民辦高校人事檔案管理建議論文
摘要:當前,我國民辦高校的人事檔案管理存在師生比例較大,從業人員構成相對較爲複雜,教職工流動性大等特徵,針對這些問題,各大民辦高校採取了不同的對策進行改進,下文就對其進行詳細的分析。
關鍵詞:民辦高校;人事檔案;管理;現狀;對策
近年來,我國民辦教育事業迅猛發展,尤其是民辦高校迅速興起,數量不斷增多,成爲我國教育不可或缺的重要力量。但要實現可持續發展必須要做好檔案管理共工作,因此,在當前形勢下要採取有效對策加以改進。
1當前我國民辦高校檔案管理的現狀與問題
1.1師生比例大
受到投資主體性質的區別,對目標利益追求的差異,民辦高校的師資、管理人員的組織構成與公辦高校存在一定差異,對管理成本控制相對更加嚴格。從目前我國民辦高校的師生情況來看,比例約爲1:30,約爲公辦高校的三分之一。
1.2從業人員的組成相對較爲複雜
民辦高校的師資隊伍是專職與兼職並存,而且專職人員還分爲完全歸屬民辦院校管理與退休的公辦教師兩類,而兼職的則分爲代課教師與從外界聘請的技術類人才,學院根據規定給予報酬。
1.3職工的流動性較大
與公辦院校相比,民辦院校的辦學質量與社會認可度比較低,其成因較爲複雜,但與教師的素質及教師隊伍的穩定性必然存在較大的關係。當前,在民辦高校人事管理上一直存在着“來去自由、雙向選擇”的標準,這增加了流動性。儘管有勞動合同的制約,但在具體的操作上合同往往形同虛設,很多職工往往由於需求無法滿足而說走就走。
2解決當前民辦高校人事檔案管理問題的有效對策
從上文的分析中我們不難看出,當前我國民辦高校人事檔案管理中仍然存在着諸多問題亟待完善,下文就對其進行分析,並提出有效的解決對策。
2.1學校領導要給予其足夠的重視
近年來,教育體系改革不斷深入,民辦高校迅猛發展,人事檔案管理模式也發生了根本性的轉變,從過去的被動式轉爲當前的主動式管理模式,但是從實際情況來看,各大民辦高校卻缺乏專職的人事檔案管理人員,多數都是由人事部門的人員兼職完成的。在部分高校內甚至沒有專業的檔案庫房,導致檔案工作混亂。人事檔案是關係到教職工諸多資訊的重要資料,也是考覈、提升的重要依據,這就要求領導給予足夠的認識,要在機構的設定與人員編制上給予充分的保證,將經費落到實處,根據實際情況添加硬件設備,提升整體的水平,促進院校人事檔案管理水平的提升。
2.2建立並完善現有的人事檔案規章制度
規章制度的建立與完善是檔案工作順利開展的基礎,也是提升效率的重要保障,相對於公辦院校而言,民辦院校的人事結構較爲複雜,而且流動性較大,這就要求民辦院校要根據實際情況建立一套相對完整的.人事管理規章制度,加強對人事檔案的管理,做到職責明確到人。除此之外,檔案的管理必須要做到歸類明確,井然有序,條目清楚,便於查找,提高資訊的準確性與權威性,爲民辦院校的人事管理提供更加有力的依據。
2.3加強檔案細節的管控,爲科學管理奠定基礎
2.3.1做好建檔的工作
檔案的建檔要排除人員情況的限制,一切人員等同視之,凡是與學校簽署合同的人員,一律要按照要求交驗並提供必要的資料,建立完整的個人檔案。這些個人資料包括:交驗學歷、學位、身份證、職稱等證書原件並提供複印件;交驗勞動合同並提交複印件;填寫相關表格等等,做到一人一檔,人人有檔。
2.3.2及時補充與完善個人材料
今天很快會成爲明天的昨天,因此,一個人現在所經歷的生活很快就會成爲你過去,成爲歷史,也就是檔案所記錄的內容,因此,作爲新時期的檔案記錄人員必須要隨時補充個人資訊,這是對歷史事實“節點”的補充,所補充的內容應包括學歷、職稱、職務、的變換,在職期間的獎懲情況與考覈的成績等等。個人檔案的補充過程就是完善的過程,從而更爲完整客觀地反映個人的真實情況。
2.3.3加強對檔案材料的篩選、甄別與分類工作的管理
這一過程就是一個歸檔的過程,對現有的檔案材料進行分類處理,便於查詢與儲存。從一般的程序來說,任何個人的材料進入到檔案都需要經過仔細的甄別,將有用的資訊儲存,將沒用的資訊刪除,將假的資訊去掉,保留有價值的真實資訊,這是尊重歷史的行爲,也是對當事人的一種義務。在民辦高等院校中保持這種服務態度十分重要,同時這種精益求精的工作精神也不可或缺,這可以提升檔案的準確性及其權威性。除此之外,檔案的歸檔工作還必須要遵循條例清楚,表裏如一,規範等要求。隨着技術的提高,檔案的種類也在不斷增多,除了傳統的紙質檔案,電子檔案數量在不斷增多,這就要求相關人員及時將重要資訊錄入電腦,建立起個人基本情況的電子檔案,以方便查找與使用。
2.3.4提高檔案的利用效率
追根究底,儲存檔案是爲了後期的使用,個人檔案是對個人歷史的如實記錄,它不僅記載一個人的成長與成熟的過程,也是對一個人的能力、學識與水平提升的重要體現,是一個人品德、素養改變的記錄過程。更是組織考察、選用、使用人才最原始、最權威、最準確的資訊與依據。檔案是有生命的,其運用的過程就是發揮其能量的過程。但檔案的利用必須要遵循一定的規章程序,要在一定的指導下進行,否則將會造成諸多不可挽回的損失,人事檔案的存在也就失去了其最重要的意義。
3結束語
從上文的分析中我們可以看到,當前的形勢下,民辦高校與公辦院校受到諸多因素影響,仍然存在諸多差異,不論是社會的認同度還是發展趨勢都有一定的區別,這也在一定程度上爲民辦院校的人事檔案管理提出了更高的要求,因此,新時期民辦院校的人事檔案管理工作必須要不斷做出調整,提高其規範化,改進其管理水平,爲民辦高校的發展奠定基礎。
參考文獻
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