使用電子郵件的禮儀
現代社交中,電子郵件、傳真、QQ等網絡已經成爲商務交往過程中必不可少的網絡溝通工具。這些工具在使用中同樣要講究社交禮儀,這樣才能體現個人及企業的形象,彰顯公司的水平和實力。
電子郵件是一種利用電子手段提供資訊交換的通信方式,透過電子郵件用戶可以用非常低廉的價格,一非常快速的方式與世界上任何一個角落的網絡用戶聯繫。因此,電子郵件在傳送過程中也要講究禮儀,尤其是在商務往來中,電子郵件代表着公司的形象,彰顯公司的水平和實力。
電子郵件的使用過程中,要注意一下禮儀:
不能發送空白標題的郵件,標題要簡短並反映郵件的內容和重要性。回覆對方郵件時,可根據需要更改標題,不要RERE一大串。恰當稱呼收件者並拿捏尺度。可以以職務相稱,不熟識的情況下可用“X先生”、“X小姐”。要分清對方性別。郵件開頭與結尾要有問候語。郵件正文要簡明扼要,行文通順,注意郵件的論述語氣。合理提示重要資訊並搭配合理的圖片輔助闡述。如果有附件,應在正文提示收件人檢視附件。數目較多時應打包壓縮成一個檔案。結尾的簽名資訊不宜過多切不要只用一個簽名檔,文字要與正文相匹配。要及時回覆郵件,不就同一問題多次回覆討論。要區分replay 和reply all。正確使用發送、抄送、密送。
目前,在商務交往中,經常需要將某些重要的`檔案、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式,已難於滿足這一方面的要求。在此背景之下,傳真便應運而生,並且迅速走紅於商界。
使用的先後問題。當你有一份很長的傳真需要發出去時,而輪候在你之後的同事只需傳真一兩頁時,應讓他先用。在公司裏一般不要發私人傳真稿件。如果遇到傳真紙用完時,應及時更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障,應及時找出原因,先處理好再離開,如不懂修理,就請別人幫忙。不要把問題留給下一個同事。使用完畢後,不要忘記將你的原件拿走,否則容易丟失原稿,或走漏資訊,給你自己帶來不便。使用QQ禮儀
現在很多人的工作都在QQ上完成,那在QQ上有哪些值得我們注意的禮儀呢?
有一個QQ使用的禮儀給大家分享下:
公司新來的女同事在幾家餐館訂餐,發現不好吃,於是在公司羣裏告知大家,以後都不要到這家餐館訂餐。這本來也是件好事,但是有一位男同事不統一她的觀點,於是在羣裏反駁了一句。這下可好,兩個人在QQ羣裏展開一場激烈的口水戰。
時間持續了又十幾分鍾,羣裏沒有了動靜。但是,隨後與這位女同事同一辦公區的同事告知,兩個人私開聊天視窗又接着對罵了一個上午。最後以兩個部門的領匯出面勸阻才熄滅這場戰爭。
這顯然是不對的。工作時間不能因爲個人的恩怨而打擾到別人的工作,而且也不應在上班時間聊私事。個人的事再大也是小事,公司的事再小也是大事。這是每一位職場人士都應該遵守的法則。可見,QQ也是要講禮儀的。
QQ禮儀主要包含以下幾個方面:
辦公時間不聊私事;不羣聊不必要的內容,不發較大的圖片;跟人家QQ溝通的時候,不能太多的寒暄,要直接,明瞭爲好;不能直接發離線檔案,這樣不太禮貌;不能不經人家允許就發很大的視頻或者檔案;不能發一些不太健康的圖像以表示娛樂,因爲這反映你的品味;不明確人家在不在的情況下,就截圖發過去;QQ語言絕對反映你的言行,所以不要認爲不重要;一定要懂得回覆人家的留言。
禮儀就在細節中體現你是否尊重別人!在日常辦公活動中,一定不要忽略現代網絡溝通交流工具的使用禮儀。
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