Office辦公文祕使用技巧

辦公自動化已經成爲現在文祕最普遍的工作之一，下面給大家介紹Office辦公文祕使用技巧，歡迎閱讀!

Office辦公文祕使用技巧

數字格式批量轉換

在完成一篇報告後，才發現其中最有說服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。爲了讓這些數字達到醒目的效果，可以爲它們設定一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框，將遊標定位在“查找內容”框中，然後單擊“進階”展開對話框，再單擊“特殊字元”並選擇“任意數 字”，這時“查找內容”中會自動顯示爲“^#”。將遊標定位在“替換爲”框中，然後在“特殊字元”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接着單擊 “格式”爲數字設定一些特殊格式，比如字型加大、文字加粗以及特殊顏色等。最後單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數字都改變的。

查找對話框中的快速鍵

執行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，會發現對話框中的許多項目之後都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快速鍵了，不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是開啟進階選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

另外，在office2003中進行查找/替換時，我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然後再回到查找/替換對話框中繼續操作，一般都是透過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

在最後一次搜尋結果中快速瀏覽

當你搜尋完畢，退出查找對話框後，如果想回過頭看看剛纔的搜尋結果，這時不用再開啟查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜尋結果中快速瀏覽了。

　高亮顯示所有搜尋出來的結果

爲了讓搜尋出來的結果更醒目，可以讓搜尋的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該範圍找出的項目”就可以了。

替換時巧妙保留書籤

假設在word中有這麼一段文字：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書籤，括號是爲了讓大家看的清楚，真實文字中並沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那麼書籤 也會隨之丟失。大家在定義書籤時，將人名前後的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　使用圖片替換文字

有時我們可能想用圖片來替換某些文字，比如，你可能想用公司的圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可透過下面的步驟來實現：

第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入要替換的文字，在“替換爲”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

快速找出word中的域

爲了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了。可以透過查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

第一步：確定域代碼爲開啟狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然後連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　巧用替換批量設定文檔格式

在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式，不用一個一個設定，用替換功能很快就能完成。

第一步：找到要設定格式的第一個術語或關鍵詞(如：“虛擬現實”)，設定它的大小、字型、顏色等格式。選中設定好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它複製到剪切板上。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實”，在“替換爲”中輸入“^c”，然後單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實”一詞，就被設定成統一的格式了。