檔案管理現代化建設若干問題的思考散文

檔案管理現代化是指運用現代資訊技術加強檔案資訊資源的收集、整理、開發和利用。它的基本內涵包括：檔案資訊的標準化建設、檔案資訊存儲數字化和檔案資訊利用網絡化。檔案管理現代化對推動我國經濟社會發展具有十分重要的作用。

一、檔案管理現代化建設的必要性

檔案管理現代化是檔案工作順應時代發展的需要。傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現代化步伐，適應時代需要，成爲現代檔案工作的一項重要內容，也是檔案部門順應時代發展的必然選擇。

檔案管理現代化是服務社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要爲政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成爲黨和政府連結廣大人民羣衆的橋樑紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面，做好結合文章，發揮服務效能。

檔案管理現代化是檔案事業自身發展的必然選擇。檔案事業在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發生深刻變化的情況下，檔案管理現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢，可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利於新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業持續、協調、有序發展。

二、制約檔案管理現代化建設的主要因素

認識不到位，整體氛圍尚未形成。從目前情況來看，多數地方對於檔案現代化建設的重要性、緊迫性以及複雜性、艱鉅性普遍認識不足，沒有真正擺上議事日程，進行全面規劃和組織推進。同時，由於檔案現代化建設是一項全新的工作，目前全省乃至全國都還處在摸索階段，整體環境並不成熟，還存在不少亟待解決的問題，如大範圍的統一資訊網絡平臺尚未建成、檔案資訊網絡之間不能互聯互通、各類檔案資訊資源難以共享等，這也給檔案現代化建設造成了許多困難，直接影響檔案現代化建設的發展步伐。

組織規劃滯後，投入嚴重不足。檔案現代化建設週期長，投入大，難度高，必須透過合理有效的統籌規劃、組織協調，才能逐步取得成果。目前我國檔案現代化發展規劃在總體框架、目標、措施、技術支撐、標準規範以及相關內容等方面還缺乏全面謀劃和統一部署，導致各地標準不一、各自爲政，難以保證檔案現代化建設沿着健康、穩定、有序的方向發展。同時，檔案現代化建設是一項系統工程，無論是基礎設施的配置、應用系統的使用，還是檔案資源的數字化工作，都需要投入大量的`人、財、物等資源。但由於資金問題，多數地方只能將有限的經費投入到諸如檔案館（室）庫建設、檔案保管條件改善等更爲迫切的工作中，這也是造成檔案現代化建設滯後的直接原因之一。

規範標準不統一，相關立法規範滯後。檔案工作的標準化、規範化是檔案現代化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案專業管理軟件開發缺乏整體規劃，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重不足；檔案資訊規範化管理缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準，這些都直接影響着檔案現代化建設的步伐。同時，原始記錄性是檔案的本質屬性，而在檔案管理現代化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便於修改、易於複製特性，而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用，這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題，相關法律規範的制定迫在眉睫。

複合型專業人才不足，缺乏現代化建設的人才基礎。檔案管理現代化的前提是人才現代化，要求檔案人員既要懂檔案管理，又要掌握現代資訊技術。目前大多數檔案人員還停留在收發、查找的階段，專業知識單一，普通操作型人才多，系統開發、程序維護、諮詢服務和資訊導航等複合型人才十分匱乏，在很大程度上影響了檔案管理現代化建設的質量和速度。

三、檔案管理現代化建設的對策建議

（一）樹立檔案管理現代化理念

檔案管理現代化本身就是檔案事業發展過程中的一個新課題。檔案工作要實現由傳統模式向內涵提升、素質優化、知識管理的戰略轉型，必須“強化四種意識”，“實現五個轉變”：

“強化四種意識”：強化服務大局意識。圍繞經濟社會發展的中心工作，明確主題，找準定位，選準切入點，拓寬服務面，爲各級領導決策、爲各部門工作提供全面、及時、有效的服務，在經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設中發揮積極作用。強化檔案爲民意識。現代檔案管理工作要堅持以人爲本，樹立檔案服務爲民思想。要轉變傳統觀念，客觀分析檔案利用的特點和規律，認真研究社會對檔案的需求，突破傳統的日常接待利用方式，採取諮詢服務、史料彙編、檔案展覽等方式，積極主動地提供檔案利用。同時，要加快實現檔案檢索查閱的公開化、網絡化，爲社會提供更多更好的檔案文化產品。強化法制意識。檔案利用工作的政策性很強，哪些內容可以公開，哪些不宜公開；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必須根據不同對象和不同利用目的區別對待，嚴格按照保密規定和有關規章去操作。要強化法制意識和規範化意識，按照《保密法》、《檔案檔案整理規則》和《檔案工作規範化管理》等法規規章的要求，落實電子檔案在形成、收集、保管、利用、安全等各個環節的工作，逐步建立現代化的檔案管理制度。強化現代化管理意識。計算機網絡技術的發展使檔案資訊處理手段有了質的飛躍。因此，必須樹立強烈的檔案管理現代化意識，實現資訊收集、存儲、加工、傳輸諸環節的智能化、網絡化，以適應新時期檔案管理工作的需要。

實現“五個轉變”:從主要服務於政治的封閉保守型向既服務於政治又服務於社會大衆的開放型轉變;從重視檔案收集保管向重視檔案利用服務轉變;從傳統手工管理方式向以計算機管理爲主的智能管理方式轉變;從側重檔案實體管理向側重檔案資訊資源管理轉變;從主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治檔轉變。透過上述變革，走新型檔案工作發展之路，大力推進檔案服務利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結構多元化和檔案基礎工作資訊化，構建一個管理體制優、基礎設施好、資訊化程度高、服務功能全，與經濟社會發展相適應的現代檔案事業體系。

（二）抓好日常管理的規範化、標準化工作

檔案管理現代化首先要實現標準化、規範化，沒有標準化、規範化就沒有現代化管理。

抓綜合管理：就是將各門類各種載體的檔案，作爲一個整體實行統一的管理。這是有效保護檔案，充分發揮檔案整體效益的重要措施，是檔案管理規範化、科學化、制度化的基礎。

抓全程管理：在制定規範上，要明確檔案材料的歸檔範圍，並加強指導，及時反饋，避免不規範的歸檔材料產生；在檔案收集上，明確制度規範，克服工作中的隨意性和盲目性；在整理分類上，要採用科學方法，將各種複雜的檔案材料進行合理的分類。

抓標準化管理。檔案標準化透過制定和貫徹各種標準、規範，使檔案現代化建設有了統一科學的準則和依據，在檔案現代化建設中，資訊的共享和網絡的溝通更依賴於統一的標準和規範。要按照《檔案檔案整理規則》和《檔案工作規範化管理》的規定，根據電子檔案接收、保管、利用的技術方法，在日常工作中抓好電子檔案收集、鑑定、著錄、歸檔等的標準化管理工作。

（三）加強檔案管理軟硬件環境建設

硬件建設，是檔案事業發展的基本保障；軟件建設，是發揮檔案作用的重要抓手。硬件和軟件，好比是檔案事業發展的“兩條腿”，少了哪條“腿”，檔案事業都難以健康發展。

大力加強檔案現代化基礎設施建設。全面推進檔案館和檔案室計算機和網絡技術應用，提高應用計算機管理檔案的普及率，計算機及配套設施逐步統一；加強檔案館內部局域網建設，與政府電子政務外網（政務辦公網絡平臺）聯通，併力爭實現一、二級立檔單位檔案專網聯通；推進檔案館資訊化基礎設施建設，完成檔案數字化工作，充分發揮檔案館室的各項功能和作用。

做好檔案管理軟件系統開發利用工作。檔案管理應用系統建設要遵循“規範、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧資訊技術發展趨勢。要加快普及應用文書檔案一體化管理軟件系統，保證檔案資訊交換和爲實現檔案資訊資源共享創造條件；要加強檔案資訊建庫入網工作。把檔案數據庫作爲重要資訊資源，納入政府電子政務總體格局中，逐步構建檔案文獻數據庫；要充分利用和發揮互聯網網站的作用，使檔案網站成爲宣傳檔案工作、開展檔案資訊服務的視窗；要積極促進檔案資訊資源共享。以檔案局（館）網站爲主體，利用統一的網絡出口與其他地區檔案網站連結，形成方便快捷、四通八達的檔案工作資訊網。

（四）注重檔案管理人員素質的提高。現代資訊技術對檔案事業的影響愈來愈大，爲了滿足檔案管理現代化的需要，必須建設一支高素質的檔案管理隊伍。主要途徑包括：

培養高素質的複合型人才。資訊時代檔案工作的特點要求檔案管理人員既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平及合理的知識結構。應該着重在提高檔案工作人員的管理、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫，培養高素質的“通才”。

抓好檔案工作人員的在職培訓。抓好檔案人員的培訓和繼續教育，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時瞭解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代資訊技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構，提高整體水平。

合理配置人才，優化人才結構。要將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案工作人員進行科學整合，形成合理的人才結構，使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，充分發揮各類人才的整體優勢，

檔案管理現代化是一個不斷創新、發展的課題。如何順應時代發展的需要，加快推進檔案管理現代化建設，提高檔案工作服務社會主義和諧社會的能力，值得我們檔案工作者深思。