商業信件種類及E-mail禮儀

商業信件的種類及E-mail的禮儀

商業信包括介紹信、推薦信、辭職信、請求信、謀職信、解僱信等，我們只 學習幾點通則，以介紹信、推薦信、辭職信爲例。

商業信通則商業上用的信箋是很重要的，這往往是一家公司或一個商人對另一家公司或另一個商人的第一印象。商業信箋上的公司名稱要求印得質量高，紙張也要求用高質量的證券紙，設計和佈局的選擇要能反映商業特徵——正式的還 是非正式的，老式的還是新式的，等等。商業信箋應印上公司的名稱、地址、電話號碼、註冊的辦公室地址、電傳號碼、公司註冊號碼以及董事們的姓名，寫商業信決不可用有顏色的紙。碰到下列事項最好寫信：事情有記錄的必要時；傳達新想法時；接受正

式邀請時；感謝好客的接待時；表達歉意、慰問或慶賀時；推薦別人謀取職位時。在動筆之前要想清要說些什麼，力求簡短，很少超過一頁打字紙。除了絕對私人性質的信件，一般都是打字。開頭稱呼和結尾客套，嚴格地說，一封以親愛的史密斯先生/小姐（DearMr/MissSmith）開頭的信，應以忠誠於你的'（YoursSincerly ）結束。當然寫給朋友的信結束語可以由你自由選擇。當你不清楚信件應發給哪個具體的人時，可以用“敬啓者”之類。如果對男女兩性都要稱呼，那麼可用“Gentlemen ”，寄到辦公室的私人信箋要註上“親收”。絕對私人的信，要用私人的信箋。與外國人通信，第一封回信最好按照對方來信時的落款形式給對方回信。商業信使用的語言比社交信要正規，用詞也嚴謹得多。

但是，即便是商業E-mail也該有傳統書信禮儀。

學習中國傳統書信禮儀，可以使我們在不能見面的時候，從字裏行間體現出揖讓進退。此外，雖然現在很多人都不注重書信禮儀，但在我國港臺、韓國日本以及華僑地區依然保留着最傳統的書信禮儀，掌握基本的書信禮儀不僅有助於提高個人文化禮儀素養，而且還有助於增進交流。

彭教授收到過很多韓國和日本友人或者我國港臺學者的來信，他們都非常講究書信禮儀。比如一位韓國朋友寫信中有“將命考”的字樣，彭教授問他的學生，他們都不知道這是什麼意思，其實就是一種自謙，不敢給您寫信只好給傳命的人，“將命”是指傳命的人，“考”是副手，這句話的意思是給您傳達室的人的副手，可謂謙而又謙。彭教授珍藏一封錢穆先生夫人給他的信，除了擡和闕以外，還有很多傳統的書信格式。她寫道，匆匆不及所言，並候雙安，又稱他們夫妻爲儷，這封信充分體現了傳統書信禮儀。此外我們還可以看看魯迅寫給母親的信和毛主席寫給老師的信，可以體會出中國傳統禮儀的魅力所在。

現在人寫信的機會越來越少，大多數人都用E-mail，但其實一些基本的原則比如書信的結構敬語稱呼等還是應該和傳統書信一樣的。學會寫信是一種文化素質和個人涵養的最基本體現。