公函的基本知識

(1)公函的構成

公函包括標題、主送機關題與正文加以介紹。

①標題一般由發文機關、事由、文種組成。一般發函爲《關於××(事由)酌函》;覆函爲《關於××(答覆事項)的覆函》。

②正文一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答覆酌事項和問題;希望和要求，如“務希研究承復“敬請大力支援爲盼”等。

(2)公函的寫作要求

①要一函一事，切忌一函數事。

②要體現平等坦誠精神，主體平等，不卑不亢。請求性函作爲商洽性公文在平行或不相隸屬機關單位問使用，一個突出的特點是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經濟地位方面酌平等關係，亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫作中，不因“有求於入”而心存卑微，刻意作恭敬語;也不因單位大或執摹權力而凌駕於人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

③態度謙和，措辭得體。不卑不亢不等於不講禮貌，請求性函尤其要注意態度謙和，行文中表現出對受文單位的尊重。尊重他人才會被入尊重，才能創造愉快酌合作氛圍。這裏要特別指出酌是態度謙和不等於故作謙卑，行文講究措辭得體適度，謙遜過度反而有損敬意的表達。

④請求明確，以城相商。請求明確是指要開誠佈公地提出問題，確切地說明是什麼事，商洽什麼，告知什麼，請求什麼，即請求對方做什麼。以誠相商是表現商洽性酌關鍵所在。要充滿誠意，以誠摯之心去感染入、打動人。可以向對方介紹自己，介紹自己的意願、方案，也可以陳述提出問題的依據、背景材料;還可以闡述理由，以取得對方的充分理解。當然應該要言不煩，囉嗦拖沓的文字使入難有好印象，效果肯定不佳。

請求性函是程式化較少，寫作相對自由的文種，其寫作的藝術性較高，特別注重以理服人，以誠動人。把握請求性與商洽性兩大特點併力求二者的有機統一、協調平衡是請求性函寫作的`關鍵。

例文：

關於購副檔案法規及機關企事業檔案室升級標準檔案彙編》一書的函 各縣(市)、區、局、廠、礦、公司檔案局、科，市宜各單位：

爲了促進各級檔案館室的基礎業務建設，深人貫徹實施《檔案法》，推動檔案管理規範化、標準化、現代化進程，市局精心選編了《檔案法規及機關企事業檔案室升級標準檔案彙編》一書。內容主要有;(一)修改後的《中華人民共和國檔案法》全文……該書屬於法規及規範性檔案彙編，是檔案工作、文書工作及辦公部門必備的工具書，無論單位性質或大或小都應該購買。團印數有限，請各級檔案部門、辦公部門組織有關人員從速購買。每冊收成本費元，可郵局匯款，也可銀行匯款，或來人購買，款到發書。

郵局匯款(略)

銀行匯款(略)

　　××市檔案局(印章)

　　××××年×月×日

這是一則推銷書籍的請求性函，卻不見半點請求性和商洽性，寫得像指示性通知。本來，爲了檔案工作的規範化，選編相關法規成書銷給有關單位也無不可。但如此行文卻實在欠妥，這種強如於人的命令語氣應該徹底根棄。