商務禮儀接待工作內容

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商務禮儀接待工作內容

接待次序不容忽視

在接待過程當中，優先次序極爲重要，這樣才能突顯出來賓的身分和地位。接待工作的次序安排不能疏忽，無論是徒步、上下樓梯、搭乘電梯，都要做到長幼有序、男女有別，除了前後秩序，還要注意行進間的安全。

一般性原則有：前爲尊、後爲卑；右爲大、左爲小。故與長官或長輩同行時，居其後方或左方行進方合禮數。

並行次序男女二人並行時，男士應讓女士走在比較安全的一邊，即男士應走靠馬路車輛來往的一邊。但在安全狀態之下徒步時，仍應遵守男左女右之原則，男士應走在女士之左方合禮節。

三人行時，如全爲男士，則以中間位爲尊、右邊次之、左邊爲末；兩男一女同行時，應讓女士走中間以示尊重；如一男二女行，則男士應走最外靠車道位置。

多人行時，以最前面爲大，依前後秩序，越後越小。進出門口時，晚輩應先長輩上前一步，男士應先女士上前一步，負責推門或敲門。開門後，女士先行男士跟後，負責照顧。

進入座車的方法是，臀部先進入，再把腳放進去，身體和頭部最後移入。有司機駕駛的時候，是以司機的右手邊位置最小，後座三人中，右大左小。如果主人駕車，則其右手邊最大，後座的方式亦同。

上、下樓次序上樓時，客人走在前，主人走在後；女士在前，男士在後；長者在前，幼者在後。

下樓時，主人走在前，客人走在後；男士在前，女士在後；幼者在前，長者在後。

乘電梯次序進電梯，有專人看守電梯時，應讓客人先進、先出；無人看守電梯時，主人先進、後出並按住電鈕，以防電梯門夾住客人。

陪同訪客搭乘電梯時，電梯門一開，接待人員要先按“開”，一隻手做出“請”的動作，讓客人先進入；進入電梯後，應立即轉身面對梯門，避免背對客人，表示禮貌；到達目標樓層後，讓訪客走出電梯，接待人員隨後走出電梯，並指示前進方向。

待客次序迎客時，主人走在前；送客時，主人走在後。就坐時，右爲上座，要把客人安排在主人或其它陪同人員的右側。

進入會客室前，應該先輕叩門扉，待裏面有迴音再開門進入。進入會客室時，應該以右手開門進入，然後用相同動作伸手將門關上，儘量不以背部示人。進門時，如果門是向外開的，把門拉開後按住門，再請客人進。如果門是向內開的，把門推開後請客人先進。

茶點準備以小見大

茶點準備雖是小事，卻能讓來客感受到主人的細心和尊重，所以要精心準備。具體準備如下：

茶點招待的準備辦公室的茶點招待很重要。祕書應該在客人坐定後，立即準備茶點招待。客戶如果是東方人，可以以茶爲主；若是西方人，則可以以咖啡爲主。外國人通常會先問客人想喝甚麼，再去準備；東方人則以自己公司裏方便性爲主。

茶水招待的用具茶點應該用茶盤整體奉上，而非以個別的茶杯或果盤遞上。奉茶用具有紙杯、玻璃杯和瓷杯三種，特別重要的客人以蓋碗杯爲上選。

飲品選擇如果用茶包泡茶，則泡出茶湯後需要把茶包取出，不可連同茶包給客人飲用；反之，如果用茶葉泡茶，則應該用熱水砌茶，並等到茶葉沉入水中，才能端上奉客。如果是用咖啡，則無須詢問客人意見，自動以一壺咖啡或是一杯咖啡奉上，並將奶精和砂糖一併奉上，請客人自行取用。

托盤的正確用法如果多於兩位客人，則應該以整壺茶奉上，用托盤端出。此時可以不必先倒出茶來，而是將空杯放在桌上，請客人自行取用。茶盤的端法是一手扶着盤邊中間，另一手扶着盤底，緩步走進會客室或會客區，在客人左後方或右後方遞上。

奉茶的順序茶盤放入桌面後，應依桌面上客人年齡大小先行奉茶，然後再依主人年齡大小奉茶。奉茶時候，右手持茶杯中央，左手扶茶杯底部奉茶，平舉不過胸位置致意便可。奉茶完畢應該面對客人點頭致意，然後單手持茶盤至身旁，倒退兩三步再轉身離去。

換茶續杯的標準時間客人如果停留過久，應該在每隔60-90分鐘，進入會客室添茶（或咖啡）一次，續杯後儘速離去，避免打攪會議進行；超過兩小時則無須再進入添茶水，直至會間休息時再進入。

客人未曾離開之前，絕對不可大聲喧譁或是批評客人。送客時應該儘量等其完全離開視線後，才能返回崗位。送客時候，應該提醒其所攜帶或是寄放的對象，並且鞠躬致意。

參會禮儀十項原則

參與會議更應知曉參會的基本禮儀，這樣會議纔可有條不紊地成功召開。參會的基本禮儀表現大致如下：

一、尊重他人發言。對於別人的意見和看法應該給予最大的尊重，不可一意孤行，過於堅持，甚至取笑他人的想法或創意。

二、主動思考問題。成功的會議得靠與會者腦力激盪，共同參與。多一位主動者，看法差異就會減少，比較容易產生解決方案。

三、正面響應，踊躍提案。會議的進行中，參會者除了要正面響應，也要踊躍發表意見，分享資訊，適時提案，貢獻“打勝仗”的智慧。

四、堅守事實。會議中的陳述，一定要有事實依據，不可過於誇大。

五、保持彈性，堅持原則。很多人贊同“大事化小、小事化無”，對於某些原則過於放鬆，以致績效不彰，但是有些議題，必須視情況彈性調整。根據需要設定開放議題，給予適當彈性，以免議事討論陷入膠着。

六、有備而來。會議中出現的'相關數據、圖表，與會者均應事先準備，深入瞭解，這樣才能達成會議目的，提出解決議案。

七、慎選座位。會議的席次和座位有其既定的安排禮節，與會者應謹守分寸，選擇符合自己職務的位置入座，以免貽笑大方。:

八、聚精會神。這是大家最容易忽略而未確實遵守的會議禮儀。有些議事進行節奏較快，如果沒有集中精神，很容易錯失重要議事卻不自知，輕則延誤自己的工作，重則可能造成企業財務損失。

九、準時出席。“好的開始，是成功的一半”，會議能準時開始，就表示會議目的已經成功達成一半，人人準時出席，會議纔會成功。

十、注意儀容，維護形象。企業外部會議，與會者代表着公司，個人的儀態舉止就是企業形象的縮影。

“人無禮則不生，事無禮則不成，國無禮則不寧”，中國人待人接物都比較含蓄保守，但是在國際場合當中應該大方應對。在一切國際交往當中,必須嚴格遵守自己的承諾,在約會的時候不要遲到,在正式的約定中也必須兌現自己的允諾。

至於主客方如果涉及到更上層的商務談判，那麼在談判桌上就要能遵奉“贏者不全贏、輸者不全輸”的原則，達到雙贏的最高準則。無論中國商人或是西方商人對於在商場上維繫人際關係或者是人脈，都認爲是非常重要的，只是在操作的手法上會有不同。人脈資源最大的利用價值是形成一個綿密的關係網絡，並且在這樣的網絡裏面可以獲取充分的商場資訊與情報。