文祕崗位所需知識

文祕在公司起着上傳下達的作用。現代社會的發展，越來越需要高素質的文祕人才，所以我們要在提高自身素質的同時要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，培養自己的工作和社交能力，按照公司的規章制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。

文祕專業知識介紹

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼說，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣纔能有效地提高文祕寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣纔有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向資訊社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裏所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動爲主動，變要我學爲我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，爲伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的`作品，全部就說明着?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成爲自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，纔會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作爲文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作爲稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

文祕必須掌握的電腦技巧

一、紅頭檔案的製作及標準

1、進行頁面設定

選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米 下：3.5釐米 左：2.8釐米 右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁眉和頁腳”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定爲“仿宋”;“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字元網格”;將“每行”設定成“28”個字元;“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字爲標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定爲“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設定爲“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定爲全形的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線;並將頁碼字號設定成“四號”;字型任意;奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。

3、發文機關標識製作

選擇“插入”——“文字方塊”——“橫排”選單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文字方塊，在該文字方塊內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文字方塊，單擊鼠標右鍵——“設定文字方塊格式”，在這裏來設定紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設定成“2cm”;寬度設定成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“進階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設定成“頁邊距”， “下側”設定成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。

選擇“文字方塊”附籤，左、右、上、下都設定成“0cm”，單擊“確定”完成。文字方塊屬性全部設定完成，單擊“確定”按鈕。選中文字方塊內的全部文字，將顏色設定成“紅色”，字型設定成“小標宋簡體”，字號根據文字方塊的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文字方塊，這樣，寬爲155mm、高爲20mm、距上25mm的紅頭製作完成。

4、紅線製作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裏進行設定。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定爲“紅色”;“虛實”設定爲“實線”;“粗線”設定爲“2.25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設定爲“15.5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“進階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“

中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

5、文號製作

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字型;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將遊標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞製作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設定爲“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

7、儲存成模板檔案

單擊“檔案”——“儲存”，“儲存類型”：選擇“文檔模板(*)”;“檔案名”：給模板命名;“儲存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“檔案”——“開啟”，找到相應的模板路徑，若模板儲存時按系統默認設定的，然後單擊“開啟”按鈕調出模板即可進行修改。

二、公文正文排版

1.依據模板建立新公文：

選擇“檔案”——“新建”——“常用”附籤，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

2.製作公文正文內容：

正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：

標 題——二號小標宋字型，居中顯示; 主送機關——三號仿宋字型，頂格，冒號使用全形方式;

正 文——三號仿宋字型;

成文日期——三號仿宋字型，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字型填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

三、用Word製作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設定爲“無填充色”，線條寬度爲2磅，顏色爲紅色，“疊放次序”爲“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容後設定字型、字號，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，並放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。並把藝術字設定成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文檔中畫出一個大小適合的五角星，並設定成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就製作出來了，要用時複製一個到目標處，是不是很正規啊!

文祕小知識

核心職能

工作管理

能依工作的輕重緩急排定優先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。

認真負責

確實達成工作職責及要求，能勇於承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人並努力改善。

主動積極

不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即採取行動加以解決，且爲達目標願意主動承擔額外責任。

顧客服務

對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。

誠信正直

爲人坦誠、確實遵守組織規定與社會規範、信守承諾且言行一致。

適變能力

對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試瞭解改變的原因並以開放態度面對，有效調整行爲且維持應有的工作表現。

問題解決

能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失並採取實際行動以排除障礙。

壓力承受

面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，並維持應有的工作表現與人際關係。

溝通協調

能視談話對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了 解，並可正確解讀、響應、釐清他人所傳達的訊息以取得共識。

工作職責

一、教學祕書工作職責：

1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。

2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。

3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，並及時進行請示與彙報。

4、負責收集撰寫整理，管理各種教學資訊和教學檔案。

5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。

6、作好各種檔案的收發，登記與管理工作。

二、生活祕書工作職責

1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。

2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。

3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。爲保證正常的教學秩序作好物質保證。

4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的彙總工作。

5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。

6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。

7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。

8、作好院資料室的收發與報刊雜誌的徵訂工作。

特性

從屬性

祕書工作不是獨立的，是從屬於領導的，是完全按領導意圖辦事的。

方圓性

一是工作圓滿,有較強的協調綜合能力;二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。

輔助性

辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠於職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。

綜合性

概括起來是“三三四四”：

第一個三是三個中心，即資訊中心、協調綜合中心和參謀辦事中心;

第二個三是三辦十項工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(資訊調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理);

第一個四是四句話，即貫通上下，協調左右，聯繫內外，綜合辦理。所以說辦公室處於樞紐地位;

第二個四是四個結論，即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。

行政文員

行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?

他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。

同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

文員

辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發)工作職責：

1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文祕、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜誌的分送。

6. 負責傳真件的收發工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13.社會保險的投保、申領。

14 .統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15 .管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

16. 接受其他臨時工作.

祕書

祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部(現人力資源和社會保障部)在其新頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義爲：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，併爲領導決策及實施服務的人員。

目前我國祕書從業人員約達2300萬人。

我國外資企業祕書分三類：

初級祕書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型爲主;

中等祕書(一般性祕書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多爲大專或本科畢業。

進階祕書(經理助理)——能起草重要的合同文字、懂法律、稅務知識，有應急處理能力，有較強的語文素養和較高的應用寫作能力。