如何寫好商務報告？

如何寫好商務報告？

如何寫好商務報告

商務報告是指針對某種特殊的、有意義的商務目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質量、進展、結果、問題或提議的解決方案有關，幫助當事人瞭解複雜的商業情況，計劃進程，解決問題，使上級領導就一系列事件做出決策。

商務英語報告則是以英語語言撰寫的商務報告。按種類劃分，常見的有：事件調查報告（InvestigativeReports）、意見調查報告（Survey Reports）、週報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthlyeports）、進展報告（Progress Reports）、市場調查報告（Market ResearchReports）、可行性研究報告（FeasibilityReports）等。儘管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務英語報告總體寫作原則。本文不僅詳盡介紹了商務英語報告寫作的總體原則，還就各種寫作方法、寫作語氣和寫作構成等做了闡述。

一、商務英語報告寫作的總體原則

在撰寫商務英語報告時，應確保報告內容準確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief），結構清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡稱ABCD原則。具體內容如下：

·內容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因譁衆取寵而誇大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。

·內容簡明扼要：報告的長短一般取決於報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務英語報告時要儘量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。

· 結構清晰明瞭：用數字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目瞭然。

· 建議明確果斷：多數報告都有結論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應確保報告的結論和建議是經過充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。

二、商務英語報告的四步寫作法

在撰寫報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應先回答以下幾個問題：

· 報告的目的：爲什麼寫這份報告？

· 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什麼資訊？他（們）需要什麼資訊？

· 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些資訊？到哪裏去收集這些資訊？

· 報告的結構：如何構思報告？如何做到報告結構清晰，便於讀者閱讀？是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照？

· 報告的寫作期限：報告何時須上交？

回答完以上問題後，可以按照以下四個步驟進行運作：

1.收集資訊（Collecting

Information）：收集資訊可以採取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取資訊等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調查（Questionnaires）等手段向公司內部或外部索取資訊。此外，查閱公司的相關材料（如產品目錄、價格單等）也屬於書面收集資訊形式。

　2.謀篇佈局（Planning the

structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的資訊進行整理、分類，刪除無關資訊。然後按照資訊的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。

3.撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分，各部分的具體內容在本文第四部分詳細講解。

　4.校對編輯（Proofreading and

editing）：校對編輯報告寫作的最後一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿後應對報告進行全面檢查，檢查的具體內容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等；二是資訊，包括數據、圖表、觀點等。檢查後，應對報告進行編輯，儘量做到報告便於讀者閱讀。

三、商務英語報告的寫作語氣

一般而言，報告大多由下屬寫給上司，使用的語言多爲正式。此外，報告的內容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務信函要正式的多。在撰寫商務英語報告的過程中，可以適當多使用一些能提高語言正式度英語語法結構。

四、商務英語報告各構成部分寫作介紹

一般來說，商務英語報告的常見構成部分有：摘要（Executive Summary）、標題（Title）、導言（Introduction/ Termsof Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調查結果（Findings）、結論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個部分的內容及其寫作方法分別講解。

（一）摘要（Executive Summary）

一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導言、調查結果、結論和建議的內容總結。這部分一般是在整篇報告寫好以後再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應注意以下幾點：

· 儘量限制段落的數量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調查結果和結論、報告的建議。

· 摘要寫作的時態用一般現在時，因爲報告已經存在。如“This report shows…”屬於正確表達，而“This report will

show…”則不妥。

· 報告摘要中無需引用具體數據。可用“by and large、the vast majority、only a

few”等語言表達大概的數據或趨勢。

（二）標題（Title）

報告的標題應儘可能概括報告的內容，因爲它是整篇報告的資訊濃縮，而且標題應該準確、客觀，不應像報刊文章標題那樣爲了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例：“Report

on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive

Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。

（三）導言（Introduction/ Terms of Reference）

在導言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應該註明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調查報告應首先說明事件的經過，包括事件發生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型：

· The report examines/explains...

· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…

· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…

· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…

· Enclosed is a report about...

（四）材料收集方法（Methodology/Proceedings）

報告的這部分應說明收集資訊或資料的方法和步驟。在報告中註明提供這一資訊可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調查報告。當然並不是所有的報告都需要收集資料，因此，並非每一種報告都需要提供這部分內容。這部分內容在整篇報告所佔篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：

· A sample of workers was individually asked for their opinions.

· A questionnaire was completed by those who were surveyed in thisproject.

· The information was mainly achieved with a number of telephone calls tomanufacturers.