物業公司檔案管理規章制度
在日常生活和工作中,人們運用到制度的場合不斷增多,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。想必許多人都在爲如何制定制度而煩惱吧,下面是小編整理的物業公司檔案管理規章制度,歡迎閱讀與收藏。
物業公司檔案管理規章制度1
1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職檔案存檔、註記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,檔案櫃要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類檔案編目錄索引,檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、複印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,並保留追究其法律責任的權利。
物業公司檔案管理規章制度2
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統一存放在客戶檔案檔案櫃內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的檔案擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄後按樓層裝入檔案盒內存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出,經客務部經理批准後在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改,客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理,由客務主管設定客戶檔案管理系統,將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和資訊傳遞。
物業公司檔案管理規章制度3
一、制度內容
爲做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶資訊系統,而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上資訊。因此,爲充分利用客戶資訊並管理好這些資訊,特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用範圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶裝修工程檔案
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯絡資料
7.緊急事故聯絡人的資料
8.客戶與管理處往來檔案
9.客戶違規事項與欠費記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序
四、注意事項
1.及時上行下達客戶與管理之間的'知識、報告、通知、通報,傳送檔案應及時、準確,認真地登記並製作各種表格。
2.協調與客戶之間的關係,加強橫向溝通;
3.做好與客戶有關各類檔案的檔案工作,並定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話,及時聯繫修復。
物業公司檔案管理規章制度4
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的資訊收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一儲存,建立統一目錄,同時建立電子檔備份。各類資訊詳細排列,以便查閱;
3、客戶資訊檔案的內容包括:業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更,保證資訊的準確性;
5、業主檔案資訊應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關人員查閱,以保護業主的隱私,維護公司良好形象;
6、爲確保文檔安全,檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久儲存,及時與業主溝通,及時變更業主資訊,保證其準確性。
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