政務公文電子郵件寫作禮儀有哪些
電子郵件自打誕生以來發展突發飛進,日新月異,得到了越來越廣泛的使用。使用電子郵件進行對外聯絡,不僅安全保密,節省時間,不受篇幅的限制,清晰度極高,而且還可以大大地降低通訊費用。
政務公文電子郵件寫作要求
1、是主題要明確
一個電子郵件,大都只有一個主題,並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當,收件人見到它便對整個電子郵件一目瞭然了。
2、是語言要流暢
電子郵件要便於閱讀,就要以語言流暢爲要。儘量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時,則最好標明出處,以便收件人覈對。
3、內容要簡潔
網上的時間極爲寶貴,所以電子郵件的內容應當簡明扼要,愈短愈好。
政務公文電子郵件發送禮儀
1、主題
主題要提綱挈領,添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容,便於收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。
在發送電子郵件時要切記千萬不要空白標題,這是最失禮的。 最好寫上來自**公司的郵件,以便對方一目瞭然又便於留存,時間可以不用註明,因爲一般的郵箱會自動生成,寫了反而累贅。 一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理;
最最重要的一點,主題千萬不可出現錯別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象,一定要慎之又慎。
2、稱呼和問候
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的迴應;最簡單的開頭寫個”你好”或者“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了,若是尊長應使用“此致敬禮”。
3、正文
Email正文要簡明扼要,行文通順,若對方不認識你,第一件應當說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重,點名身份應當簡潔扼要,最好是和本郵件以及對方有關,主要功能是爲了收件人能夠順利地理解郵件來意。
如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。最好在一次郵件中把相關資訊全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。
4、附件
如果郵件帶有附件,應在正文裏面提示收件人檢視附件,附件檔案應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內容,方便收件人下載後管理,正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時,附件數目不宜超過4個,數目較多時應打包壓縮成一個檔案,如果附件是特殊格式檔案,因在正文中說明開啟方式,以免影響使用。
5、結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊,但資訊不宜行數過多,一般不超過4行。你只需將一些必要資訊放在上面,對方如果需要更詳細的資訊,自然會與你聯繫。
政務公文電子郵件回覆禮儀
1、回覆及時
收到他人的重要電子郵件後,即刻回覆對方一下,往往還是必不可少的,這是對他人的尊重,理想的回覆時間是2小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。
如果事情複雜,你無法及時確切回覆,那至少應該及時的.回覆說”收到了,我們正在處理,一旦有結果就會及時回覆,云云”。不要讓對方苦苦等待,記住:及時作出響應,哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假,應該設定自動回覆功能,提示發件人,以免影響工作。
2、回覆要有針對性
當回件答覆問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然後附上答案。不要用簡單的,那樣太生硬了,應該進行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反覆交流,浪費資源。
3、回覆不得少於10個字
對方給你發來一大段郵件,你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字,顯示出你的尊重。
政務公文中電子郵件的寫作禮儀透過介紹電子郵件的寫作規範、電子郵件發送禮儀、電子郵件回覆禮儀等幫助公務人員掌握電子郵件的使用規範和禮儀,從各個方面體現公務人員的素質和修養。
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