電子郵件有哪些禮儀與禁忌

“我們電子郵件往來了一個上午。”瑪麗亞·卡託尼（Maria Cutrone）說道。她是一位在巴爾的摩工作的網頁設計師，現年30歲。當時，她正同一位同事合作一個項目，但兩人無法見面商議。是否應該叫客戶推遲期限以完成測試，或者他們應該把還未完全準備好的產品給客戶？“發送了10封電子郵件後，我真的沮喪至極。我們離解決這個問題還遠着呢。我得做些什麼。”

對於卡託尼來說，“做些什麼”就是把郵件抄送給他們的直屬主管。“我真的覺得這樣做是對的。我以爲，他會了解正在發生什麼，然後介入進來，做出我們無法做出的決定。結束爭論。”

這樣對嗎？

錯了。不幸的是，卡託尼的抄送行爲是自己職業生涯的一步錯着。她的同事大怒，而主管不僅能看到兩位下屬往來的'郵件內容，還認爲卡託尼的抄送行爲是一種利己和不成熟的表現。不久之後，卡託尼離開了這家公司，她表示自己因此很尷尬，但也更爲明智。

她以最好的意圖所做出的決定，在同事和主管看來卻是最壞的惡意。他們不認爲卡託尼這樣做有效率，而是具有破壞性；她並不友好，反而很小氣。

據專家瞭解，這樣的人不止卡託尼一個。在日常溝通中，電子郵件佔據了大部分——尤其是在商業領域。根據皮尤研究中心（Pew Research Center）的調查，大部分受僱的成年人（62%）在工作場所使用互聯網或電子郵件。然而，社交暗示和禮儀卻常常被忽視。

問題似乎在於，透過電子郵件溝通能夠激起最壞的競爭行爲或控制行爲。“這是一種已有的非常怪異的動態”，切麗·克爾（Cherie Kerr）表示。她是EvecuProv的創立者，EvecuProv是一個高管指導研討會系列，常常從即興喜劇中汲取靈感。她還是《禮貌還是無禮：商務人士的電子郵件禮儀》（The Bliss or “Diss” Connection： Email Etiquette for the Business Professional）一書的作者。“人們會透過電子郵件做或說自己在當面不會說或做的事情。如果面對面交談，他們絕對不會拉來上司介入；但是，電子郵件溝通無需看着對方的眼睛，這就讓人有膽量以競爭或傲慢的方式行事。”

“電子郵件剛剛興起之時，艾米莉·波斯特（Emily Post）還沒出現。”瑪莎·伊根（Marsha Egan）同意地說道。她著有《收件箱排毒及優秀電子郵件的習慣》（Inbox Detox and the Habit of Email Excellence）。波斯特是美國禮儀專家，以《社交規範藍皮書》爲所謂的“美國風範”建立起一套標準。“因此，人們得建立自己的規則。甲覺得完全沒問題的行爲，在乙看來可能會覺得無禮。也就是說，一切禮儀的基礎都是尊重。”伊根表示，卡託尼決定將老闆拉入自己與同事的分歧之中，這種行爲就缺乏尊重。

伊根和克爾以卡託尼的失誤及其他嚴重的電子郵件失禮行爲爲例，解釋了爲什麼即便是最好的意圖也會被誤讀，以及可能的話，有什麼更好的解決方式。

罪行1：當你同一位同事進行電子郵件交流時，對方悄悄地將郵件抄送給一位上司，致使衝突升級。

伊根表示，這事關尊重：“事情就是，她不夠尊重自己的同事，沒有提前告訴對方，自己要將老闆拉入郵件對話中。”克爾對此深表贊同。“如果她想要抄送給某人，應該坦承這一點，因爲這可能會反過來傷到自己。”她說道。在我沒有告知她詳情前，克爾就憑直覺清楚了卡託尼的困境。“如果她‘向更高層’彙報的行爲被同自己郵件溝通的人知道了，就會引起摩擦和不信任。坦承相待，”她說道，“並且保持優雅。”

罪行2：設定自動回覆，如“感謝您的來信。我的電郵很多，但是我會認真閱讀每一封郵件！如果方便，我會盡快回復。”

克爾和伊根都認爲這是一項禁忌。“一直使用自動回覆可能被視爲無禮和傲慢的行爲，即便你是出於好意。”伊根表示。設定自動回覆的人也許認爲，自己在很禮貌地提醒對方，可能回覆會比較慢；但是它會給人一種居高臨下的印象。“這是一種非常冷淡的交往方式，”克爾說道，“自動回覆郵件應該只在自己外出度假或無法回覆郵件的時候使用，因爲你在旅行或有什麼事！自動回覆會疏遠彼此，有誰想這樣？”

罪行3：立即跟進

想要確保同事或客戶已經收到並閱讀了自己的郵件——打電話或發送電子郵件似乎是瞭解情況的合理方式。對嗎？又錯了。“反覆跟進確認的人，”伊根嘆息道，“這種人給你發了一封電郵，10分鐘後就打電話來確認你已經收到了。”她稱之爲誘捕或“抓到你了”之舉。“這種行爲在商業中不起作用。它類似於發送郵件並致電跟進。”伊根表示，正確的禮儀應該是在發送郵件前致電說明。“讓對方知道你要發送的郵件內容和時間。”她表示，這樣對方不僅更可能做出回覆，而且更可能第一時間閱讀你的郵件。

卡託尼和伊根都認爲，尊重是底線，也是黃金法則。停下來，設身處地地想想，如果你是收件方，收到這樣的郵件會有什麼反應？你會高興嗎？會受到鼓舞嗎？或者會覺得受到了侮辱和委屈？

如果是後者，那麼請反省自身。因爲，儘管電子郵件能夠保護我們遠離可怕的面對面交流，但是它也有一定的設計缺陷，能讓使用者變得傲慢、自私甚至邪惡。

一切盡在電郵中。