學校會計檔案管理制度（精選5篇）

學校會計檔案管理制度

學校會計檔案管理制度（精選5篇）

在現在的社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編精心整理的學校會計檔案管理制度（精選5篇），歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

學校會計檔案管理制度1

一、總則

會計檔案是經濟活動的歷史記錄，是總結經驗教訓進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據。爲了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本校實際情況，制定本制度。

二、會計檔案管理部門

1、學校財務部門負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。經財務處領導研究決定，學校財務處會計檔案的具體管理工作由財務處辦室負責，財務處辦公室檔案管理員負責會計檔案和相關材料的保管。檔案室要具備防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。

2、檔案管理員要做到會計檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

三、會計檔案歸檔的範圍

1.會計憑證包括原始憑證、記賬憑證;

2.會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

3.財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

4.其他會計資料,包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、會計檔案鑑定意見書及其他具有儲存價值的會計資料。

採用電子計算機進行會計覈算的，應當儲存打印出的紙質會計檔案，具備儲存條件的，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作爲會計檔案儲存。

四、會計檔案的整理

財務處檔案管理員按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

1.會計憑證。

（1）按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，按每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啓用表→帳戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

（2）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（3）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（4）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（5）會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

五、會計檔案歸檔保管和移交

當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可由財務處各科室會計檔案臨時保管一個月,再移交財務處檔案員保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經財務處長同意。財務處臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

1、財務處各科室每年形成的會計檔案都應財務處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊，整理立卷，編制會計檔案案卷目錄。

2、一月之內的會計檔案暫由財務處科室保管（每月要向財務處檔案管理員交案卷目錄一份），期滿一月的會計檔案、應由財務處各科室移交清冊交財務處辦公室統一保管，財務處檔案管理員按期點收，財務處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊。

3、移交會計檔案要有主管領導參加，清點後由主管領導及交接三方在移交清冊上簽名蓋章。

4、單位之間交接會計檔案的交接雙方，應當辦理會計檔案交接手續。

5、財務處檔案管理員對所保管的會計檔案應建立“會計檔案保管清冊”，並負責登記。

6、財務處檔案管理員接受保管的會計檔案，原則上應保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的'，應會同原財會人員共同拆封整理，以分清責任。

7、會計檔案一經歸檔，其保管、借閱、銷燬均有財務處按檔案管理辦法執行。

8、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時採取措施進行處理。

9、各種會計檔案的保管期限要按規定執行。

六、會計檔案的調閱

1、因工作需要調閱會計檔案時，本單位人員須經會計主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時要經本單位處長及單位領導批准。無論本單位人員還是外單位人員，調閱會計檔案必須填寫會計檔案調閱登記薄，要詳細登記調閱日期，調閱人員的姓名和工作單位，調閱理由、數量、內容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

2、查閱會計檔案人員不得私自在會計檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換，否則承擔法律責任。

3、調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要複製的要經過本單位處長或校長批准方可複印，複印件必須加蓋我校公章方能生效。

4、經批准借閱的會計檔案，應限定歸還的期限，並由會計檔案管理人員按期收回。

七、各種會計檔案保管期限

會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩類。定期保管期限一般分爲10年和30年。

八、會計檔案的銷燬

1、財務處編制會計檔案銷燬清冊,列明擬銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷燬時間等內容。

2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

3、財務處負責組織會計檔案銷燬工作,並與有關單位共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷燬前,應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷燬後,應當在會計檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷燬還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由財務處和有關單位共同派員監銷。

九、附則

1.本制度自2021年3月1日之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

2.附表：財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表。

學校會計檔案管理制度2

學校財務會計檔案和學校校舍財產檔案是學校檔案管理的重要組成部分，爲使學校資產管理工作規範化、制度化制定本管理辦法。

1、學校檔案資料包括建築、場地、綠地、消防等能反映校舍現狀的有關資料及相關檔案。

2、校舍資料應隨學校建設的發展而變化，做到資料與實際情況相符合。凡是新建改擴建的項目必須對原資料進行補充或更改，如建築平面圖、水電圖等。

3、建築檔案必須有專人負責收集，做到內容齊全、不遺漏，並及時歸檔。

4、校舍資料屬學校永久性儲存資料，應按制度借閱，不得隨意銷燬。5、按照《會計檔案管理辦法》規定，會計人員應對當月的會計憑證進行全面整理，記賬憑證按編號順序排列齊全，裝訂成冊，並填寫封面及背脊，說明年度、月份起訖日期，憑證種類，起訖號碼，並由裝訂人在裝訂線封籤處蓋章。對會計憑證類，會計賬簿類，會計報表類和其他會計資料類等，按時分類立卷歸檔。

6、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚，案卷標題確切簡明，卷內應有次序的編頁碼，歸檔案卷要編制案卷目錄一式數份，交接時雙方根據目錄清點核對並履行簽收手續。

7、認真做好校舍資料統計工作，對各種資料的改進、補充須附說明。

8、資料管理人員做到規範化整理立卷，由檔案部門集中統一管理，有關部門借閱須按規定辦理登記手續，發現短缺及時查找。

9、資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防黴等保護工作，確保資料完好無損。

學校會計檔案管理制度3

爲了加強會計檔案的管理，提高科學管理水平，更好地爲社會主義經濟建設服務，根據《普通高等學校檔案管理辦法》和《中華人民共和國會計法》的法律、法規，制定本制度。

一、會計檔案指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計覈算材料。它是記錄和反映本單位經濟業務活動的原始記錄，具有重要的憑證、參考作用和史料價值。

二、財務會計部門形成的會計檔案，從會計年度(公曆1月1日起至12月31日止)終了之日起，保管一年期滿後，由財務會計部門編制移交清冊移交綜合檔案室保管。

三、檔案室接收的會計檔案，必須符合下列要求：

1.會計覈算材料必須齊全、完整;

2.會計材料必須分類整理、立卷、裝訂成冊;

3.案卷必須有統一製作的封面，並將封面和卷脊上的項目填寫清楚;

4.會計檔案按分類體系排列上架，存放有序，便於查找和利用。

四、會計檔案原則上保持原卷冊的封裝。個別卷冊確需拆封重新整理的'，應當會同原財務會計部門和經辦人共同進行，以分清責任。

五、檔案室應編制必要的會計檔案檢索工具，積極提供會計檔案，爲經濟活動服務。

六、檔案室必須妥善、安全地保管會計檔案，防止會計檔案的破損或褪變。

學校會計檔案管理制度4

第一章 總則

一、 爲了加強會計檔案的科學管理，根據財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》，結合我院實際情況，制定本制度。

二、 學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷燬等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。

三、 財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第二章 會計檔案的內容

一、 會計檔案是指財務計劃、單位預算、經濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計覈算資料。

1、原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況並明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據，是重要的會計覈算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

2、記帳憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，並據以登記會計帳簿的憑證。學校根據會計覈算的一般要求和學校的實際情況設定統一、通用的記帳憑證。

3、 會計賬簿是指以會計憑證爲依據，全面、連續地記錄一個單位的經濟業務，對大量分散的數據或資料進行分類歸集整理，逐步加工成有用的會計資訊的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：

(一) 總分類帳

(二) 收入明細帳(教育經費撥款、科研經費撥款、上級補助收入、教育事業收入、經營收入、其他收入)

(三) 支出明細帳(事業支出、經營支出)

(四) 往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據、應繳稅金、代管款項)

(五) 現金日記帳

(六) 銀行存款日記帳

(七) 固定資產明細帳

(八) 材料明細帳

(九) 事業基金明細帳

(十) 專用基金明細帳

(十一) 固定基金明細帳

(十二) 事業結餘明細帳

(十三) 其他對外投資明細帳

4、 財務報告指用來反映會計實體財務狀況和事業發展成果的總結性書面檔案，包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。

5、 其他類會計檔案包括銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，其他應當儲存的會計覈算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊等。

6、其他應當儲存的會計覈算專業資料是指與會計覈算有關的重要資料，包括：

(一)學生名冊;

(二)學生繳費及欠費情況;

(三)工資薪金髮放清冊;

(四)住房公積金備查簿;

(五)其他會計覈算資料。

7、 學校財務採用電子計算機進行會計覈算的，應當儲存打印出的紙質會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作爲會計檔案儲存。

8、 以下與財務會計覈算相關的檔案材料，應當執行文書檔案管理規定，：

(一)學校年度財務預算;

(二)學校財務預算執行情況;

(三)學校對外投資的檔案及相關投資證明;

(四)學校年度收入分配的相關檔案及資料;

(五)各類審計決定、報告及意見;

(六)國家及學校各項財務規章制度。

第三章 日常管理

1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿後，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規定要求辦理移交手續，並由單位負責人監交。

2、建立健全會計檔案的查閱、複印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經財務處領導批准方可查閱。調閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經單位領導批准，但不得拆散原卷冊，並應按期歸還。需保密的原始材料，按規定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證，查後須將資料放回原處。

3、會計檔案保管期限，根據國家檔案局、財政部發布的《會計檔案管理辦法》規定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限爲十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。

4、會計檔案保管期滿，需要銷燬時，由院檔案室提出銷燬意見，會同財務處及有關單位共同鑑定，嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，報院領導批准後進行銷燬。對於其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案室保管至結清債權債務時爲止。

5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防黴、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。

第三節 移交和移動

1、學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

2、移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。

3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第四章 責任

1、 學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。

2、 會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。

3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防黴、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折，對由於以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責任。

4、 各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自塗改、拆封、抽換會計檔案 。

學校會計檔案管理制度5

(一)、認真學習財政部、國家檔案局聯合下發的《會計擋案管理辦法》的檔案精神，努力提高學校會計室檔案業務水平，力求把會計檔案工作做細做好。

(二)、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計覈算專業材料。具體包括：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告；其他類：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、其他應當儲存的會計覈算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊。

(三)、計財科會計每年初按照歸檔要求，負責將上年度形成的會計檔案整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

(四)、上年度的會計檔案，由財務室保管一年，期滿之後，原則上由財務室編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。

(五)、儲存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經本單位負責人批准，才能提供查閱或者複印，並辦理登記手續。查閱或者複印會計檔案時，至少應有一名本單位會計人員在場，查閱人不得在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

(六)、會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

(七)、保管期滿的會計檔案，需要銷燬時，按照以下程序銷燬：

1、由本單位檔案機構會同計財科提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

2、單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

3、銷燬會計檔案時，由檔案機構和計財科共同派員監銷。

(八)、單位撤銷時，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，移交本單位的業務主管部門或移交有關檔案館代管。單位之間交接會計檔案，交接雙方按有關規定辦理交接手續。