學校檔案管理制度(精選3篇)
學校檔案室管理條例,是爲了加強學校檔案的保管、保密和利用工作,根據依法治檔的原則,下面給大家分享學校檔案管理制度,歡迎借鑑!
學校檔案管理制度1
校舍檔案是維護學校權益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學校建設歷史的重要資料。爲了加強校舍檔案管理,更好地爲學校教育教學工作服務,根據上級有關規定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神,不能坐門等客。
3、一式二份,正本放教育委員會,副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案,應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理,按要求進行分類、組卷,檔案排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持檔案之間的歷史聯繫,利用原有基礎,便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設定保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的'移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對,並在交接收據上簽名蓋章,其收據一式三份,交接雙方各一份,會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續,外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等,嚴守保密規定,歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時,嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說,閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊,經領導審批後,二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計,如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值,經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷,以防失泄機密。
3、要遵守保密規定,堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。
學校檔案管理制度2
一、檔案建立
(一)建立健全學校各類檔案,目的主要在於爲學校各級領導,上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視,並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
(二)學校建立檔案資料室,由專職(或兼職)管理,按《小學檔案資料收集範圍細目》建立檔案。
(三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案,學校檔案按類以時間爲序建立,教師的一般人事檔案,一般職務檔案和業務檔案按人頭建立,學生學籍檔案按屆,按班分類建立。
二、檔案立卷
(一)檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料,並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄,進袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
(二)卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年爲期限;註明“短期”的一般以五年爲期限;註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。
(三)凡檔案資料收集範圍細目中未編入,但確有使用、儲存價值的其它資料,學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
(一)教職工任免、考覈、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(二)外來檔案、函件由收文員(或人事祕書)統一分類編號登記,交校有關領導閱後,即立卷歸檔。
(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點,平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類檔案分類儲存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動,需要轉遞檔案,必須安上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記,嚴密包封,並加蓋密封章,透過機要轉遞,不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
(一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經同意不得摘抄檔案材料,經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細覈對並簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
(二)校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可借閱,並要辦理登記手續,在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
(一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、乾燥,自然通風,嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔
學校檔案管理制度3
爲不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作,根據依法治檔的原則,特制訂如下制度:
一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》,以及其它有關檔案工作的規定。
二、凡已入檔的各類檔案,須經統一分類登記、編目、科學管理,妥善存放,並制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設立檔案庫,配置專業存檔箱櫃,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作,定期檢查保管情況,確保檔案安全,做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
四、對已過保管期限,需銷燬的檔案材料,要清理造冊,報校領導批准。
五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則,非檔案工作人員未經許可,不得擅自進入檔案室。
六、屬保密範疇內的檔案,利用者須報經校領導同意後方可查閱,查閱檔案時與利用目的無關的章節,請勿翻閱或摘錄。
七、凡有需查閱檔案者,查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。
八、利用者如須摘錄、複印有關檔案,一般的經檔案員同意,重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。
九、外來人員需利用本單位檔案的,需持單位介紹信,並註明利用目的,經校領導同意,方能查閱。
十、做好檔案利用記錄工作,檔案員有權向利用者收集利用效果;利用者有義務向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查,發現問題應及時改進。
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