如何寫會議通知格式
你一定接到過這樣的會議通知:
會議通知茲訂於1月20日(星期三)下午2:00在201會議室召開銷售會議,請準時參加。
****部門
這樣的通知我們經常見。沒有明確的主題、目標、成果預期、參與人,最糟糕的是連結束時間都沒有。拿到這紙會議通知的人,恐怕真的會擔心一個下午的時間都在會議室裏耗過去了。
我們經常會忽略會議邀請這個環節,認爲無非就是通知大家來開個會,沒有必要寫的那麼細,但其實會議邀請起到的不僅僅是通知的作用。一旦會議邀請發出,說明整個會議已經進入到準備期了,會議的內容、相關事宜等都要透過這個會議邀請告知大家,這不僅僅表明組織者對這次會議的重視程度,從另一個側面也說明了會議主導者對參會者的尊重。
會議通知的 7 個要件
在一個完整的會議邀請中,至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件:
1-會議時間地點
會議通知上,我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很鬱悶,同時也會爲後面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是,明確標註會議開始時間與結束時間,同時建議大家能夠提前十分鐘到達。
2-參會者
誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什麼?如果可以的話,應該在會議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會議主持,李二明-負責會議記錄,趙明洋―項目發言人等。
3-會議目的
在組織中經常召開的會議有兩類:一類是問題解決類的會議,另一類是決策類會議。其它類型的會議,如資訊收集類、研討類、報告會等,也可以採取其它方式進行,不一定非要把參與者聚集在一起。
會議的目的不同,所採取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議,與會者首先要對問題是什麼達成共識,纔可能探討相應的解決方案。同時,參會者還要具備解決問題的專業知識與技能,纔有可能達成會議目標。爲了使參與者從一開始就明晰會議的.重點,會議主題可以以問題的方式進行設定,比如:“如何在第三季度完成250萬銷售額?”
決策類的會議,在會議初始要對會議決策方式達成共識:是採取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在於,每一位參會者都知道自己的權利如何,可以最大限度的保障會議的成功進行。
4-預期成果
會議結束以後,期望的預期成果是什麼?是確定當前問題的解決思路、還是就行動方案達成團隊共識?還是建立一個流程的規範?
5-會議議題
爲了使每一個會議過程更爲聚焦,需要把大的會議主題拆分爲多個議題,會議議題的作用在於引導參會者對會議主題層層深入,以更好的提升會議的效率。
會議議題根據會議目的不同,會有不同的設定。一般來講,會把資訊分享與收集的議題放在前面,需要討論的議題放在中間,決策類的議題放在最後。在議題設定過程中,要圍繞會議目的,找出具有較高關聯度的議題,並且注意議題的先後順序。6-會議議程很多時候,參會者進入到會議室纔會看到會議議程。尤其是部門內部會議上,參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多瞭解,所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。
會議的時間、議題都要有明確的時間節點,尤其是在過程中,各個環節由誰來發言?目標是什麼?討論採取哪種形式,如果能夠在會議前就提供給參會者,大家也會有針對性的進行準備。7-提前準備的資訊參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集,會對此次會議目標達成有很大幫助。
6-會議議程
很多時候,參會者進入到會議室纔會看到會議議程。尤其是部門內部會議上,參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多瞭解,所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。
會議的時間、議題都要有明確的時間節點,尤其是在過程中,各個環節由誰來發言?目標是什麼?討論採取哪種形式,如果能夠在會議前就提供給參會者,大家也會有針對性的進行準備。
7-提前準備的資訊
參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集,會對此次會議目標達成有很大幫助。
會議通知案例分享
五月份銷售總結工作會
2014年5月31日14:00-16:00(建議大家提前10分鐘到達)
總部 201 會議室
會議目的
檢討5月份銷售達成情況,找出當前存在的問題,並制訂出解決方案;
預期成果
找到影響5月份銷售額達成的三個重要問題;
尋求合理解決方案,制訂行動計劃;
會議議程
14:00 會議開始 (5分鐘)
14:05 5月份銷售總結(5分鐘)
各片區通報情況(20分鐘)
14:30 影響銷售達成的三個問題(20分鐘)
意見彙總(10分鐘)
確定重要性最高三個問題解決方案(25分鐘)
15:25 制訂行動計劃(20分鐘)
15:45 確定會議成果
15:55 陳總總結髮言
16:00 會議結束
參會人員
陳繼偉-會議主持
韓小冰-會議記錄
陳總-總結髮言
蘇宏經理-主題發言
各片區經理-每人3分鐘發言
產品經理-參與小組討論
會前準備資料
1.各片區銷售數據;
2.新產品資料;
3.去年同期銷售數據;
4.您認爲當前最需要解決的問題。
好的會議是策劃出來的,認真準備每一個細節,會保障我們的會議圓滿成功。
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