迎接遠方客人來訪的禮儀的內容
在公務活動中,常有遠客從外地來,需接待單位到機場車站和碼頭迎接。祕書須注意以下事項:
1、以熱情有禮、周到妥貼的態度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。
2、準確掌握客人到達時間。必須在客人下機、下車、下船之前到達機場、車站和碼頭等候客人,不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準備妥當交通工具及住宿處。客房規格應根據客人所定規格和預算進行安排,如住宿費用由客人自己承擔,則事先須瞭解客人的`要求,徵得同意後安排。
4、接應牌。機場、車站和碼頭客流量大,爲方便尋找客人,應事先製作接應牌,上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動、會議的名稱,接待單位名稱、字跡端正,字型要大,容易看清。
5、接到客人,如事先互不認識,應再覈對一下,以免搞錯,與客人見面,應表示歡迎、問候,並握手致意。接着向客人作自我介紹,還需將其他接待人員一一向客人作簡單介紹。如果對方應邀的是重要客人,應由本單位同等級別的領導迎接。當領導因故未能前往,由副級領導或祕書作代表,並向客人說明理由,致以歉意。
6、客人所帶箱包、行李,須主動代爲提拎,但不要代背女客隨身小提包。客人有託運的物體,應主動代爲辦理領取手續。
7、招呼客人上車,要讓客人先上、然後自己再上。在車上可與客人寒喧,解除客人的拘謹、緊張,並向客人介紹有關活動、會議和事務的情況,如背景資料、籌備過程,日程安排等,告之其住宿地點。也可以與客人作輕鬆、愉快的談話,如介紹本地風光,最近建設情況等。
8、到達住宿地,祕書先下車,在車門旁等候客人下車。入內辦理住宿手續,領取鑰匙,帶領客人進入客房,向客人介紹該住處的設施、服務等方面情況,詢問客人有什麼要求,察看房內設施還有何處不妥需予解決並與賓館聯繫。
9、客人安置後,祕書不要久留,儘快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時間、方法等。
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