單位公函格式詳解
公函,正式或官方書信。公函是黨政機關、人民團體、企事業單位間商洽和聯繫工作時使用一種文體。公函使用範圍很廣,平行機關或者不相隸屬機關間聯繫工作是可以使用公函,上下級之間聯繫、詢問、答覆工作時,也可以使用公函。下面是單位公函格式詳解,請參考.
一、函涵義和用途
函,適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項。 函使用範圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中輕武器。具體來說,函用途主要包括四個方面:
1、平級機關或不相隸屬機關單位之間公務聯繫,往來。 2、向無隸屬關係業務主管部門請求批准有關事項。
3、業務主管部門答覆審批無上下級隸屬關係機關請求批准事項。 4、機關單位對個人事務聯繫,如復羣衆來信等。 二、函特點
1、使用廣泛性。函使用不受級別高低,單位大小限制,收發函件單位均以比較平等身份進行聯繫。上至國務院,下至基層組織,企事業單位,社會團體都廣泛地使用函。 2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數函作平行文。
3、用語謙敬性。不論什麼類型函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多理解和支援。函是最注重使用文言詞彙公文。函是公文中最富有文學性文種。 三、函類型
1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作,聯繫有關事宜函。如人員商調,聯繫參觀學習等。
2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答覆有關具體問題函。詢答函實際上又可分出詢問函和答覆函。有些不明確問題向有關機關和部門詢問,用詢問函。對機關和部門所詢問問題做出解釋答覆,用答覆函。詢答函涉及多數是問題而不是具體工作。 3、批請函。即用於不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項函。批請函實際上又可以分爲請批函和審批函。請批函用於向不相隸屬主管部門請求審批事項,而審批函則用於主管部門答覆不相隸屬機關單位請批事項。 4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項函。
以上是按內容和用途對函所作分類。若按照文面格式分類,函可以分爲公函和便函。若按照行文去向分類,函又可以分爲去函和覆函。 四、函結構和寫法 (一)標題
函標題一般由發文機關,事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1、開頭。寫行文緣由,背景和依據。
一般來說,去函開頭或說明根據上級有關指示精神,或簡要敘述本地區,本單位實際需要,疑惑和困難。
覆函開頭引用對方來文標題及發文字號,有覆函還簡述來函主題,這與批覆寫法基本相同。繼而,有覆函以現將有關問題覆函如下一類文種承啓語引出主體事項,即答覆意見。
2、主體。寫需要商洽,詢問,答覆,聯繫,請求批准或答覆審批及告知事項。函,或去函和覆函事項一般都較單一,可與行文緣由合爲一段。如果事項比較複雜,則分條列項書寫。
3、結語。不同類型函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆,則結語常用特此函告,特此函達。若是要求對方覆函,則用盼復,望函覆,請即覆函等語。請批函多以請批准,請大力協助爲盼,望能同意,望准予××是荷等習慣用語收束。覆函結語常用特此覆函,特此回覆,此復等慣用語。也有函不寫結語。 五,注意問題
1、注意批請函與請示區別,向有隸屬關係上級機關請求指示,批准事項用請示,而向沒有隸屬關係業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函。主管機關答覆請求審批事項,用審批函。
2、開門見山,直奔主題。無論去函還是覆函,都不要轉彎抹角,切忌空話,套話和發空泛議論。
3、一文一函,簡潔明。
4、語言要規範得體,並體現函用語特色。發函要使用平和,禮貌,誠懇語言,對主管機關要尊重,謙敬,對級別低單位要平和,對平行單位和不相隸屬單位要友善。切忌使用生硬,命令性語言。覆函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統,猶豫不定。
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