名片禮儀之社交禮儀基礎

名片是我國古代文明的產物。據清代學者趙翼在其著作《該餘叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時謂之謁，漢末謂之剌，漢以後則雖用紙，而仍相沿曰剌”。可見，名片的前身即我國古代所用的“謁”、“剌”。

名片發展至今，已是現代人交往中一種必不可少的聯絡工具，成爲具有一定社會性、廣泛性，便於攜帶、使用、儲存和查閱的資訊載體之一。基層公務員在各種場合與他人進行交際應酬時，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成爲影響人際交往成功與否的一個因素。

要正確使用名片，就要對名片的類別、製作、用途和交換等方式予以充分的瞭解，遵守相應的規範和慣例。

一、名片的類別

根據名片用途、內容及使用場合的不同，基層公務員在日常生活中使用的名片可以分爲社交名片和公務名片兩類；而根據名片主人數量和身份的不同，名片又可分爲個人名片，夫婦聯名名片以及集體名片三類。基層公務員在不同的場合，根據不同的需要，面對不同的交往對象時，應當使用不同的名片。

(一)社交名片

社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務員在工作之餘，以私人身份在社交場合進行交際應酬時所使用的名片。一般而言，社交名片爲個人名片。

社交名片的基本內容包括兩個部分：一是本人姓名，以大號字型印在名片正中央。姓名之後無需添加任何公務性關銜。二是聯絡方式，以較小字型印在名片右下方。具體內容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯網址等。一般不宜將自己的手機號留在名片上。

社交名片只用於社交場合，通常與公務無關，因此一般不印有工作單位以及行政職務，以示“公私有別”。

如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據具體情況對自己的聯絡方式的內容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項。必要時，可以不印任何聯絡方式，而僅留姓名一項內容。

(二)夫婦名片

在社交場合，基層公務員往往會攜同其配偶一起參與交際應酬。此時與人交換名片，如果夫婦倆各自爲政，先後與人交換顯然較爲麻煩；而如果夫婦中只選一個“代表”與人交換名片，則會失禮於人。在這種情況下，使用夫婦聯名名片，即夫婦名片是最合適的。

夫婦名片實質是社交名片的一種特例。名片上的基本內容同樣只包括姓名和聯繫方式兩項，或只有姓名一項。所不同的是，夫婦名片同時印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行

夫婦名片較多地運用於兩人聯名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時，不要因此而塗去另一方姓名，塗抹名片是一種很不得體的做法。此時最好還是使用個人名片爲好。

（三）公務名片

公務名片，即是指基層公務員正式使用於公務活動之中的名片。值得注意的是，身邊如果沒有公務名片，可用社交名片代替。但如果沒有社交名片，則不能用公務名片代替。可見公務名片有着很強的公務性規範。

一枚標準的公務名片，按慣例應由具體歸屬、本人稱呼、聯絡方式等三項基本內容構成。

一是具體歸屬。它由基層公務員供職的單位、所在的部門等內容組成，二者均應採用正式的.全稱。但一枚名片上所列的單位或部門不宜多於兩個。如果確實有兩個以上的供職單位和部門，或同時承擔着不同的社會職務，則應分別印製不同的名片，並根據交往對象、交際內容的不同分發不同的名片。

二是本人稱呼。它應由本人姓名、行政職務、技術職務、學術頭銜等幾個部分所構成。但後面兩項內容，尤其學術頭銜往往可有可無。名片上所列的行政職務一般不宜多於兩個，且應與同一名片上的具體歸屬相對應。

三是聯絡方式。它通常由單位地址、郵政編碼、辦公電話等內容構成，家庭住址、住宅電話、手機號碼則不宜列出。至於傳真號碼、尋呼號碼、互聯網址等內容則應根據具體情況決定是否印於其上。單位的聯絡方式同樣應與同一名片上所列的具體歸屬相對應。

上述三項內容既要完整無缺，又應排列美觀。通常，具體歸屬與聯絡方式應以大小相似的小號字型分別印於名片的左上角與右下角；本人姓名應以大號字型印於名片正中央；職務頭銜則應以較小字型印于姓名的右側。

（四）集體名片

集體名片，實際是公務名片的一個變種，它通常是指某一政府部門，尤其是那些對外交往較爲頻繁的政府部門，其主要成員集體對外使用的名片。

集體名片在基本內容構成上與其他公務名片沒有任何區別，其特殊之處在於在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱呼，並按職務高低自上而下依次排列。

使用集體名片不僅可以節省費用，而且還有助於維護和宣傳集體。

二、名片的製作

名片的製作是有一定之規的。名片製作得是否規範，往往會影響交往對象對自己的看法，進而影響雙方的進一步交流與合作。一張粗製濫造的名片顯然不會讓人對名片主人產生什麼好感和接近之意。基層公務員在訂製名片時應當對下述問題予以關注。

（一）規格材料

各國名片的規格是不盡相同的。目前我國通行的名片規格爲9cm×5.5cm，而在國際上較爲流行的名片規格則爲10cm×6cm。在一般情況下，基層公務員應以前一種標準訂製名片。如果參與的公務活動多爲涉外性質，則可採用後一種規格。夫婦名片和集體名片可在原有基礎上再擴大一些。若無特殊原因，不必製作過大或過小的名片，更無必要將名片作成摺疊式或書本式。

名片通常應以耐折、耐磨、美觀、大方、便宜的紙張作爲首選材料，如白卡紙、再生紙等。選用布料、塑料、真皮、化纖、木材、鋼材甚至黃金、白金、白銀等材料製作名片是毫無必要的。將紙質名片燙金、鍍邊、壓花、過塑、薰香，也是不合適的。

（二）色彩圖案

基層公務員所訂製的名片宜選用單一色彩的紙張，並且以米白、米黃、淺藍、淺灰等莊重樸實的色彩爲佳。切勿選用過多過雜的色彩，讓人眼花繚亂，妨礙資訊的接收。也不宜採用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張製作名片。

一般而言，名片上除了文字元號外不宜添加任何沒有實際效用的圖案。如果本單位有象徵性的標誌圖案，則可將其印于歸屬一項的前面，但不可過大或過於突兀。將照片、漫畫、花卉等內容印在名片上，則會給人以華而不實之感，有損公務員的質樸形象。

（三）文字版式

基層公務員所使用的名片，在正常情況下應採用標準的漢字簡化字，如無特殊原因，不得使用繁體字。從事民族工作或涉外工作的基層公務員則可酌情使用少數民族文字或外語。漢字與少數民族文字或外語同時印刷時，應將漢字印於一面，而將少數民族文字或某種外文印於另一面。不要在同一面上混合使用不同文字，一張名片上不宜使用兩種以上文字。

以漢字印製名片時，一般採用楷體或仿宋體，儘量不要採用行書、草書、篆書等不易認的字型；以外文（主要採用英文）印製名片時，一般採用黑體字，在涉外交往中使用的名片亦可採用羅馬體，但很少用草體。

不論採用何種字型，文字印刷都要清晰易識，不可模糊難辨，不宜自行手寫名片，不能在印刷的名片上以筆增減、修改內容。

名片上文字的排列版式大體有兩種。一是橫式，即文字排列的行序爲自上而下，字序爲自左而右；二是豎式，即文字排列的行序爲自右而左，字序爲自上而下。一般而言，採用簡化漢字的名片宜用橫式。

同一枚名片上，既可以兩面均印有文字不同而本意相似的內容，也可以空出一面，而只在一面印有內容。沒有必要在名片的一面印上名言警句。兩面的內容相同時，不可使其一爲橫式，一爲豎式。

（四）印法、費用

基層公務員所使用的名片最好不要隨意自行製作，也不要採用複印、影印、油印等方式製作。

基層公務員使用名片意在便於開展工作，而不是爲了炫耀。因此在製作名片時，應當儘可能地降低其製作成本。值得注意的是，基層公務員不得假公濟私，利用公款爲本人或者親朋好友製作私用名片。

三、名片的用途

在現實生活中，名片是一種不可或缺的交往工具。對基層公務員而言，名片的基本用途共有如下幾種。

(一)常規用途

1.介紹自己。初次與交往對象見面時，除了必要的口頭自我介紹外，還可以名片作爲輔助的介紹工具。這樣不僅能向對方明確身份，而且還可以節省時間，強化效果。

2.結交他人。在人際交往中，基層公務員如欲結識某人，往往可以本人名片表示結交之意。因爲主運遞交名片給初識之人，既意味着信任友好，又暗含“可以交個朋友嗎？”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，將其名片也遞過來，從而完成雙方結識的交往的第一步。

3.保持聯繫。大多名片都有一定的聯絡方式印在其上。利用他人在名片上提供的聯絡方式，即可與對方取得並保持聯繫，促進交往。

4.通報變更。基層公務員如果變換了單位、調整了職務、改動了電話號碼或者喬遷至新居後，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，就能把本人的最新情況通報對方，以一種更簡單的方式避免聯繫上的失誤。

(二)特殊用途

在社交場合，尤其是國際社交場合，人們往往以名片代替一封簡潔的信函使用。此即名片的特殊用途。具體做法是：在社交名片的左下角寫上一行字或一句短語，然後進入信封寄交他人。如果是本人親自遞交或託人帶給他人，要用鉛筆書寫；如果採用郵寄方式，則應用鋼筆書寫。書寫時多采用法文縮略語，較常見的法文縮略語及其對應含義如下：

n.b. 意爲“注意”；

p.c. 意爲“謹唁”，憑弔、追悼時用；

p.f. 意爲“祝賀”，慶祝節日時用；

p.m. 意爲“備忘”，提請對方注意某事時使用；

p.r. 意爲“謹謝”，接受禮物、款待、祝詞之後，或者收到別人慶祝、弔唁之類名片後使用；

p.p. 意爲“介紹”，向對方介紹某人時用；

p.p.c. 意爲“辭行”，調離、離任時，向同事告別時使用；

p.p.n. 意爲“慰問”，問候病人時用；

p.f.n.a. 意爲“新年愉快”。

名片代替信函使用時，往往有不同的使用方法和注意事項，以下舉例說明。

1.充當禮單。以私人身份向他人饋送禮品時，可將本人的社交名片充當禮單，置於禮品包裝之內。但最好是將其裝在一個與名片大小相當的信封裏，信封上寫收禮者姓名，信封可以不封口。名片上可根據實際情況簡單留言。

2.介紹相識。基層公務員如欲向自己相識之人介紹某人，亦可使用名片。具體做法是：在自己名片的左下角寫上“p.p.”，然後在後面附上被介紹人的名片，並由被介紹人交給對方，或直接郵寄給對方。在把名片交給被介紹人之後，基層公務員應當先用電話告訴對方：有人將拿着自己的名片去見對方，否則就會使對方有點摸不着頭腦，而被介紹者也會因爲對方沒接到任何通知而感到尷尬。

3.簡短留言。基層公務員如拜訪某人不遇，或需要向某人傳達某事而對方不在時，可留下自己的名片，並在名片上簡單寫上具體事由，然後委託他人轉變。

4.拜會他人。基層公務員在初次前往他人工作單位或私人居所進行正式拜訪時，可先把本人名片交於對方的門衛、祕書或家人，然後由其轉交給拜訪之人，意即“我是×××，我可以拜訪您嗎？”，對方確認了拜訪者的實際身份後，再決定雙方是否見面。

四、名片的交換

名片的交換是名片禮儀中的核心內容。基層公務員如何交換名片，往往是其個人修養的一種反映，也是對交往對象尊重與否的直接體現。因此交換名片務必要遵守一定之規。

(一)攜帶名片

基層公務員參加正式的交際活動之前，都應隨身攜帶自己的名片，以備交往之用。名片的攜帶應注意以下三點。

一是足量適用。基層公務員攜帶的名片一定要數量充足，確保夠用。所帶名片要分門別類，根據不同交往對象使用不同名片。

二是完好無損。名片要保持乾淨整潔，切不可出現折皺、破爛、骯髒、污損、塗改的情況。

三是放置到位。名片應統一置於名片夾、公文包或上衣口袋之內，在辦公室時還可放於名片架或辦公桌內。切不可隨便放在錢包、褲袋之內。放置名片的位置要固定，以免需要名片時東找西尋，顯得毫無準備。

(二)遞交名片

基層公務員在遞交名片時，要注意以下幾個要點：

一是觀察意願。除非自己想主動與人結識，否則名片務必要在交往雙方均有結識對方並欲建立聯繫的意願的前提下發送。這種願望往往會透過“辛會”、“認識你很高興”等一類謙語以及表情、體姿等非語言符號體現出來。如果雙方或一方並沒有這種願望，則無須發送名片，否則會有故意炫耀、強加於人之嫌。

二是把握時機。發送名片要掌握適宜時機，只有在確有必要時發送名片，纔會令名片發揮功效。發送名片一般應選擇初識之際或分別之時，不宜過早或過遲。不要在用餐、戲劇、跳舞之時發送名片，也不要在大庭廣衆之下向多位陌生人發送名片。

三是講究順序。雙方交換名片時，應當首先由位低者向位高者發送名片，再由後者回覆前者。但在多人之間遞交名片時，不宜以職務高低決定發送順序，切勿跳躍式進行發送，甚至遺漏其中某些人。最佳方法是由近而遠、按順時針或逆時針方向依次發送。

四是先打招呼。遞上名片前，應當先向接受名片者打個招呼，令對方有所準備。既可先作一下自我介紹，也可以說聲“對不起，請稍候”、“可否交換一下名片”之類的提示語。

五是表現謙恭。對於遞交名片這一過程，應當表現得鄭重其事。要起身站立主動走向對方，面含微笑，上體前傾15度左右，以雙手或右手持握名片，舉至胸前，並將名片正面面對對方，同時說聲：“請多多指教”，歡迎前來拜訪“等禮節性用語。切勿以左手持握名片。遞交名片的整個過程應當謙遜有禮，鄭重大方。

(三)接受名片

接受他人名片時，主要應當作好以下幾點：

一是態度謙和。基層公務員接受他人名片時，不論有多忙，都要暫停手中一切事情，並起身站立相迎，面含微笑，雙手接過名片。至少也要用右手，而不得使用左手。

二是認真閱讀。接過名片後，先向對方致謝，然後至少要用一分鐘時間將其從頭至尾默讀一遍，遇有顯示對方榮耀的職務、頭銜不妨輕讀出聲，以示尊重和敬佩。若對方名片上的內容有所不明，可當場請教對方。

三是精心存放。接到他人名片後，切勿將其隨意亂丟亂放、亂揉亂折，而應將其謹慎地置於名片夾、公文包、辦公桌或上衣口袋之內，且應與本人名片區別放置。

四是有來有往。接受了他人的名片後，一般應當即刻回給對方一枚自己的名片。沒有名片，名片用完了或者忘了帶名片時，應向對方作出合理解釋並致以歉意，切莫毫無反應。

(四)索要名片

依照慣例，基層公務員最好不要直接開口向他人索要名片。但若想主動結識對方或者有其他原因有必要索取對方名片時，可相機採取下列辦法：

一是互換法。即以名片換名片。在主動遞上自己的名片後，對方按常理會回給自己一枚他的名片。如果擔心對方不回送，可在遞上名片時明言此意：”能否有幸與您交換一下名片？“

二是暗示法。即用含蓄的語言暗示對方。例如，向尊長索要名片時可說：“請問今後如何向您請教？”向平輩或晚輩表達此意時可說：“請問今後怎樣與您聯絡？”

面對他人的索取，基層公務員不應直接加以拒絕。如確有必要這麼做，則需注意分寸。最好向對方表示自己的名片剛用完，或說自己忘了帶名片。但若自己手裏正拿著名片或剛與他人交換過名片，顯然不說爲妙。