確認函格式要求與參考範文
什麼是確認函
確認函就是主管機關對原先發出的檔案資料(邀請信)進行進一步認可的檔案。它以電傳的形式發給駐外機構,爲了查找方便,還可以把電傳檔案號通知申辦人員。
函的標題、字號和主送機關
1.函的標題
作爲正式公文的函,其標題和一般公文的寫法一樣,由發文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關於貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的覆函》、《國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以採用省略發文機關名稱的寫法,如《關於請求批准××市節約能源中心編制的`函》。
2.函的發文字號
公函要有正規的發文字號,寫法與一般公文相同,由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函,可以在發文字號中顯示“函”字。
3.函的主送機關
函的行文對象一般情況下是明確、單一的,所以多數函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多,也有排列多個主送機關的情況。
函的正文
1.發函緣由
這是函的開頭部分,主要用來說明發函的根據、目的、原因等。如果是覆函,則先引用對方來函的標題、發文字號,然後再交代根據,說明緣由。這部分結束時,常用一些習用的套語轉入下一部分。
2.事項
這是函的主體部分,有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答覆、有關事項提請批准等主要內容,都在這一部分予以表達。
3.希望請求
這是結尾部分,向對方提出希望或請求。或希望對方給予支援和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批准等等。最後,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等慣用結語收束。
函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。
確認函範文
關於XX(申請直銷企業名稱)服務網點確認函
商務部:
一、XX(申報直銷企業名稱)擬在我省/直轄市/自治區從事直銷業務,業務範圍涉及YY、YY……[縣/市地區名稱],並已向上述縣/市上報了服務網點方案。
二、XX(申報直銷企業名稱)上報的服務網點方案已分別經上述縣/市商務主管部門認可,並出具了認可函。
三、XX(申報直銷企業名稱)在我省(直轄市/自治區)擬從事直銷業務區域的服務網點方案符合《直銷管理條例》第十條第二款規定的條件。
四、本確認函已得到我省(直轄市/自治區)商務(廳/委/局)主管領導的審定。
省級商務主管部門(蓋章)
年 月 日
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