祕書電話交談:商務禮儀
在公司做祕書的朋友們,一定經常透過電話來商談、詢問、通知、解決一些事情。在電話中,可以認識許多人,這些人和你並沒見面,或者見面很少,只因爲在電話中接觸得多了,因此一聽到你的聲音,就對你產生了某種印象。這種印象可能好,也可能不好。印象好,他自己可以跟你多談幾句,很順利地解決問題。印象不好,也許三言兩語就會收線。因此,雖然你面對着的只是個沒有生命的設備,然而你必須能在想像中看見遠方那個接電話的人,好像面對他那樣。
有些人做不到這點,平時對人還不錯,可是一打電話就機械、單調,甚至粗聲惡氣,像吵架一樣,叫人聽起來很不愉快。這是因爲他沒有運用想像力,不能像雙方面對面談話那般親切、有禮。
這樣的情況下,注意交談的禮儀是很有必要的',不但要學習而且要運用到工作當中去,這樣一定會爲你減少很多的麻煩。在打電話時,由於你的姿態、笑容、動作表情,對方完全看不見。因此,你的善意、親切、好感,完全依靠你的語言和聲音來表達,所以一定要注意打電話時的語音語調。
在平時,你的聲調不大好,你的語言不大講究,別人還可以看見你的態度舉止和你的面目表情。但在電話裏,一切都只有聲音,全靠聲音表達。所以你必須小心地控制你的聲調,讓你的聲調能夠溫和地、親切地、悅耳地傳達出你的友誼,同時,你的口齒也要清晰地傳達出你談話的內容。
請注意,你的口要正對着話筒,你的口脣要離開話筒大約半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,說話速度要比平時速度略微緩慢,必要時把重要的話重複兩次;提到時間、地點、數目字,一定要交代得非常仔細。
有時候,接電話的人並不是你直接要找的人,你也要用非常友好的、禮貌的態度對待。弄不好就是一個關係着公司事務的人,稍稍的差池都可能影響到你工作。拋開公務不說,在平時養成如實的習慣對身邊的朋友、親人也是有好處的。
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