醫院檔案管理規章制度範本

醫院檔案管理規章制度

醫院檔案管理規章制度範本

在快速變化和不斷變革的今天，制度起到的作用越來越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定製度呢？以下是小編幫大家整理的醫院檔案管理規章制度範本，僅供參考，歡迎大家閱讀。

醫院檔案管理規章制度1

爲了規範醫院的檔案管理，提高檔案質量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發利用。結合本院實際情況，特規定如下。

1、檔案工作人員設定

1.1檔案室歸院辦管理，設專職檔案員（2～3）名，負責指導各科檔案員工作，以及醫院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。

1.2各職能科室設立兼職檔案員1名，負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。

2、檔案歸檔

2.1凡反映醫院各項工作活動，具有查找利用價值的檔案資料，均應按要求歸檔。

2.2立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規律和特點，區別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內檔案的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫院活動的全貌，便於保管和利用。

2.3歸檔案卷題名、卷內檔案目錄及立卷人、立卷時間均應填寫清楚，案卷標題要簡明確切，保管期限準確，裝訂要齊整、牢固。

2.4科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。

2.5各科室檔案員於每年4月底前根據《房山區第一醫院保管期限表》的內容，將本科室上一年度的檔案進行整理立卷並移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。

2.6根據醫院院志續編工作的要求，各科室檔案員於每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。

3、檔案保管

3.1檔案庫房內的檔案材料，要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號，櫃架要排列有序。

3.2調閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，儘量減少檔案的機械磨損。

3.3建立和完善全宗卷，並做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統計工作。

3.4定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、複製或作其它技術處理。經常檢查庫房內的溫溼度，及時採取各種措施把溫溼度控制在標準範圍內。

3.5檔案庫房要保持清潔，庫房內嚴禁吸菸，不得存放與檔案管理工作無關的物品。

3.6按照標準配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設施。

3.7檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關人員責任並予以相應處罰。

4、檔案保密

4.1檔案保管員必須有嚴格的保密觀念，認真執行《保密法》和《保密守則》，不得泄漏檔案機密。

4.2及時按照上級有關規定調整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批准手續，要正確處理利用和保密的關係。

4.3嚴格遵守檔案的銷燬審批制度，銷燬檔案時要有專人負責，並在指定地點銷燬。

4.4檔案庫房門窗要堅固，保管設備要符合保密要求。

5、檔案借閱

5.1借閱者查閱檔案，要在閱覽室進行，一般不外借。需要借出或查閱涉祕檔案，必須經主管領導批准，辦理借閱手續。

5.2借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，並經主管院領導審批。

5.3借閱者要愛護檔案，不準在檔案資料上加註、勾劃、塗改、摺疊，不得抽拆檔案。

5.4借閱者未經檔案保管員允許，對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、複製等。凡經允許摘錄、複製的，必須經檔案保管員審查覈對。

5.5歸還檔案時，檔案保管員要認真檢查檔案是否完好，及時做好歸還登記，並形成檔案利用效果。

醫院檔案管理規章制度2

檔案保管權限、期限與類型

1、檔案保管權限

1.1財務部檔案由財務部儲存；

1.2人事部檔案由人事部儲存；

1.3醫院證、章、信由院長指定負責人儲存；

1.4其它各類檔案由辦公室儲存。

2、檔案保管期限

2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

2.2醫院證、章、信及相關檔案資料屬永久儲存檔案。

2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗等原件屬永久儲存檔案。

2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久儲存檔案。

2.5普通文檔保管期限爲3年至5年。

2.6保密文檔須於失效當日即刻銷燬。

3、文檔的儲存形式：

3.1文字性普通文檔分爲文字與電子兩種方式儲存。

3.2計算機存儲的涉密檔案應採取加密保護措施，檔案密碼由指定的檔案保管人設定，並須將該檔案路徑及密碼報院辦公室備存，並保證其真實性。

3.3機密文檔以書面或實物形式儲存。

4、檔案類型

4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，複印件；法定代表人身份證（護照）（複印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃彙總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（複印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同檔案；其它應歸檔保管的檔案、資料。

4.2人事檔案，包括：全院員工個人資訊資料（花名冊）；勞動合同及保密協議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考覈相關資料；其它應歸檔保管的檔案、資料。

4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須儲存文檔。

4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協議及維修聯繫方式；設備執行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應儲存的設備資料。

4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

檔案查閱與複製

1、院長有權查閱醫院所有檔案。

2、病區、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。

3、其他員工因工作需要應經過審批後可借閱有關檔案。

4、文檔查（借）閱應在辦公室進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

5、查（借）閱或複製除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批，並進行相關登記。

6、查（借）閱或複製財務檔案、人事檔案須由院長審批。

檔案的銷燬

1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷燬計劃及清單，由辦公室負責人審覈無誤後報院長審批。

2、院長審批同意銷燬計劃後，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷燬過程，並進行簽字確認。

3、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在有關目錄中註銷。

醫院檔案管理規章制度3

一、醫院所有檔案、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規範管理。

二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關檔案（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。檔案傳閱完畢後，統一由辦公室儲存，相關科室儲存複印件。

三、醫院發文程序是：各承辦科室根據院領導批示意見起草檔案，檔案起草後，按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對後交辦公室把關，並統一編號，統一印製。凡未經分管領導或院長簽發的檔案，辦公室不予編號；檔案印製必須規範、清晰、整潔，蓋章後，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔儲存。

四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規範，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的檔案要妥善保管，不得隨意丟放。印製涉密檔案、材料過程中形成的`廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷燬。

五、辦公室要對所有檔案、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔儲存。外出開會或從上級機關帶回的檔案，及時交辦公室專人進行登記入檔儲存。未經辦領導允許，各股室不得擅自複印、摘印涉密檔案和資料。

六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的範圍及用途，經院長或分管領導批准後方可查閱。本單位人員查閱檔案檔案時，要透過辦公室查閱，閱後及時歸檔。

七、嚴格遵守保密紀律。各種祕密檔案、檔案、統計資料、編制資訊、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守祕密。需銷燬的檔案資料，要進行清理登記，透過一定方式徹底銷燬。

八、對違反保密紀律，丟失檔案檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重後果的，要追究其法律責任。

醫院檔案管理規章制度4

爲全面反映醫院歷年經營和管理工作的內容，妥善完整地儲存各類重要檔案、資料，加強檔案管理工作的規範化、標準化、程序化，制定本制度。

1、適用範圍

本制度適用於醫院各類檔案的管理。

2、職責部門

2.1院辦（人事行政部）負責院級檔案檔案的管理工作。

2.2部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接並通知院辦（人事行政部）負責人。

2.3院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

2.4部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

2.5機密檔案借閱、所有檔案的複製及銷燬申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

3、檔案收集、歸檔

3.1凡醫院繕印發出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批覆請示、轉發檔案等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文複印件按規定由收文部門各自歸檔。

3.2各部門處理完畢或批存的檔案材料，由部門文祕集中統一整理、歸檔。

3.3一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的檔案、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

3.4部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

3.5醫院召開的工作會議檔案由院辦（人事行政部）收集、歸檔，並由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。

3.6醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將檔案歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

4、檔案立卷

4.1檔案管理員應使用檔案盒（或檔案夾）根據檔案類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案櫃中。

4.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

4.3案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

4.4案卷類目名稱需根據4.3款標準，採用標黑一號字型打印，粘貼於檔案盒（或檔案夾）左側距頂部3釐米處。

4.5歸檔的檔案資料須按年度分別立卷，立卷必須覈對歸檔檔案的完整性、準確度，對存在缺陷的檔案資料要責成有關人員收集齊全後再行立卷歸檔。

4.6歸檔檔案應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和複寫紙複寫。

4.7部門（科室）經辦的檔案原則上應於收、發文後一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部檔案資料的立卷歸檔工作。

5、檔案目錄編制

5.1檔案檔案編號原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2爲醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4爲兩位數年份號，B1B2爲部門（科室）代字（大類）號，C1C2爲檔案類型（小類）號，D1D2爲兩位數檔案序號。以上代字爲漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部爲經辦部門，歸檔檔案類型爲2006年的通知，是此卷中的第7份檔案，則檔號爲：JX06-XZTZ-07。

5.2檔案管理員應在檔案盒（或檔案夾）首頁位置設立《檔案目錄》。

5.3所有歸檔檔案必須在首頁面右側用口取紙標記檔案編號，並按順序將檔案資訊登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

5.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、檔案編號、檔案標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備註等項目。

6、檔案保管權限、期限與類型

6.1檔案保管權限

6.1.1財務部檔案由財務部儲存；

6.1.2人事部檔案由人事部儲存；

6.1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人儲存；

6.1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）儲存。

6.2檔案保管期限

6.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

6.2.2醫院證、章、信及相關檔案資料屬永久儲存檔案。

6.2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗等原件屬永久儲存檔案。

6.2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久儲存檔案。

6.2.5普通文檔保管期限爲3年至5年。

6.2.6保密文檔須於失效當日即刻銷燬。

6.3文檔的儲存形式：

6.3.1文字性普通文檔分爲文字與電子兩種方式儲存。

6.3.2計算機存儲的涉密檔案應採取加密保護措施，檔案密碼由指定的檔案保管人設定，並須將該檔案路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，並保證其真實性。

6.3.3機密文檔以書面或實物形式儲存。

6.4檔案類型

6.4.1行政檔案，包括：

營業執照正、副本，複印件；

法定代表人身份證（護照）（複印件）；

對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；

各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；

各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；

院級會議的會議紀要、決議；

醫院年度（季、月、周）工作計劃彙總表；

《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；

購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（複印件）等車輛管理檔案；

對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同檔案；

其它應歸檔保管的檔案、資料。

6.4.2人事檔案，包括：

全院員工個人資訊資料（花名冊）；

勞動合同及保密協議；

考勤打卡數據；

工資、社保等薪酬相關資料；

招聘表格、人才庫等相關資料；

員工績效考覈相關資料；

其它應歸檔保管的檔案、資料。

6.4.3財務會計檔案，包括：

各類審計帳冊及報表；

各類會計帳冊及報表；

固定資產資料；

其它須儲存文檔。

6.4.4藥械設備檔案，包括：

設備臺帳；

設備出廠合格證、使用說明書；

設備安裝、調試、驗收報告；

設備保修卡、保修協議及維修聯繫方式；

設備執行維修、保養記錄；

設備更新改造記錄；

設備管理制度；

其它應儲存的設備資料。

6.4.5醫療檔案，包括：

檔案內容由醫療管理部門提供。

7、檔案查閱與複製

7.1總經理有權查閱醫院所有檔案。

7.2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。

7.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。

7.4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

7.5查（借）閱或複製除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，並進行相關登記。

7.6查（借）閱或複製財務檔案、人事檔案須由總經理審批。

8、檔案的銷燬

8.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷燬計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審覈無誤後報總經理審批。

8.2總經理審批同意銷燬計劃後，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷燬過程，並進行簽字確認。

8.3銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在有關目錄中註銷。