接打電話時有什麼禮儀
接打電話時的禮儀細節;要正確有效地使用電話,應該做到親切文明、簡捷準確。打電話時,雖然相互看不見,但是聞聲可知其人。因此,通話時一定要客氣禮貌堅持用“您好”開頭,“請”字在其中,“謝謝”、“不客氣”結尾,嗓音要清晰,音量在適中,語速要恰當,透過聲音在對方心裏樹立良好的形象。打電話是爲了爭取時間,提高資訊交流的效率,因此交談時詞語達意簡潔,語言清晰準確,以避免誤聽。
重要的第一聲
當我們打電話給某單位,若一接通,就使對方聽到對方親切、優美的招呼聲,心情一定會很愉快,使雙方對話能順利展開。在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會對對方留下美好的印象。同樣說:“您好,這裏是XX”,但聲音清脆、悅耳,吐字清晰,同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音,會給對方留下完全不同的印象。在電話中給人印象不佳,對方對你所在的單位也會有看法。因此要記住,接電話時,應有“我代表企業的形象”的意識。
迅速準確的接聽
企業業務繁忙,一個辦公定有時往往會有幾部電話,聽到電話鈴聲,應準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒鐘,若長時間無人接電話,讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心裏會十分焦急,你所在的企業會給他留下不好的.印象。即使電話離自己很遠,聽到電話鈴聲後,應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的,這樣的習慣也是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲纔拿起話筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會十分不滿,並留下惡劣的印象。
打電話之前,應確定第一受話人、 第二受話人, 然後確定電話交談的內容,如果內容較多,應事先打個腹稿,力求表達清楚、簡練。給不熟悉的對象打電話時,要給對方以沉着、思路清晰的感覺。接通電話並確認電話號碼無誤時,應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名,當對方答 “稍候“時,應握着話筒靜候;假如對方告訴你“要找的人不在”時,切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷,應道聲“謝謝”。
打電話要簡短,長時間佔線,有可能誤事。
打完電話,不要忘記說一聲“我掛電話了,好嗎?”或者說一聲:“再見!”如果對方是長輩或領導,要等對方掛斷電話,自己才放下聽筒,表示禮貌。
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