淺談商務禮儀的注意事項及其重要性
商務會議禮儀,是召開會議前、會議中、會議後及參會人應注意的的事項,懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大的促進作用。
一、會議前
① 請你回顧一下自己的工作狀態,除了在自己工位上的時間、電話溝通的時間會多一些,還有哪種溝通方式多一些?這就是會議溝通。下面我們就來談在會議當中應該注意哪些禮儀。
② 按參會人員來分類,會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議,可以分成產品發佈會、研討會、座談會等。
③ 內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會,以及計劃會等等。
我們以外部會議爲例,講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。在會議前的準備工作中,我們需要注意以下這幾方面:
① WHEN-時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
② WHERE-地點,是指會議在什麼地點進行,要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。
③ WHO-人物,以外部客戶參加的公司外部會議爲例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
④ WHAT-會議的議題,就是要討論哪些問題。
⑤ OTHERS-會議物品的準備,就是根據這次會議的類型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
二、會議中
在會議進行當中,我們需要注意以下這幾方面:
(1)會議主持人
主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間
(2)會議座次的安排
一般情況下,會議座次的安排分成兩類:方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會議,方桌可以體現主次。
在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領導,那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,或者是比較靠裏的位置。就是說以會議室的門爲基準點,在裏側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是爲了儘量避免這種主次的安排,而以圓形桌爲佈局,就是圓桌會議。在圓桌會議中,則可以不用拘泥這麼多的禮節,主要記住以門作爲基準點,比較靠裏面的位置是比較主要的座位,就可以了。
三、會議後
在會議完畢之後,我們應該注意以下細節,才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括:
① 會談要形成文字結果,哪怕沒有文字結果,也要形成階段性的決議,落實到紙面上,還應該有專人負責相關事物的跟進;
② 贈送公司的紀念品;
③ 參觀,如參觀公司,或廠房等。
④ 如果必要,合影留念。
四、商務禮儀的重要性
隨着市場經濟的深入發展,各種商務活動日趨繁多,禮儀也在其中發揮着越來越大的作用。
1.規範行爲。
禮儀最基本的功能就是規範各種行爲。在商務交往中,人們相互影響、相互作用、相互合作,如果不遵循一定的.規範,雙方就缺乏協作的基礎。在衆多的商務規範中,禮儀規範可以使人明白應該怎樣做,不應該怎樣做,哪些可以做,哪些不可以做,有利於確定自我形象,尊重他人,贏得友誼。
2.傳遞資訊。
禮儀是一種資訊,透過這種資訊可以表達出尊敬、友善、真誠等感情,使別人感到溫暖。在商務活動中,恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任,進而有助於事業的發展。
3.增進感情。
在商務活動中,隨着交往的深入,雙方可能都會產生一定的情緒體驗。它表現爲兩種情感狀態:一是感情共鳴,另一種是情感排斥。禮儀容易使雙方互相吸引,增進感情,導致良好的人際關係的建立和發展。反之.如果不講禮儀,粗俗不堪,那麼就容易產生感情排斥,造成人際關係緊張,給對方造成不好的印象。
4.樹立形象。
一個人講究禮儀,就會在衆人面前樹立良好的個人形象;一個組織的成員講究禮儀,就會爲自己的組織樹立良好的形象,贏得公衆的贊省。現代市場競爭除了產品競爭外,更體現在形象競爭。一個具有良好信譽和形象的公司或企業,就容易獲得社會各方的信任和支援,就可在激烈的競爭中處於不敗之地。所以,商務人員時刻注重禮儀,既是個人和組織良好素質的體現,也是樹立和鞏固良好形象的需要。
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