部分組成。

1.標題

報告的標題, 通常只寫事由和文種, 如《關於加強××建設的

報告》。也有的標題包括髮文機關、事由和文種三部分。有的報告內容緊急,則在標題中的“報告”前冠以“緊急”字樣。

2.主送機關

在標題下正文前頂格書寫受文對象，一般是上級機關或業務主

管部門。

3.正文

各種報告的正文寫法有所不同, 但一般都由報告目的、報告 內容和結尾三部分組成。開頭說明報告的目的, 用“現將有關情

況報告如下”之類的`慣用語過渡到下文。報告內容包括主要情況、存在問題、經驗教訓、今後打算等, 要根據不同種類的報告, 有所側重。結束語的寫法,綜合性報告用“特此報告”,“以上報告當否, 請指示”等, 呈轉性報告用“以上報告如無不妥, 請批轉有關部門執行”等。

綜合性報告如果是爲了全面反映前一階段工作情況和今後工 作意見, 則分爲三部分。開頭寫前一階段工作情況, 包括取得的成績和存在的問題, 中間寫基本經驗和教訓, 最後寫今後的工作打算。如果側重報告前一階段工作情況, 可着重寫工作進展情況, 主要做法, 取得的成效, 不一定要總結經驗和教訓, 今後打算要簡要, 以免喧賓奪主。如果專門報告今後工作意見, 寫前一階段情況應概括簡要, 着重寫今後做什麼, 如何做就可以了。

專題報告的正文, 如果是彙報工作的報告, 要寫清工作完成 的情況, 取得的經驗, 存在的問題和今後的意見。如果是反映某一事情的情況報告, 要寫清情況發生的經過、性質、初步看法和處理意見。如果是答覆報告, 根據所詢問的內容, 把事情交待清楚就可以了。如果是報送檔案、物件的報送報告, 則需寫清報送緣由和報送的是什麼。

呈轉性報告一般多用於業務主管機關針對工作中存在的普遍 性問題或在一定範圍內需要作出處理安排的事項向上級機關予以

彙報並提出意見, 請求上級機關以指示轉發。這樣的報告, 工作情況的敘述要簡要, 重點是分析問題, 提出工作要求、意見和辦法, 以便有關部門去做。這種報告一經上級機關批轉, 便帶有指示的性質, 受文機關須貫徹執行。

4.落款和日期

在正文後寫上發文機關和日期。