檔案資料歸檔管理制度（精選20篇）

檔案資料歸檔管理制度

檔案工作要注意的事項

1、檔案分類

公司檔案的檔案管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的檔案都放在一起，想檢視某個檔案時，需要從所有的檔案中一個一個的翻找。所以公司檔案的收放,第一件事就是進行檔案分類。

2、檔案整理

分好類別的檔案，不要一堆堆的散着，日子久了又會成爲一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者檔案夾，按照檔案的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標籤標明

把檔案逐一裝好之後， 記得一定要在各個檔案盒或檔案夾上標明，註明此檔案盒裏裝的是哪類的檔案，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

4、特殊檔案

每個公司都會有特殊的一些檔案，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對於這些檔案，一定要做到單獨保管，並做好單獨的標記，用於提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類檔案，最好多加一把鎖。

5、鑰匙的保管

一般公司的檔案卷櫃，都是由專門的人員進行保管的，平日裏的鑰匙要做到不離身，下班後的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之後的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔着責任，所以，對於鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。

檔案資料歸檔管理制度（精選20篇）

在快速變化和不斷變革的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，以下是小編爲大家整理的檔案資料歸檔管理制度（精選20篇），希望對大家有所幫助。

檔案資料歸檔管理制度1

一、總則

1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。

二、技術檔案的編制

1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術檔案的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

三、技術檔案的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的服務器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新服務器中的檔案，保證開發工作的可靠性。

3、設計檔案的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術檔案的歸檔

1、各相關負責人負責技術檔案的審覈和批准；技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。

3、檔案簽署分爲紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光盤簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔檔案的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。

6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術檔案的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法堅持不具權限的檔案。

2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的檔案進行查閱。

3、對於借閱的檔案，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱檔案的祕密。

4、如有特殊情景需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

檔案資料歸檔管理制度2

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的檔案是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。

三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。

3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考覈制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門檔案夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的檔案夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。

（三）發文制度：

1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通資訊；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。

3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何發送檔案都得做好登記，該登記表作爲歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。

4、檔案發送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室檔案夾下。

檔案資料歸檔管理制度3

機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要檔案由機要人員簽收、啓封、覈對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

(二)對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、祕密級檔案，需經辦公室主任批准；絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密檔案，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。

檔案資料歸檔管理制度4

一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。

二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可複印或借用。

四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。

檔案資料歸檔管理制度5

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，爲使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文

(一)凡以我局名義上報或下發的檔案(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要檔案需由局領導審覈，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。

(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

二、收文處理

(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

(二)檔案按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據檔案內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據檔案內容、領導批示予以催辦。

(三)對急辦件，辦公室應立即將檔案送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據檔案內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。

(四)一般公文透過局內網辦理和傳閱。保密檔案一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會、學習帶回的檔案及材料原件須交辦公室登記存檔。

三、保密檔案收發管理

(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

(二)制發檔案時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局領導審批後印發。

(三)保密檔案、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自複印或抄錄保密檔案，不得將檔案帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。

(四)複印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密檔案、保密資料拿到社會上營業性場所複印。

(五)借閱保密檔案、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

(六)對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、覈對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

(七)銷燬保密檔案、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將檔案出賣給廢品收購站。

檔案資料歸檔管理制度6

1、學校各部門對學校以上檔案的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的檔案要有專人保管，並按要求定期交回。

2、收發檔案有登記。收到上級檔案後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。

3、傳閱檔案有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱範圍不擴大。

4、借閱檔案有手續。借閱祕密檔案要嚴格履行領導籤批，本人（借閱者）簽字手續，閱後及時歸還。

5、繳毀檔案有清單。對清繳上來的檔案，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。

6、存放檔案有專櫃。需要繼續儲存的檔案，要設專櫃專人分類保管，存放檔案的室內要有晝夜值班人員，確保檔案管理安全。

7、祕密檔案不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。

8、上級召開會議由領導帶回的檔案，一律交文祕人員登記，保管幹部調動工作，事先要把檔案交清。

檔案資料歸檔管理制度7

一、總則

1、爲加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，爲公司發展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分爲受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

二、檔案材料的收集管理

1、公司指定專人負責檔案材料的管理。

2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議檔案由行政部收集。

三、歸檔範圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。

5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯繫並進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准，受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。

2、檔案借閱的最長期限爲兩週；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

檔案資料歸檔管理制度8

1、目的

爲規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。

2、職責

2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的打印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

3、檔案種類

3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3.3平行文:信函，會議紀要。

4、檔案格式

4.1發文統一使用以上檔案類別之一。

4.2祕密等級和緊急程度，用來確定檔案發送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。

4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。

4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1、5倍，以清晰、美觀爲原則；

5、文號

5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。

6.2檔案打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、檔案管理

7.1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規檔案應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。

7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。

7.6收文。檔案管理人員(一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

檔案資料歸檔管理制度9

1.技術檔案分爲“受控”個“非受控”檔案兩大類。“受控”檔案指與質量管理體系執行的有關檔案。

2.檔案的更改須填寫《檔案更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，檔案更改幅度較大時，予以換版。換版檔案下發後，必須將原檔案由行政部收回，以保證使用有效版本。

3.檔案領用者，因檔案丟失或者損壞需要領用新檔案時，到行政部填寫《檔案處理單》，經常務副總審覈、批准後方可領用。

4.檔案管理者、檔案持有者要派專人管理檔案，並保持文字清晰，外來借閱者需填寫《檔案借閱登記表》，經常務總經理批准後方可借閱。

5.作廢檔案銷燬時，由該部門填寫《檔案處理單》，由總經理審覈、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。

6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。

8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批准後辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閱手續。

9.質量記錄的管理和儲存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、儲存期按《質量記錄清單》的要求實施。

10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限儲存。

11.質量記錄銷燬：對於超過儲存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審覈批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一儲存。

12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。

檔案資料歸檔管理制度10

1目的

爲提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。

3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。

3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

4職責

4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3檔案編制、審批、發佈的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程序檔案、管理檔案。

4.3.3人事行政部爲公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

5檔案分級分類

5.1檔案分級

5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。

5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、項目管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。

檔案資料歸檔管理制度11

爲使公司安全生產檔案管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄檔案在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

安全檔案管理目標及內容：

1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。

2、 要對檔案的'內容、份數、標題等逐一覈對，如發現不符應及時向上級報告。

3、 應及時送交領導，不要擠壓。

4、 應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。

5、 儲存時，要保持檔案的完整性。

6、 需上報的檔案必須經過負責人及法人的審覈、簽字批准後方可上報，檔案上必須詳細寫明檔案標題、主送單位、經辦人等。

7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。

8、 存檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

9、 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級檔案帶回家裏閱讀或隨身攜帶到公共場所。

10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和複印，不能轉借他人。

11、 對於不具備存檔和存查價值的檔案應填寫《檔案銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。

檔案資料歸檔管理制度12

爲了更好地規範各類檔案的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登入清楚，其次填寫好檔案閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將檔案收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類檔案包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業檔案由各部門專業人員保起草，凡以檔案或紀要簡報名義上報或下發的檔案均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的檔案不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的檔案應填寫檔案送達登記簿，由接收檔案人簽字後方可，否則，不能擅自將檔案交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以檔案形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以檔案形式上報。

五、凡打印的錯檔案應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閱檔案超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱檔案者只限本單位人員，重要檔案的借閱均由總經理批准。

檔案資料歸檔管理制度13

第一條 管理要點

1、 爲使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。

2、 檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。

3、 制度類檔案按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規範

1、 檔案的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式檔案。

3、 公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、 辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。

第三條 檔案管理流程設計

1、 內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→打印檔案→下發檔案→檔案存檔

2、 外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬

3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬

檔案資料歸檔管理制度14

維修技術資料、工藝檔案管理制度之相關制度和職責

1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝檔案，確保檔案完整並及時更新，以上資料交由資料管理員保管。

2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點並做好記錄，發現問題及時向領導彙報。

3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。

4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對於使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，並酌情賠償。

5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時複印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，並上報領導。

6、爲保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔淨，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。

檔案資料歸檔管理制度15

1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。

2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。

3、檔案存放要有序，查找方便，並應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。

4、不準損毀、塗改、僞造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。

5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的檔案、資料。

6、根據檔案的內容、性質和時間等待徵，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。

7、各班組每年對檔案進行一次覈對清理，並將所儲存的檔案整理後交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的檔案資料，由辦公室按規定處理。

8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、複印。

9、機動車維修檔案儲存期兩年。

檔案資料歸檔管理制度16

1、學校各類檔案檔案旨在學校內部統一意見，發佈通知、決定和溝通資訊，向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發文有關處室應先起草檔案草稿，起草完畢後交學校辦公室。

3、辦公室負責人應認真細緻地做好檔案草稿的核稿工作，再根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學校統一規定編號、登記，之後提交校長簽發。

4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記檔案的具體資訊（如檔案名、檔案編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作爲歸檔資料應妥善儲存不得遺失，並於下一年度初移交學校檔案室歸檔。

5、檔案簽發或會簽完畢交付打印室打印，檔案稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭檔案紙）。

6、檔案打印完畢後加蓋學校公章。對於學校內部發文，可以採用內部電子郵件系統，將檔案分別發送至學校領導和各處室，並作好相關的發送記錄，作爲檔案儲存。

7、對每一號檔案辦公室須將檔案原稿、檔案簽發單、兩份檔案原件及檔案發送記錄，按照檔案編號順序完整儲存並定期整理（一學年）。

8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關檔案保密的義務和職責。

檔案資料歸檔管理制度17

第一條爲加強檔案資訊管理，充分發揮檔案資訊的作用，有效儲存和應用檔案資訊，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案資訊是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有儲存價值的檔案、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案資訊的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司執行管理部門是檔案資訊資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審覈與報送工作。

第五條各種檔案資訊資料應按要求分類編碼儲存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產執行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理資訊系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案資訊需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條儲存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一儲存，需要留存備用的可留複印件。

檔案資料歸檔管理制度19

一、目的

爲了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其爲今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

二、適用範圍

本制度適用於與公司安全生產有關的檔案檔案的管理。

三、職責

1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。

2、各部門負責本部門檔案檔案的管理，並負責監督檢查和考覈；

3、各部門安全員負責本部門檔案檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內容

1、檔案資料的收集

安全生產檔案檔案內容如下：

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）檔案資料應根據其相互聯繫、儲存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）應根據檔案資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）安保部在每年1月份前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存；

（4）各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內檔案資料目錄；

（5）不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；

（2）應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）檔案資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；

（2）借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上註銷；

5、檔案銷燬

對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。

檔案資料歸檔管理制度20

一、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。

二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好檔案歸檔工作。

三、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。

四、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

五、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。

六、如檔案丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

檔案資料歸檔管理制度18

第一條

爲了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條

歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條

檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條

檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。